Un sistema de dictado conjunto en todos los hospitales

Los hechos

Cliente
Aleris-Hamlet Hospitals, Dinamarca
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Socio de Philips
Globe Systems
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La solución
Solución de flujo de trabajo de dictado SpeechExec Enterprise
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Micrófono de dictado SpeechMike Premium
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Pedal de control
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Aleris-Hamlet Hospitals es uno de los principales operadores privados del sector sanitario escandinavo que opera en Suecia, Noruega y Dinamarca. La empresa cuenta con 10 000 personas para sus cuatro áreas de especialidad: sanidad, diagnóstico, tercera edad y psiquiatría. 

Aleris-Hamlet mantiene cinco hospitales con once ubicaciones adicionales en Dinamarca y está experimentando un crecimiento masivo. Esto ha implicado la adquisición y la fusión de varios hospitales con el paso del tiempo. Cada hospital ha tenido sus propios sistemas individuales de gestión de dictado y registros electrónicos de pacientes. El antiguo sistema de dictado de Aleris-Hamlet no pudo satisfacer los requisitos que suponía su crecimiento. Por consiguiente, surgieron desafíos en la infraestructura digital entre empresas. Los médicos, los secretarios y el personal de TI experimentaron menos flexibilidad y una administración más ardua durante su jornada laboral, lo que obligó a Aleris-Hamlet a mejorar la situación. La arquitectura de la empresa aumentó este desafío, ya que los empleados trabajan en varios hospitales y, por lo tanto, necesitan dominar muchos sistemas a la vez.

El director de TI, Jesper Pedersen, estaba decidido a crear una solución conjunta que fuera más eficiente en relación con los recursos internos, que mejorara la experiencia del usuario y que pudiera asumir las futuras exigencias de seguridad de los datos del paciente.

Jesper Pedersen, Director de TI

La gran ventaja del nuevo sistema es que tanto el software como los archivos de dictado se ubican en un servidor Citrix central. Se actualiza casi al instante y no importa dónde se encuentren nuestros médicos o secretarios.

Jesper Pedersen
Director de TI

Un sistema común

Aleris-Hamlet identificó una serie de requisitos y peticiones para respaldar su sistema de dictado. Una de las principales demandas era la capacidad de funcionar simultáneamente en diferentes servidores, ya que cada hospital tenía su propia plataforma.

Una importante demanda del sistema fue que los médicos pudieran dictar en diferentes hospitales. La seguridad tenía que ser impecable sin que limitara la experiencia del usuario. Por lo tanto, Aleris-Hamlet decidió que el sistema integrara la base de datos de los usuarios con Active Directory y que se realizara una copia de seguridad automática de cada dictado.

El personal tenía que poder dictar durante la implementación del nuevo sistema. En consecuencia, el proveedor tendría que instalarlo de forma incremental, sin que afectara las rutinas de los médicos, los secretarios y los técnicos.

Aleris-Hamlet recibió una prueba de concepto con ofertas posteriores de tres proveedores de Dinamarca, que ofrecían diferentes opciones para elegir la solución óptima para sus necesidades.

Una solución de dictado más flexible

Aleris-Hamlet rápidamente descubrió que Philips era el mejor proveedor de equipo de dictado y software. Una de las razones principales fue la flexibilidad en todos los niveles de Philips SpeechExec Enterprise, un sistema de dictado profesional basado en servidor. Superaba todos los desafíos a los que se enfrentaba Aleris-Hamlet.

Como dispositivo de grabación, Aleris-Hamlet optó por Philips SpeechMike Premium. Además de superar a su predecesor con una calidad de sonido avanzada, también cuenta con el conocido interruptor deslizante, que aporta familiaridad, ergonomía y manejo mejorados para el personal durante el dictado.

“La calidad de sonido de los nuevos dispositivos de dictado es notablemente superior a los antiguos, lo que facilita a los secretarios la tarea de transcripción de dictados para nuestro personal médico”, argumenta Annie Sneftrup, gestora funcional para secretarios de la división Aleris-Hamlet en Aarhus.

Los secretarios también experimentaron una mejora en su equipo de transcripción, integrándolo completamente con las unidades de dictado y el software. Como parte de la progresiva transición, recibieron nuevos pedales de control Philips con la misma configuración que los productos anteriores. Como resultado, los secretarios adoptaron rápidamente el nuevo sistema, lo que facilitó su eficiencia desde el principio.

Hincapié en la colaboración y la participación del usuario

Aleris-Hamlet eligió a Globe Systems como la empresa proveedora de todos los servicios futuros en relación con la solución de dictado de Philips. Aleris-Hamlet y Patrick Figgé, coordinador de proyectos en Globe Systems, elaboraron un plan de proyecto que se está ejecutando actualmente que funciona como base para la cooperación y el mantenimiento futuros. Una parte fundamental fue dar a los usuarios finales la oportunidad de probar los productos e intercambiar ideas y preocupaciones. De este modo, se les involucró en una plataforma de participación para el desarrollo de su propio sistema de dictado. La empresa aceptó el sistema diseñado por el usuario y la implementación comenzó en los hospitales. 

