Les avocats ont leur cabinet en poche

Les faits

Le client
Advocatenherselt.be, Herselt, Belgique
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Partenaire Philips
Leysen Dictation Service Center
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La solution
SpeechLive solution de dictée sur le cloud
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Enregistreur vocal intelligent SpeechAir
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Microphone de dictée SpeechMike Premium Touch
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Grâce à l'équipement de dictée numérique de Philips, Advocatenherselt.be est paré pour l'avenir

Advocatenherselt.be est un jeune cabinet de petite taille qui emploie deux avocats, une secrétaire à temps plein et une employée à temps partiel chargée de la préparation des dossiers. Forts de 30 ans de barreau respectivement, maîtres Frank Janssen et Monique Van Baelen sont partenaires au travail comme dans la vie. Jusqu'à l'année dernière, tous deux étaient associés au sein du cabinet d'avocats Janssen & Arnauts-Smeets à Herselt. Début 2018, le duo décide de changer de cap.

Maîtres Janssen et Van Baelen fondent leur propre cabinet d'avocats Advocatenherselt.be et optent délibérément pour une approche personnalisée de chaque cas. Ils gèrent eux-mêmes chaque dossier. Ils conseillent leurs clients et les assistent tout au long de la procédure. Advocatenherselt.be est spécialisé en droit de la famille et en droit administratif. Maître Van Baelen traite les dossiers de droit de la famille et les questions connexes, y compris le droit de la circulation routière, le droit pénal, la protection de l’enfance, les liquidations devant notaire, les successions, les divorces et le régime de résidence des enfants. Maître Janssen s’occupe des dossiers de droit de la circulation routière, de droit de la construction, de droit administratif et de droit des sociétés, etc. Le jeune cabinet voulait d’entrée de jeu se montrer dynamique et tourné vers l'avenir. Il a délibérément choisi de travailler avec les solutions de dictée numérique et de reconnaissance vocale de Philips.  

Jeune et 100% numérique

La mission d’un avocat implique un grand nombre de dictées. Les lettres, les réponses aux courriels et les conclusions doivent bien sûr être dactylographiées. Avant cela, les deux confrères/consœurs travaillaient avec des cassettes, qu'ils trouvaient tous deux obsolètes et peu pratiques. « Avec les cassettes, il était tout bonnement impossible de modifier une dictée ou d’y ajouter des passages », explique maître Van Baelen. De plus, le jeune cabinet tenait à travailler autant que possible au format numérique et dans le cloud. Les deux associés mettant aussi un point d'honneur à traiter personnellement tous leurs dossiers, même en vacances, ils se mirent donc en quête d’une solution adaptée.

Une recherche en ligne a conduit le cabinet d'avocats chez Leysen Kantoormachines. Nils Leysen, l’administrateur délégué, a conseillé de travailler avec les solutions de Philips pour consulter et traiter des dossiers dans le cloud. 

« Au bout d'une semaine, nous étions totalement opérationnels. Nous avons également choisi la technologie de reconnaissance vocale. Dans la phase de configuration, il faut faire la lecture à haute voix de textes pour que le système apprenne à reconnaître le profil vocal de l’utilisateur, mais la solution se déploie en fin de compte assez rapidement », explique maître Van Baelen.

Depuis, le cabinet a entièrement recours à la dictée numérique : les deux associés enregistrent leurs dictées, qui sont ensuite transcris par leur secrétariat. Ils ont aussi recours à la reconnaissance vocale, en utilisant un microphone de dictée Philips SpeechMike Premium avec un logiciel de reconnaissance vocale. Ceci permet de transcrire automatiquement les conclusions sans intervention du secrétariat. Enfin, le cabinet emploie la solution de cloud Philips SpeechLive. Les enregistrements du Philips SpeechAir (un enregistreur vocal mobile) ou de l’appli Philips enregistreur vocal installée sur leur smartphone sont donc stockées dans le cloud et accessibles au secrétariat. SpeechLive permet de se connecter au système de n’importe quel poste pour travailler sur des dossiers. De plus, leurs textes dictés peuvent être classés selon l’urgence.

Avec ce système nous pouvons dicter nos textes de n’importe où. Ils sont envoyés directement dans le cloud et sont immédiatement accessibles au cabinet. Je peux vérifier les travaux terminés par ma secrétaire, partout et à tout moment.

Monique Van Baelen
Associé de Advocatenherselt.be

Les avocats Frank Janssen et Monique Van Baelen avec leur assistante

Une bonne communication avec le client est pour nous primordiale. Grâce aux solutions de Philips, nous pouvons communiquer plus facilement, plus rapidement et donc mieux qu'un cabinet d'avocats lambda.

