La abogada Vérité usa las soluciones de dictado digital de Philips en su actividad

Los hechos

Cliente
Marchal & Associés bufete de abogados, Lille, Francia
Visita el sitio web

Socio de Philips
Elindo
Visita el sitio web

La solución
Software de dictado y transcripción SpeechExec Pro
Visita la página del producto

El bufete de abogados Marchal & Associés, ubicado desde hace mucho tiempo en Lille y con más de 80 años de experiencia, tiene fama por su pericia en derecho inmobiliario. El bufete dispone de un equipo de una veintena de colaboradores y es conocido por sus estrategias ofensivas en litigios inmobiliarios y por la redacción de actas jurídicas y técnicas en constante evolución. 


El bufete Marchal & Associés fue fundado por Yves Marchal, abuelo del gerente, y se ha transmitido de generación en generación. Y a pesar de que el bufete está dirigido por un hombre, la gran mayoría de los colaboradores son mujeres, entre ellas Anne-Sophie Vérité. 

Es en esta estructura ‘patriarcal’ y familiar que esta joven y dinámica abogada, a la vez que madre, decidió cambiar totalmente las costumbres del bufete. Con el fin de sustituir los tradicionales métodos de dictado análogo recurrió a la empresa Elindo para facilitar la transferencia de dictados entre abogados y secretarias.

Estructurar las actividades diarias 

“Profesionalmente, los abogados dictamos mucho para aprovechar nuestro tiempo al máximo. Si tuviera que mecanografiar toda mi correspondencia, me faltarían horas. Dado que trabajamos a una tarifa por hora, creo que mis clientes no apreciarían que dedicara mi tiempo a mecanografiar, a pesar de que estoy empezando a escribir más rápido. El trabajo de transcripción ocupa gran parte de nuestro trabajo al que se tiene que dedicar nuestra secretaría”.

Durante mucho tiempo, los abogados se mostraron reacios a las nuevas tecnologías a pesar de necesitar herramientas para facilitar el uso compartido y el intercambio de los numerosos documentos que producen. Se trataba en primer lugar de dar el paso hacia las tecnologías digitales para aliviar la alta carga de trabajo de las secretarias. Y es que el bufete Marchal & Associés no recurre a transcripciones externas; todo el trabajo es tramitado en el bufete mismo por las tres secretarias.

Buscando una mayor capacidad de grabación 

La letrada Vérité nos cuenta que profesionalmente tiene que estar dictando todo el tiempo y en todas las fases. “A diferencia de un médico que puede ajustar la longitud de sus informes, los abogados tenemos que dictar documentos largos”. Dicta toda la correspondencia a lo largo de toda la duración de un expediente. O sea, cuando recibe a un cliente que le consulta por un problema, después de la cita la letrada Vérité crea un archivo, dicta el comienzo del caso de modo que la secretaría pueda introducir todos los datos de contacto del cliente, y dicta la correspondencia que tiene que enviar al cliente. Dependiendo de cómo se desarrolle el caso, a veces debe solicitar determinados documentos, dictar avisos formales a la atención de la parte contraria, si es necesario, dictar documentos y escritos de alegaciones procedentes de la parte contraria para enviarlos al cliente, así como su respuesta a los escritos de alegaciones, etcétera. Si a continuación hay que iniciar un procedimiento, debe dictar la citación y durante todo el procedimiento, que puede durar meses, debe llevar la correspondencia con su homólogo de la parte contraria que a su vez redacta escritos de alegaciones y documentos, etc.; todo esto se dicta y debe ser mecanografiado por la secretaría. 

Si tengo un dictado urgente, lo mando con una marca roja y puedo seguirlo simplemente consultando el programa; sé a qué hora qué secretaria inició la transcripción.

Anne-Sophie Vérité
Letrada

Las secretarias tienen muchísimo trabajo con el alto flujo de trabajo del dictado debido a la actividad principal del bufete. Tienen que mecanografiar continuamente los documentos en función de la urgencia que les confieren los abogados y juristas.

En la actualidad los colaboradores disponen de dispositivos de dictado conectados con el software SpeechExec Pro de Philips, de modo que pueden seguir el flujo de dictados en tiempo real sin tener que desplazarse. Antes el tiempo de dictado era limitado por el número de cintas que se movía entre los despachos de los abogados y la secretaría. Hoy en día, una escasez inesperada de cintas es cosa del pasado y el bufete puede incrementar el tiempo y la capacidad de grabación.

Imagen global de las actividades

Gracias al software SpeechExec Pro de Philips es posible asignar una prioridad a los dictados cuando hay muchos esperando su transcripción. “Para que las secretarias sepan en qué orden deben mecanografiar los dictados, que no siempre es el orden de recepción, mis compañeros y yo podemos añadir un mensaje a la hora de enviar el dictado para indicar si la transcripción debe estar lista cuanto antes o dentro de las 24 horas, 48 horas, 3 días, 5 días, 10 días, etc.”.

“Cuando hoy en día llego a la oficina y abro mi programa de Philips, sé perfectamente quién ha dictado qué, para cuándo debe estar lista la transcripción y cómo de rápido está avanzando. Si tengo, por ejemplo, un dictado urgente, lo mando con una marca roja y puedo seguirlo simplemente consultando el programa; sé a qué hora qué secretaria inició la transcripción”.

Los abogados del equipo no tienen la misma frecuencia de dictado. Entre los distintos dispositivos de dictado el número de dictados a veces puede ser tres veces mayor. La letrada Vérité, por su parte, lleva desde hace dos años 471 dictados digitales en el contador de su dispositivo de dictado, lo cual equivale a más de 200 dictados al año. Debido a esta alta frecuencia se necesitaba un soporte adecuado para el procesamiento de los archivos.

La solución

Más clientes satisfechos

“Lo mejor de estar fuera haciendo inspecciones es que puedo usar la app, enviar el fichero directamente a la secretaria y estará listo para el momento que vuelva a la oficina.“

Richard Bouchier, Allsop, consultoría inmobiliaria, Reino Unido

Leer el artículo Ver todos los casos

“Recomiendo la tecnología de voz a todos los abogados que conozco. El dictado me permite centrarme en tareas importantes y en los análisis jurídicos. Me permite ser más eficiente, por lo que considero que también podría ayudar a otros.“

Bryan-Eric Lane, Fundador de Lawyers and Business Advisors Inc., Montreal, Canadá

Leer el artículo Ver todos los casos

“Las soluciones de voz de Philips nos permiten la transferencia de las grabaciones a la nube, de tal manera que nuestro personal puede acceder a ellas en cualquier momento.“

Tim Deschene, Waite Park Police Department, Minnesota, EE.UU.

Leer el artículo Ver todos los casos

“A modern lawyer’s office must keep pace with technology and digitization. We chose the SpeechLive dictation solution from Philips. Now I don’t know how I ever managed without it.“

Tom De Smet, LL.M., LM&DS lawyers association

Leer el artículo Ver todos los casos
Contacto Dondé comprar
Boletín

Suscríbase y manténgase al tanto de nuestras novedades