La dictée numérique avant-gardiste 

Les faits

Le client
L’hôpital Goüin, Clichy, France
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Partenaire Philips
Dicma
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La solution
Enregistreur vocal intelligent SpeechAir
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Solution de flux de dictée SpeechExec Enterprise
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L’hôpital Goüin de Clichy a mis au rebut l’enregistrement analogique des comptes rendus médicaux au profit d’une solution numérique innovante. Un choix dicté par un besoin d’optimisation des échanges entre médecins et secrétaires. Entretien avec Pierre Pacini, responsable du système d’information de l’établissement de soins de suite et de réadaptation nord-parisien.

Votre établissement a implémenté dans son système d’information le nouvel enregistreur connecté, le Philips SpeechAir, associé au logiciel de gestion de dictées Philips SpeechExec Enterprise intégré par Dicma. À quels besoins répond ce choix ?

Les médecins utilisaient depuis des années des dictaphones avec cassettes analogiques. L’usage était de moins en moins adapté au fonctionnement de l’hôpital, avec l’obligation de changer régulièrement les cassettes et de se déplacer pour les remettre aux secrétaires. Cette solution ne nous convenait plus. L’an dernier, j’ai découvert, lors du salon Paris Healthcare Week, le dictaphone connecté de Philips, qui conjugue la simplicité d’usage d’un smartphone et l’ergonomie d’un dictaphone, le tout adapte au milieu médical. Notre choix s’est arrêté sur cette solution radicale et innovante.

Quel est le périmètre du projet ?

Nous avons équipé l’ensemble des médecins de l’établissement et installé le logiciel de dictée sur les postes des secrétaires.

Comment s’est déroulée l’intégration de cette solution numérique dans votre système d’information ?

L’intégration et la configuration sont simples et rapides. La solution, centralisée, est légère – il suffit d’utiliser le serveur virtuel de Philips et d’installer le programme dédié – et facile à administrer. La gestion des dictaphones est également facilitée.

Que dire de sa prise en main par les utilisateurs ?

Elle a également été rapide, grâce à l’ergonomie du dictaphone et du logiciel de dictée. Une demi-journée a suffi pour former les médecins et les secrétaires. Puis, au fil des utilisations, nous sommes intervenus, au cas par cas, pour remédier à un mésusage, tel qu’une dictée mal envoyée, par exemple. En un mois et demi, la solution était pleinement opérationnelle, sans bouleverser les habitudes des médecins et des secrétaires. À ma grande surprise, pour nous qui venions de l’analogique, ce passage radical au numérique s’est fait sans difficulté.

Quels avantages tire l’hôpital de cette solution ?

Les retours, tant des médecins que des secrétaires, sont très positifs. Les premiers peuvent rester mobiles et faire leur compte rendu sans quitter le poste de soins ou leur bureau. Les courriers arrivent directement en wifi à la secrétaire, sans avoir à passer par un poste informatique. La solution est rapide et sûre. Il n’est plus nécessaire de se déplacer pour renouveler les cassettes et il n’y a plus à craindre de devoir réenregistrer un compte rendu si elles étaient perdues ni d’avoir à pâtir d’un enregistrement analogique dégradé sur une bande usagée. Les secrétaires apprécient la qualité de son des dictées et le fait de pouvoir facilement revenir dessus. En outre, en cas de remplacement, le partage des fichiers, classés par médecins, est grandement facilité. Cette solution innovante permet d’optimiser l’organisation des secrétariats et de mutualiser l’activité de saisie des comptes rendus. Elle apporte aux médecins gain de temps et souplesse d’utilisation, en offrant les avantages du smartphone et du dictaphone.

Le SpeechAir conjugue la simplicité d’usage d’un smartphone et l’ergonomie d’un dictaphone

Pierre Pacini
Responsable du système d’information, Hôpital Goüin, Clichy

Avez-vous d’autres perspectives d’usage ?

Nous allons intégrer la gestion de « listes patients » sur l’application de dictée du SpeechAir pour permettre aux médecins de rattacher l’identité du patient à la dictée. Nous réfléchissons également à l’utilisation de la reconnaissance vocale, pour les consultations externes, par exemple. C’est un projet qui nécessitera, si nous le déployons, d’accompagner les secrétaires pour accepter ce nouveau mode de transcription automatisé.

De quel accompagnement avez vous bénéficié pour ce projet ?

Il s’agît d’un projet piloté conjointement par Philips et son partenaire Dicma, qui commercialise et intègre la solution. Ils nous ont assistés pour la qualification du  besoin, la mise en place de la solution dans  le système d’information de l’hôpital et l’accompagnement des utilisateurs. Ils se sont adaptés à nos besoins, avec un suivi post-installation pour s’assurer que tout fonctionne bien.

La solution

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