Maître Vérité utilise la dictée numérique Philips dans son activité

Les faits

Le client
Marchal & Associés law firm, Lille, France
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Partenaire Philips
Elindo
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La solution
Logiciel de dictée et transcription SpeechExec Basic
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Historiquement situé à Lille et fort d’une expérience de plus de 80 ans, le cabinet Marchal & Associés bénéficie d’une réputation d’expert du droit immobilier. Ce cabinet à taille humaine comprenant une équipe d’une vingtaine de personnes est reconnu pour ses stratégies offensives dans le contentieux de l’immobilier et pour la rédaction d’actes juridiques et techniques en constante évolution. 


Créé par le grand père du dirigeant Yves Marchal, Marchal & Associés s’est transmis de génération en génération. Bien que chapoté par un homme le cabinet est composé d’une équipe quasiment féminine, dont Anne-Sophie Vérité fait partie. 

C’est dans cette structure « patriarche » et familiale, que cette jeune avocate dynamique mère de famille, décide de bouleverser les habitudes. Afin de succéder aux méthodes traditionnelles encore cramponnées à l’analogique, elle fait appel à Elindo pour faciliter le transfert de dictées entre avocats et secrétaires.

Façonner le travail au quotidien

« Dans notre profession, nous dictons beaucoup pour une question d’optimisation du temps. Si j’étais obligée de taper tous mes courriers, mes journées qui ne sont déjà pas assez longues, le seraient encore moins. Au vu de notre taux horaire, je ne suis pas certaine que les clients apprécieraient que je passe mon temps à taper même si avec le temps je commence à taper plus vite qu’avant. Le travail de retranscription prend une part importante de notre temps, que notre secrétariat doit absorber. »

Les avocats longtemps imperméables aux nouvelles technologies requièrent des outils qui facilitent la mutualisation et le partage des nombreux documents qu’ils doivent produire. L’objectif principal était d’entrer dans cette transition numérique qui permette de contrer le flux tendu rencontré avec les secrétaires. Le cabinet Marchal & Associés ne fait pas appel à un secrétariat extérieur, tout est traité en cabinet par les trois secrétaires.

A la recherche d’une plus grande capacité d’enregistrement

Dans sa profession Maître Vérité confie dicter quasiment tout le temps et à tous les stades. « A la différence d’un médecin qui peut faire des compte-rendu plus ou moins courts, nous les avocats avons des documents relativement longs à dicter. » Elle va dicter tous les courriers durant toute la vie d’un dossier. C’est à dire que lorsqu’elle reçoit un client en rendez-vous, qui vient la voir pour une difficulté, Maître Vérité va ouvrir un dossier informatique après le rendez-vous, dicter l’ouverture du dossier afin que le secrétariat puisse entrer toutes les coordonnées du client, dicter le courrier qu’elle va envoyer au client. Selon la tournure du dossier elle pourra réclamer des pièces, dicter si nécessaire les mises en demeure à l’adversaire, dicter pour envoyer au client les pièces adverses, les conclusions adverses, ses conclusions aux réponses... Si ensuite il faut engager une procédure, dicter son assignation et pendant toute la procédure qui va durer plusieurs mois, il va y avoir des renvois avec le confrère adverse, qui lui-même va prendre des conclusions des pièces etc… tout va être dicté et le secrétariat va devoir taper. 

Des secrétaires submergées par le flux de dictées qu’impose le cœur d’activité du cabinet. Elles doivent retranscrire en permanence les documents en fonction des urgences données par les avocats et juristes.

Lorsque j’ai une dictée urgente, Je l’envoie avec un indicatif rouge et je vais pouvoir suivre juste en regardant le logiciel, quand elle a été prise et par quelle secrétaire.

Anne-Sophie Vérité
Maître

Aujourd’hui, équipés en dictaphones reliés au logiciel Philips SpeechExec Pro, les équipes peuvent désormais suivre l’afflux de dictée en temps réel, sans avoir à se déplacer. Avant, tenus par le nombre de cassettes de roulement qui circulaient entre les bureaux et le secrétariat, le temps de dictée était compté. Le cabinet ne connaît plus l’imprévu de pannes de cassettes et peut augmenter ainsi le temps et la capacité enregistrement.

Une vision globale sur le travail en cours

Le support Philips SpeechExec Pro permet de prioriser les dictées lorsque celles-ci sont nombreuses et en attentes. « Afin que le secrétariat sache dans quel ordre les taper, ce qui n’est pas forcément dans l’ordre d’arrivée, moi et mes confrères pouvons désormais annexer un petit message et donc indiquer quand on envoie la dictée si c’est à faire de suite, sous 48 h00, sous 24h00, dans 3 jours, dans 5 jours, dans 10 jours etc… »

« Aujourd’hui, quand j’arrive dans mon bureau, j’ouvre mon logiciel Philips je sais exactement qui a dicté quoi, pour quand et la vitesse à laquelle ça avance. Par exemple, lorsque j’ai une dictée urgente, Je l’envoie avec un indicatif rouge et je vais pouvoir suivre juste en regardant le logiciel, quand elle a été prise et par quelle secrétaire ».

Les avocats au sein de l’équipe n’ont pas tous la même fréquence de dictée. D’un dictaphone à l’autre le nombre de dictées peut varier du simple au triple. De son côté Maître Vérité comptabilise 471 dictées numériques depuis deux ans sur son dictaphone soit plus de 200 dictées par an. Une fréquence importante qui nécessitait le support adéquat pour le traitement de ses fichiers.

Un accompagnement personnalisé et solide

Le cabinet a opté pour l’option d’assistance avec Elindo, ce qui leur permet de les solliciter au moindre problème. « De temps en temps quand on pose le dictaphone et qu’on a l’impression que la dictée ne part pas - on stoppe tout - on ne fait plus rien, on appelle Elindo car on n’a pas envie de tout re-dicter ! On a un numéro d’assistance quand on a une difficulté et il n’y a aucun souci à avoir - ça se passe toujours très bien !». Aujourd’hui il n’y a plus de loupé ou de dictée perdue. Face à cette nouvelle organisation qui fonctionne, Maître Vérité entend bien tenter un pas de plus vers la reconnaissance vocale malgré une première tentative qui n’avait pas été concluante. De conclure « Avec le soutien d’Elindo, nous devrions y arriver 

La solution

Plus de clients satisfaits

“C’est agréable de pouvoir se dire que l’on gagne en productivité quand on a beaucoup de perte de temps administrative. Avec SpeechLive nous gagnons du temps en médical. C’était notre objectif principal, largement atteint !“

Docteur Romain Guldmann, ORL et chirurgien cervico-facial

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“L’appareil est très pratique et robuste, et la qualité audio est impressionnante. Le grand écran affiche tout ce dont on a besoin et l’on comprend tout immédiatement, d’un seul coup d’œil ; c’est très intuitif et facile à utiliser.“

Thomas Stigaard Hansen, Grove & Partnere, Copenhague, Danemark

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“Le SpeechAir conjugue la simplicité d’usage d’un smartphone et l’ergonomie d’un dictaphone“

Pierre Pacini, Responsable du système d’information, Hôpital Goüin, Clichy

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“Avec ce système nous pouvons dicter nos textes de n’importe où. Ils sont envoyés directement dans le cloud et sont immédiatement accessibles au cabinet. Je peux vérifier les travaux terminés par ma secrétaire, partout et à tout moment.“

Monique Van Baelen, Monique Van Baelen, associé de Advocatenherselt.be, Herselt, Belgique

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