Un système de dictée commun dans tous les hôpitaux

Les faits

Le client
Hôpitaux Aleris-Hamlet, Danemark
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Partenaire Philips
Globe Systems
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La solution
Solution de flux de dictée SpeechExec Enterprise
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Microphone de dictée SpeechMike Premium
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Pédale de commande
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Les hôpitaux Aleris-Hamlet sont l’un des principaux acteurs privés du secteur de la santé scandinave et exercent en Suède, en Norvège et au Danemark. La société compte près de 10 000 employés dans ses quatre domaines d’expertise, à savoir la santé, les diagnostics, les soins aux personnes âgées et la psychiatrie.  

Aleris-Hamlet gère cinq hôpitaux et onze établissements supplémentaires au Danemark et connaît une croissance massive, qui a conduit au fil du temps à l’acquisition et à la fusion de plusieurs hôpitaux. Chaque hôpital avait ses propres systèmes de gestion des dossiers électroniques des patients et des dictées. L’ancien système de dictée d’Aleris-Hamlet ne pouvait plus répondre aux exigences induites par cette croissance. Par conséquent, des défis se sont posés pour l’infrastructure numérique inter-entreprise. Médecins, secrétaires et personnel informatique subissaient une baisse de la flexibilité et une charge administrative plus lourde au quotidien, et Aleris-Hamlet se devait d’améliorer la situation. L’architecture de la société a amplifié ce défi, car les employés travaillaient sur plusieurs hôpitaux et devaient donc maîtriser plusieurs systèmes à la fois.

Le responsable informatique, Jesper Pedersen, était déterminé à trouver une solution commune qui soit plus efficace en matière de ressources internes, améliore l’expérience d’utilisation et soit capable d’intégrer les demandes à venir en termes de sécurité des données des patients.

Jesper Pedersen, Responsable informatique

Le gros avantage du nouveau système est que le logiciel et les fichiers de dictée se trouvent tous sur un serveur central Citrix. Il peut être mis à jour quasi instantanément, où que les médecins et secrétaires se trouvent.

Jesper Pedersen
Responsable informatique

Un système commun

Aleris-Hamlet a identifié une série d’exigences et de demandes pour la prise en charge de son système de dictée. L’une des principales demandes était la capacité à utiliser différents serveurs simultanément, chaque hôpital ayant alors sa propre plate-forme.

Une importante demande du système était la capacité de ses médecins à dicter dans différents hôpitaux. La sécurité devait être sans faille, sans nuire à l’expérience d’utilisation. Aleris-Hamlet a donc préféré que le système intègre la base de données des utilisateurs avec Active Directory et fasse une sauvegarde automatique de chaque dictée.

Le personnel devait pouvoir continuer les dictées pendant le déploiement du nouveau système. Ainsi, le fournisseur devrait l’installer progressivement, sans déranger les médecins, secrétaires et techniciens dans leur travail de routine.

Aleris-Hamlet a reçu une preuve de concept avec des appels d’offres de trois fournisseurs au Danemark, proposant différentes options, afin d’opter pour la solution répondant le mieux à ses besoins.

Une solution de dictée plus flexible

Aleris-Hamlet s’est vite aperçu que Philips était le meilleur fournisseur d’équipement logiciel et de dictée. L’une des principales raisons est que Philips SpeechExec Enterprise, un système de dictée professionnelle sur serveur, est flexible à tous les niveaux. Il répondait à tous les besoins d’Aleris-Hamlet.

Comme appareil d’enregistrement, Aleris-Hamlet a choisi Philips SpeechMike Premium. En plus de dépasser son prédécesseur grâce à sa qualité sonore supérieure, il est également doté du célèbre interrupteur à curseur, qui améliore la familiarité, l’ergonomie et la manipulation pendant la dictée.

« La qualité sonore des nouveaux appareils de dictée est nettement supérieure à celle des anciens, ce qui simplifie le travail des secrétaires lorsque nous transcrivons les dictées de notre personnel médical », explique Annie Sneftrup, Responsable fonctionnelle des secrétaires dans la division d’Aarhus d’Aleris-Hamlet.

L’équipement de transcription des secrétaires a également été mis à niveau, afin d’être intégré pleinement aux unités et logiciel de dictée. Dans le cadre de cette transition progressive, ils ont reçu de toutes nouvelles pédales de commande Philips avec la même configuration que les anciens produits. Résultat, les secrétaires ont adopté le nouveau système aisément, facilitant son efficacité dès le début.

