Des avocats qui travaillent où bon leur semble

Les faits

Le client
Dhaenens-Vermeulen Advocaten, Anvers, Belgique
Visiter le site web

Partenaire Philips
Leysen Dictation Service Center
Visiter le site web

La solution
SpeechLive solution de dictée sur le cloud
Afficher la page produit

Enregistreur vocal intelligent SpeechAir
Afficher la page produit

Les avocats anversois Dhaenens-Vermeulen ne craignent plus les embouteillages grâce aux appareils de dictée numérique de Philips

Le cabinet d’avocats Dhaenens-Vermeulen a été fondé en 1993 par maître Didier Dhaenens et son maître de stage de l’époque. En 2007, maître Raoul Vermeulen en est devenu associé. Depuis, le cabinet a pris le nom de D&V Advocaten. Il est principalement actif en résolution de litiges dans toutes les formes possibles de l’univers juridique, du droit immobilier et des assurances au droit familial en passant par le droit pénal et commercial. Le cabinet compte cinq avocats et deux assistants administratifs. Depuis fin 2016, les deux confrères emploient assidûment le SpeechAir, l’enregistreur vocal intelligent de Philips.  

Le travail d’un avocat implique un grand nombre de tâches de dictée. Leurs courriers et conclusions doivent ensuite être tapés. Jusqu’il y a six mois, D&V Advocaten utilisait toujours des cassettes à cette fin. Le système fonctionnait bien... jusqu'au jour où un problème s’est produit. Maître Dhaenens: «C’étaient autant de petits drames. Une cassette qui était effacée par accident ou qui était perdue. Ou une bande mal placée avec une qualité d’enregistrement médiocre. Ceux qui en souffraient le plus étaient nos assistants administratifs, qui devaient tout déchiffrer et taper.»

Maître Vermeulen emboîte le pas à son confrère: «L’ancien système générait du travail en double et avait fait son temps. Le système de commande rencontrait des problèmes. Quant aux casques, ils nous ont lâchés à plusieurs reprises. En outre, la cassette devait littéralement arriver au cabinet, faute de quoi il n’était pas possible de taper quoi que ce soit.»

À la recherche d'un système fiable

Le cabinet s'est donc mis à la recherche d'un nouveau système. Celui-ci se devait d’être de bonne qualité, fiable et d’un emploi aisé. Leur choix s’est rapidement porté sur Philips. Maître Vermeulen: «Nous n’avons pas recherché de références ni discuté avec des confrères. Comme nous recherchions un nouveau système, Leysen Dictation Service Center nous a recommandé Philips, qui est toujours l’un des leaders du marché.»  

Depuis, le cabinet possède deux dictaphones SpeechAir, l’un pour maître Dhanens et l’autre pour maître Vermeulen, en combinaison avec Speechlive, de façon à pouvoir aussi dicter via un smartphone. Maître Dhaenens: «Il m’arrive d’oublier mon SpeechAir au bureau mais de devoir faire une dictée de toute urgence. Dans une telle situation d’urgence, je peux toujours utiliser mon GSM. Voilà encore un avantage supplémentaire. Philips a vraiment pensé à tout.»

Maître Dhaenens résume: «Dans un cabinet d’avocats, on fait énormément de dictées. On cherche un système fiable qui ne craint pas les chocs occasionnels. Le SpeechAir répond exactement à ces exigences. En outre, je suis d’une génération qui n’a pas vraiment grandi avec les logiciels et les appareils numériques, mais après avoir reçu d’excellentes explications, j’ai pu me mettre à dicter en à peine une heure. La transition de l’ancien système vers le nouveau s’est déroulée sans heurts grâce au professionnalisme de Leysen Dictation Service Center, qui a assuré la formation, l’assistance et les services. Le train était en marche et ne s’est plus arrêté depuis.»

Rien que des avantages

Les avantages de SpeechAir sont énormes. Les avocats peuvent réellement travailler où bon leur semble, à la plus grande satisfaction de maître Vermeulen: «Mon principal souci était de pouvoir travailler de chez moi sans risquer d’effacer quelque chose par accident. Cela m’est déjà arrivé auparavant avec l’ancien système, et c’était véritablement une petite catastrophe. Des heures de travail perdues, parfois. Avec le nouveau système, on retrouve toutes les dictées et le tout est géré par voie numérique, un atout incontestable.»

Il m’arrive d’oublier mon SpeechAir au bureau mais de devoir faire une dictée de toute urgence. Dans une telle situation d’urgence, je peux toujours utiliser mon GSM.