Monique Van Baelen
Associé de Advocatenherselt.be

Un système cloud Philips porté aux nues 

Les avantages du SpeechAir et de SpeechLive sont énormes. Les avocats peuvent réellement travailler où bon leur semble, à la plus grande satisfaction de maître Van Baelen : « Il nous arrive de séjourner à l'étranger, tout en gardant l'œil sur chacun de nos dossiers et rester à jour. Ce système nous permet de dicter de n'importe où. Nous pouvons dicter nos textes, qui sont envoyés directement dans le cloud et sont immédiatement accessibles pour traitement au cabinet par notre secrétariat. Nous pouvons nous connecter en temps réel aux programmes au cabinet. Nous pouvons ainsi contrôler les entrées et les sorties. Je peux vérifier les travaux terminés par ma secrétaire, partout et à tout moment. Quand nous sommes à l'étranger, nous gardons ainsi le lien avec le cabinet. Pas pour contrôler ce qui s'y passe, mais pour partir l'esprit tranquille. »

« Mais c’est évidemment au retour du tribunal que j'ai le plus recours au système. Quand on sort d’une séance, on a encore en mémoire tout ce qui s’y est dit. Comme nous avons notre SpeechAir avec nous, nous pouvons continuer à travailler sur le dossier. Nous dictons nos conclusions au tribunal, nous envoyons la dictée, et quand nous rentrons au cabinet, le dossier entier est déjà actualisé. C’est un gain de temps appréciable », ajoute maître Van Baelen. 

Pour l'instant, maître Van Baelen utilise le logiciel de reconnaissance vocale en solo. « Je l'utilise pour rédiger mes conclusions et les courriers à mes clients. Mes dictées sont alors automatiquement transcrites et transmises, sans l'intervention de mon secrétariat.

J'utilise aussi ce système si j'ai besoin de rédiger un texte commun ou une convention lors d'une médiation avec des clients ou d'une conciliation familiale. Les clients peuvent suivre sur grand écran et apporter des modifications si nécessaire. »

 

Rien que des avantages

Chez Advocatenherselt.be, pas de grandes armoires à classeurs ni de piles de paperasse qui prennent la poussière. Tous les dossiers sont archivés dans le cloud et consultables partout et à tout moment. Maître Van Baelen : « C'est important : quand nos clients appellent pour connaître le verdict ou l'état d'avancement de leur dossier, j’ouvre simplement une session sur mon ordinateur et j’ai toutes les infos sous les yeux. Pas besoin de fouiller pour trouver un dossier. C’est rassurant de se dire qu'on a en permanence tous les dossiers sous la main.»

Les avocats ne perdent plus de temps avant leurs plaidoiries. « Vous ne m'entendrez plus jamais me plaindre que je perds du temps. Supposons que je doive plaider le matin à Bruxelles, l'après-midi à Louvain et le soir chez un notaire à Hasselt. Je peux m’installer partout, voire faire mes dictées en voiture. »

Une bonne communication avec le client est pour nous primordiale. Grâce aux solutions de Philips, nous pouvons communiquer plus facilement, plus rapidement et donc mieux qu'un cabinet d'avocats lambda », explique maître Van Baelen 

Maître Van Baelen trouve ces systèmes conviviaux. « Nous rentrons le soir à la maison avec le sentiment du travail accompli parce que nous avons abattu plus de boulot qu’auparavant. Et si une idée me vient le soir et le week-end, il me suffit de la dicter sur mon smartphone que j'ai toujours à portée de main et je sais que le courrier sera envoyé au client le lendemain ou le lundi. 

Si on fait preuve d’enthousiasme au travail, le client le remarque et c’est contagieux. »

Maître Van Baelen n’en a pas fini avec la technologie de reconnaissance vocale. Elle envisage l’installation d'un kit de transcription avec reconnaissance vocale sur le PC de ses secrétaires : « Les textes que je dicterais sur mon smartphone seraient transcris automatiquement et les secrétaires n'auraient plus qu'à les modifier et les mettre en forme. Le droit est un domaine très archaïque. Mais comme vous pouvez le constater, nous nous adaptons vite et nous continuons à explorer et à investir dans un système optimal et ultramoderne."

La solution

Plus de clients satisfaits

“Le but n’était pas de diminuer les effectifs mais gagner en qualité, en améliorant la relation humaine avec les patients.“

Docteur Gérald Rigou, Téléradiologue, Bassin d’Arcachon

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“Le gros avantage du nouveau système est que le logiciel et les fichiers de dictée se trouvent tous sur un serveur central Citrix. Il peut être mis à jour quasi instantanément, où que les médecins et secrétaires se trouvent.“

Jesper Pedersen, Hôpitaux Aleris-Hamlet, Danemark

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“Je récupère mes notes de réunion au format Word sous 24 heures… Comme vous pouvez l'imaginer, c'est juste fantastique pour moi car j'économise plusieurs heures de mon précieux temps chaque semaine.“

Gordon McAlpine, The Sales Club, Berkshire, Royaume-Uni

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“Mon cerveau ne cesse pas de fonctionner quand je quitte le bureau. Je peux maintenant dicter simplement toutes mes idées sur mon téléphone, j’appuie sur 'envoyer' et c’est fait !“

Mads Poulsen, JENSEN | NEUGEBAUER Advokater, Danemark

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