Une plus grande coopération et implication des utilisateurs

Aleris-Hamlet a choisi Globe Systems pour fournir tous les services à venir concernant la solution de dictée Philips. Aleris-Hamlet et Patrick Figgé, coordinateur de projet chez Globe Systems, ont établi un plan de projet désormais mis en œuvre fonctionnant comme base de la coopération et la maintenance futures. Une part intégrante de ce plan permettait aux utilisateurs finaux de tester les produits et d’échanger idées et préoccupations. Cela leur a fourni une plate-forme d’implication pour développer leur propre système de dictée. La société a accepté le système personnalisé et son déploiement a débuté dans les hôpitaux. 

« La capacité de notre fournisseur à s’adapter facilement et avec flexibilité à notre situation était essentielle. Le fournisseur devait donc agir rapidement et proposer une solution adaptée, tout en maintenant l’accent sur la collaboration », a indiqué Jesper Pedersen. « Le choix de Globe Systems a été naturel. Ils ont répondu à toutes nos attentes et, qui plus est, connaissaient bien les appareils de dictée et les solutions logicielles. »

Le choix de Globe Systems a été naturel. Ils ont répondu à toutes nos attentes et, qui plus est, connaissaient bien les appareils de dictée et les solutions logicielles.

Jesper Pedersen
Responsable informatique

Un système évolutif

Pour faciliter l’adaptation du personnel, Aleris-Hamlet et Globe Systems ont préparé un manuel détaillé, fournissant aux médecins et aux secrétaires des instructions conviviales sur l’utilisation des nombreuses fonctions de Philips SpeechExec Enterprise.

« Ce qui a rendu notre collaboration avec Aleris-Hamlet si fructueuse est notre ensemble de valeurs communes, comme le fait de faciliter la dictée pour tous les utilisateurs finaux », explique Patrick Figgé. « Dès le début, nos efforts de collaboration ont posé la base de notre réussite à trouver la solution de dictée adaptée au personnel – et vont nous permettre de continuer à réaliser les adaptations nécessaires au fil du temps. Aleris-Hamlet continue à évoluer et il est essentiel que son système de dictée en fasse de même. »

Dans le cadre du contrat, Globe Systems continuera à optimiser le système de dictée tant qu’Aleris-Hamlet en aura besoin. Ainsi, la solution Philips SpeechExec Enterprise restera toujours à jour, flexible et adaptée aux besoins précis des médecins et des secrétaires.

Une solution universelle

« Le gros avantage du nouveau système est que le logiciel et les fichiers de dictée se trouvent tous sur un serveur central Citrix. Il peut être mis à jour quasi instantanément, où que les médecins et secrétaires se trouvent. Ils peuvent toujours y accéder », indique Jesper Pedersen. « Les médecins remplissent les données patients pertinentes au moment de la dictée, et nos secrétaires peuvent voir immédiatement quelles spécialités ont le plus grand nombre de dictées en attente de transcription et si des dictées sont hautement prioritaires. Cela nous permet de canaliser notre travail sur ce qui est le plus urgent. Ainsi, nous garantissons à nos patients un service de meilleure qualité, plus rapide et mieux ciblé. »

Dans le cadre du déploiement, Aleris-Hamlet souhaitait profiter de l’expertise de Globe Systems en tant que premier fournisseur de solutions de casques de la région scandinave. La société a décidé de remplacer certains de ses casques existants par de nouveaux modèles sans fil, pour permettre aux secrétaires de transcrire et répondre aux appels avec le même appareil, ce qui n’était pas possible auparavant. Cela a simplifié leur travail et amélioré leur efficacité dans de nombreux domaines clés.

En ligne directe avec Philips

Bien que le nouveau système intégré réponde aux normes actuelles, il est impératif pour Aleris-Hamlet qu’il puisse gérer les acquisitions ou fusions d’hôpitaux à venir, ce qui exige une évolution constante du système. Philips SpeechExec Enterprise répond parfaitement à ce besoin, et Globe Systems aidera au déploiement en douceur des mises à jour continues pour les utilisateurs finaux dans les hôpitaux. Si Aleris-Hamlet se développe, son système de dictée est prêt à suivre le mouvement.

Dans le cadre de la coopération en cours, Aleris-Hamlet fournit à son fournisseur les remarques relatives à la façon dont ses employés utilisent la dictée dans leur travail. Globe Systems collabore directement avec Speech Processing Solutions, la société qui détient la marque de dictée Philips. Ainsi, le fournisseur de la solution de dictée Philips continue à recevoir des retours des clients afin de garantir une norme toujours élevée dans la fabrication et le développement de solutions de dictée, avec une implication et des avantages optimaux pour le client, ce que Speech Processing Solutions fait couramment dans ce type de projets.

La solution

Plus de clients satisfaits

“Je recommande la technologie vocale à tous les avocats que je connais. La dictée me permet de me concentrer sur les tâches importantes et les analyses juridiques. Ça me rend plus efficace et je pense que ça les aiderait également à l’être.“

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