Didier Dhaenens
Associé de Dhaenens-Vermeulen Advocaten

Le réseau informatique du cabinet d'avocats permet de se connecter au système depuis n’importe où afin de travailler sur des dossiers. Désormais, grâce au SpeechAir, les avocats peuvent aussi envoyer les textes depuis un site distant qu’ils ont enregistrés à leurs assistants administratifs. Par ailleurs, les textes dictés peuvent être classés selon leur urgence.  

Contrairement à l’ancien système à cassettes, la qualité d’enregistrement est excellente. C’est un atout appréciable pour la dactylo qui ne doit plus se dépêtrer de mots difficiles à comprendre.  

Maître Dhaenens ne tarit pas d’éloges au sujet de son équipement de dictée: «Le SpeechAir est si convivial que son utilisation est un jeu d'enfant. En outre, même après six mois d’utilisation quotidienne, nous n’avons pas encore rencontré le moindre problème.» Et maître Vermeulen le confirme: «Nous avons déjà vanté les qualités du système auprès d’autres cabinets. Nous sommes devenus une référence.»

Plus de pertes de temps 

Le SpeechAir convient à merveille pour le télétravail. Les deux confrères le font régulièrement. Le matin, le trafic sur le trajet jusqu’au cabinet est souvent à l’arrêt. Au lieu de se traîner dans les embouteillages, les deux avocats préfèrent travailler depuis chez eux. Ils peuvent se connecter en temps réel aux programmes au cabinet. Ils peuvent voir ce qui y arrive et ce qui en part. Ils peuvent dicter leurs textes et les transmettre, et une fois les embouteillages terminés, ils se rendent au cabinet. Finies donc les pertes de temps dans les embouteillages. En outre, grâce à SpeechLive, le texte dicté, tout comme l’administration, est déjà tapé lorsqu’ils arrivent au cabinet. 

«C’est pareil lorsque nous sommes au tribunal. Lorsque nous sortons d’une séance, nous avons toujours en mémoire tout ce qui s’y est dit. Comme nous avons notre SpeechAir avec nous, nous pouvons continuer de travailler sur le dossier. Nous dictons, nous envoyons la dictée, et quand nous arrivons au cabinet, le dossier entier est déjà à jour. Nous gagnons donc un temps précieux», souligne Maître Vermeulen.

Maître Dhaenens a encore identifié d’autres avantages: «Même si nous n’en faisons pas une habitude, il nous arrive de devoir travailler de toute urgence à un dossier alors que nous sommes en vacances. Grâce à l’application sur smartphone, nous pouvons même dicter un texte à la plage ou au bord de la piscine et l’envoyer au cabinet.»

Lorsque nous sortons d’une séance, nous avons toujours en mémoire tout ce qui s’y est dit. Comme nous avons notre SpeechAir avec nous, nous pouvons continuer de travailler sur le dossier. Nous dictons, nous envoyons la dictée, et quand nous arrivons au cabinet, le dossier entier est déjà à jour. 

Raoul Vermeulen
Associé de Dhaenens-Vermeulen Advocaten, Anvers

La solution

Plus de clients satisfaits

“L'équipe a déjà fait la transition depuis les appareils antérieurs vers Philips SpeechLive. Cela s'est fait en douceur et sans tracas. Nous attribuons un 10/10.“

Richard Smith, Fifield Glyn, Royaume-Uni

Lire l'histoire Voir tous les projets

“Le SpeechAir conjugue la simplicité d’usage d’un smartphone et l’ergonomie d’un dictaphone“

Pierre Pacini, Responsable du système d’information, Hôpital Goüin, Clichy

Lire l'histoire Voir tous les projets

“Le gros avantage du nouveau système est que le logiciel et les fichiers de dictée se trouvent tous sur un serveur central Citrix. Il peut être mis à jour quasi instantanément, où que les médecins et secrétaires se trouvent.“

Jesper Pedersen, Hôpitaux Aleris-Hamlet, Danemark

Lire l'histoire Voir tous les projets

“Je recommande la technologie vocale à tous les avocats que je connais. La dictée me permet de me concentrer sur les tâches importantes et les analyses juridiques. Ça me rend plus efficace et je pense que ça les aiderait également à l’être.“

Bryan-Eric Lane, fondateur de Lawyers and Business Advisors Inc.

Lire l'histoire Voir tous les projets
Contact Où acheter
Newsletter

Abonnez-vous et restez au fait des dernières nouveautés