Diktieren nach modernsten Ansprüchen ohne hohe Einstiegskosten

Die Fakten

Der Kunde
WISAG Dienstleistungsholding GmbH, Würzburg, Deutschland
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Philips-Partner
Sell GmbH
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Die Lösung
SpeechLive Cloud-Diktierlösung
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Voice-Recorder-App
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SpeechExec Transkriptionsset
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Schnell arbeitsfähig musste die neu gegründete Rechtsabteilung der WISAG Dienstleistungsholding GmbH beim Thema digitales Diktat sein – und dass, ohne Tausende von Euro für neue Technologie auszugeben. Die Lösung: Philips SpeechLive aus der Cloud. 


Zum 1. Januar 2020 hat die neue Rechtsabteilung der WISAG Dienstleistungsholding GmbH ihren Betrieb aufgenommen. Ihre 16 Mitglieder arbeiteten zuvor geschlossen in einer externen Anwaltskanzlei; jetzt unterstützen sie die WISAG in operativen Bereichen des allgemeinen Vertragsrechts. Schon früher hatten Sie digital mit Systemen eines Drittherstellers diktiert und sind nun auf Philips gewechselt. Digitale Diktattechnologie von Grund auf zu kaufen und einzuführen, hätte hohe Kosten bedeutet, weiß Martin Faller, Syndikusrechtsanwalt des neuen Legal Teams. Anfangsinvestitionen und jährliche Softwarewartungsaufwände in fünfstelliger Höhe wären notwendig gewesen. „Der Gegenentwurf war eine Cloudlösung“, sagt er. 

Die Zukunft liegt in Cloud-Diktierlösungen 

Eine Marktrecherche führte zur Cloud-Diktierlösung Philips SpeechLive. Die IT-Abteilung der WISAG testete sie einen Monat lang auf Funktionalität und Interaktion mit der bestehenden IT-Infrastruktur. Durch die professionelle Begleitung der Firma Sell während der Testphase stand schnell fest: Dies würde das Diktiersystem der Zukunft sein. „Man braucht dafür natürlich auch eine IT-Abteilung, die zu Cloud-Lösungen eine gewisse Affinität hat“, so Martin Faller. Bei der WISAG, die bereits u.a. ihre Telefonanlage in der Cloud betreibt, rannte er hier offene Türen ein.

Unser Ziel durch Einsatz von cloudbasierter Diktat und Spracherkennung haben wir erreicht: Jedes Dokument ist in nur einem Durchgang fertiggestellt.

Martin Faller
Syndikusrechtsanwalt bei der WISAG Dienstleistungsholding GmbH

Philips-Diktier-App auf dem Smartphone bietet alle wesentlichen Funktionen

Die neun Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sind viel außer Haus unterwegs und diktieren sehr oft auf dem Weg zum oder vom Klienten. Bevorzugtes Eingabegerät dafür sollte das Smartphone sein, so dass auch hier keine neue Hardware in Form von Diktiergeräten notwendig war. „Die Diktier-App von Philips bietet uns alle dafür wesentlichen Funktionen“, wie Martin Faller erklärt. 

Die Spracherkennung beschleunigt die Diktaterstellung deutlich

Neu mit Geräten ausgestattet wurden lediglich die sieben Rechtsanwaltsfachangestellten, die nun mit Philips-Fußschaltern und -Kopfhörern arbeiten – eine vergleichsweise geringe Investition. Sie bekamen außerdem eine neue Diktiersoftware von Philips für die Diktaterstellung installiert. Über SpeechLive laden sie sich ihre Diktate herunter und transkribieren sie. Dass jede(r) Diktierende zusätzlich mit Spracherkennung arbeitet, beschleunigt die Diktaterstellung noch einmal deutlich. Im Falle von Arbeitsspitzen können die Schreibkräfte die digitalen Diktate auch sehr einfach untereinander aufteilen.

Fertige Dokumente in einem Durchgang erstellen

Ohnehin übernehmen sie nicht nur Schreibarbeiten, sondern erledigen im Team alle gängigen Tätigkeiten einer Rechtsanwaltsfachangestellten – was wiederum nur möglich ist, weil die neue Art von Diktaterstellung und Abschrift so effizient ist. „Unser Ziel ist es, das Dokument in einem Durchgang fertigzustellen“, erklärt Martin Faller. Also kein mehrfaches Hin- und Herschicken zur Kontrolle, sondern die Diktierenden übermitteln die Datei und haben kurz darauf das fertige, fehlerfreie Dokument vorliegen. Durch SpeechLive mit integrierter Spracherkennung wird dieses Ziel in der neuen Rechtsabteilung der WISAG Dienstleistungsholding GmbH heute täglich erreicht.

Schreibarbeiten ohne Weiteres ins Home-Office auslagern 

Die Berufsträgerinnen und Berufsträger in der neuen WISAG-Rechtsabteilung sind zwar viel unterwegs. Ihre Schreibkräfte hatten bisher jedoch keine echten Home-Office-Plätze. Dass man rechtzeitig auf Cloud-Technologie gesetzt hat, erwies sich im Zuge der Corona-Krise als goldener Vorteil. Denn wer nur mit browserbasierten Anwendungen arbeitet, ist vollständig ortsunabhängig – funktionierende Internetverbindung vorausgesetzt. So hat die WISAG Dienstleistungsholding GmbH mit Philips SpeechLive ihre Flexibilität deutlich erhöht, indem sie Schreibarbeiten ohne Weiteres von heute auf morgen in Home-Offices auslagern konnte. Auch neue Diktierende können in der Cloudlösung schneller hinzugefügt werden, als dies in einer serverbasierten Anwendung mit Administratorenrechten möglich wäre.

Die Lösung

Mehr zufriedene Kunden

“Wenn ich auf Inspektionen bin, kann ich mit der App diktieren, das Aufgenommene gleich an meine Sekretärin senden und alles ist fertig, wenn ich wieder ins Büro zurückkomme.“

Richard Bouchier, Allsop Immobilienberatung, Großbritannien

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“Durch die flexiblen, niedrigen monatlichen Kosten beim Abomodell können wir die gesamte Bandbreite an Sprache-zu-Text-Services von Philips in Anspruch nehmen.“

Ulf Haumann, Rechtsanwalt in der Kanzlei Becker Haumann Gursky

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“Das Gerät eignet sich hervorragend für Berufsdetektive, weil es den berufsspezifischen Anforderungen gerecht wird und ein Qualitätsprodukt ist.“

Mag. Bernhard Maier, Inhaber des Detektivbüros BM-Investigations e.U.

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“Mit digitaler Sprachverarbeitung sind Gutachten heute in deutlich kürzerer Zeit erstellt. Das reduziert unsere Reaktionszeit gegenüber den Kunden enorm.“

Dipl.-Ing. (Architekt AKN) Jens Bartling, Vereidigter Gebäudeschätzer und Bausachverständiger VBD

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