“La capacidad de nuestro proveedor para adaptarse de forma fácil y flexible a nuestra situación fue crucial para nosotros. Por lo tanto, el proveedor tuvo que actuar con rapidez y ofrecer soluciones con prudencia, haciendo siempre hincapié en la colaboración”, afirma Jesper Pedersen. “Elegir Globe Systems fue fácil. Cumplieron con todas nuestras expectativas y probaron su amplio conocimiento tanto de los dispositivos de dictado como de las soluciones abstractas de software.”

Elegir Globe Systems fue fácil. Cumplieron con todas nuestras expectativas y probaron su amplio conocimiento tanto de los dispositivos de dictado como de las soluciones abstractas de software.

Jesper Pedersen
Director de TI

Un sistema actualizable

Con el fin de facilitar la adaptación del personal, Aleris-Hamlet y Globe Systems prepararon un exhaustivo manual para los médicos y los secretarios donde se detallaban instrucciones intuitivas sobre el uso del conjunto de funciones de Philips SpeechExec Enterprise.

“La clave para que nuestra colaboración con Aleris-Hamlet sea tan fructífera es el conjunto de valores que compartimos, como la facilidad de dictado para los usuarios finales”, explica Patrick Figgé. “Desde el principio, nuestros esfuerzos de colaboración se han centrado en conseguir encontrar la solución de dictado adecuada para el personal que, además, permita implementar las adaptaciones necesarias a lo largo del camino. Aleris-Hamlet continúa evolucionando, por lo que es esencial que su sistema de dictado pueda hacerlo conjuntamente.”

Como parte del acuerdo, Globe Systems continuará optimizando el sistema de dictado mientras que Aleris-Hamlet lo necesite. De esta forma, se garantiza la constante actualización, flexibilidad y adaptación de la solución de Philips SpeechExec Enterprise a las necesidades de los doctores y los secretarios.

Una solución universal

“La gran ventaja del nuevo sistema es que tanto el software como los archivos de dictado se ubican en un servidor Citrix central. Se actualiza casi al instante y no importa dónde se encuentren nuestros médicos o secretarios. Siempre está accesible”, explica Jesper Pedersen. “Los doctores rellenan los datos relevantes del paciente cuando dictan, y nuestros secretarios pueden ver de inmediato cuáles son las especialidades que tienen el mayor número de dictados aún no transcritos, y si hay dictados marcados con alta prioridad. Esto nos permite canalizar nuestro trabajo hacia las áreas más urgentes. De esta forma, garantizamos a nuestros pacientes un servicio personalizado más rápido y de mayor calidad.”

Como parte de la implementación, Aleris-Hamlet quería beneficiarse de la experiencia de Globe Systems como proveedor líder de soluciones de auriculares en Escandinavia. Decidieron sustituir una selección de auriculares existentes por nuevos modelos inalámbricos que permitieron a los secretarios transcribir y contestar llamadas utilizando la misma unidad, algo que no podían hacer anteriormente. Simplificó su trabajo y mejoró su eficiencia en una serie de áreas centrales.

Línea directa a Philips

Mientras que el nuevo sistema integrado cumple con sus estándares actuales, es imperativo para Aleris-Hamlet que pueda gestionar adquisiciones o fusiones de hospitales en el futuro, lo que requiere la evolución continua del sistema. Philips SpeechExec Enterprise realiza el trabajo a la perfección, y Globe Systems ayudará a implementar de forma eficiente las continuas actualizaciones para los usuarios finales en los hospitales. Si Aleris-Hamlet crece, su sistema de dictado estará listo para hacerlo conjuntamente.

Como parte de la continua cooperación, Aleris-Hamlet proporciona información a su proveedor sobre cómo los empleados de su hospital aplican el dictado en su trabajo. Globe Systems colabora directamente con Speech Processing Solutions, la empresa promotora de la marca de dictado Philips. De esta forma, el proveedor de la solución de dictado de Philips continúa recibiendo ideas de los clientes para garantizar un estándar constantemente alto en la fabricación y el desarrollo de soluciones de dictado, al mismo tiempo que proporciona una mayor participación y beneficio al cliente, lo que supone una forma común de trabajo para Speech Processing Solutions en este tipo de proyectos.

La solución

Más clientes satisfechos

“Recomiendo la tecnología de voz a todos los abogados que conozco. El dictado me permite centrarme en tareas importantes y en los análisis jurídicos. Me permite ser más eficiente, por lo que considero que también podría ayudar a otros.“

Bryan-Eric Lane, Fundador de Lawyers and Business Advisors Inc., Montreal, Canadá

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“El equipo ya ha completado la transición de nuestros dispositivos anteriores a Philips SpeechLive. Fue un proceso sencillo y sin tropiezos. Le damos 10 de 10.“

Richard Smith, Fifield Glyn, Reino Unido

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“Mi cerebro no se apaga cuando salgo de la oficina a las cinco. Ahora, simplemente dicto todo en mi teléfono y pulso 'enviar', ¡y listo!“

Mads Poulsen, JENSEN | NEUGEBAUER Advokater, Dinamarca

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“Lo mejor de estar fuera haciendo inspecciones es que puedo usar la app, enviar el fichero directamente a la secretaria y estará listo para el momento que vuelva a la oficina.“

Richard Bouchier, Allsop, consultoría inmobiliaria, Reino Unido

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