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Die Fakten

Der Kunde
Sachverständigengemeinschaft Bartling, Neustadt am Rübenberge, Deutschland
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Philips-Partner
Hoffbauer AG
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Die Lösung
SpeechExec Transkriptionsset
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PocketMemo Diktiergerät
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Diktier- und Transkriptionssoftware SpeechExec Basic
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Sachverständige diktieren viel, sind permanent auf Außentermin und müssen, was sie sehen, detailgetreu festhalten. Die Sachverständigengemeinschaft Bartling lässt sich dabei seit einigen Jahren durch digitale Sprachverarbeitung von Philips unterstützen. Zeitgewinn und Nachvollziehbarkeit sind die Vorteile der neuen Arbeitsweise.


Es gibt wohl keinen Bauschaden, den Dipl.-Ing. (Architekt AKN) Jens Bartling, Vereidigter Gebäudeschätzer und Bausachverständiger VBD, in seiner Jahrzehnte langen Berufslaufbahn nicht schon gesehen hätte. Anfangs diktierte der heute 70jährige seine Gutachten noch auf Tonbänder, im Büro wurden sie mit der Schreibmaschine abgetippt. Das ist lange her: Das Unternehmen wuchs, ein neuer Standort wurde bezogen und mit Firmeneintritt der Söhne Lars und Nils, beides Ingenieure für Bauwesen, zog dann auch die digitale Sprachverarbeitung in den Berufsalltag der acht Sachverständigen ein. Die Installation übernahm der Philips-Partner Hoffbauer in Zusammenarbeit mit dem lokalen IT-Dienstleister der Sachverständigengemeinschaft Bartling.

Leichtere Bestandsaufnahmen per Diktiergerät

Acht Diktierende gibt es in dem Unternehmen mit Sitz in Neustadt am Rübenberge (nahe Hannover), hinzu kommen vier Office Assistants. Die Sachverständigen werden von Kunden hinzugezogen, wenn es um die Begutachtung von Gebäudeschäden im weitesten Sinne geht, Baumängel ebenso wie Sturm- Hagel-, Feuer- und Wasserschäden. „Je nach Schadensgrad wird ein so genanntes Raumbuch erstellt“, erklärt Nils Bartling. Hierfür laufen die Sachverständigen Raum für Raum durch das Gebäude, listen Maße, Ausstattung und Schäden auf und halten jedes Detail auf dem Diktiergerät fest. Die Bestandsaufnahmen sind folglich recht lang. Nicht nur während der Begehung, auch nach einem Termin nimmt sich der Sachverständige die Akte und seinen Notizen zur Bearbeitung vor und erstellt seinen Vorbericht bzw. das Gutachten. 

Mit digitaler Sprachverarbeitung sind Gutachten heute in deutlich kürzerer Zeit erstellt. Das reduziert unsere Reaktionszeit gegenüber den Kunden enorm.

Dipl.-Ing. (Architekt AKN) Jens Bartling
Vereidigter Gebäudeschätzer und Bausachverständiger VBD

Digitale Sprachverarbeitung verkürzt Reaktionszeiten erheblich

Nach Rückkehr ins Büro wurden die Kassetten an die jeweils zuständige Kollegin vom Schreibdienst verteilt und die Transkription begann. Jetzt, mit dem digitalen Diktat, stecken die Ingenieure ihre Philips Digital Pocket Memos in die Docking Station. Die Diktate sind damit im Diktatworkflow Philips SpeechExec Pro verfügbar und können von den vier Schreibkräften flexibel untereinander je nach Arbeitsauslastung verteilt werden. Auch der Versand der Sprachdateien noch von unterwegs per Mobilfunk ist möglich. Philips-Partner Hoffbauer hatte Bartling seinerzeit von der analogen in die digitale Welt begleitet und betreut das Unternehmen seitdem in allen Fragen der Sprachverarbeitung. Nils Bartling: „Mit der digitalen Sprachverarbeitung sind Gutachten heute wesentlich schneller erstellt. Das verkürzt in der Folge unsere Reaktionszeit gegenüber dem Kunden enorm.“ Der Ingenieur schätzt auch die Markierungsfunktion, über die sich Diktate im Workflow einfach priorisieren lassen.

Diktate unterwegs zwischen Büro und Home Office

Für die Schreibkräfte ist die Nachvollziehbarkeit ein großer Vorteil. Wenn Kassetten immer wieder überschrieben werden, kann man nicht – wie jetzt – im Zweifel noch einmal die vorige Version im Archiv nachhören. „Auch die Übersicht über den jeweiligen Status der Diktate ist sehr komfortabel“, so Office Assistant Maren Hein. „Man sieht, welche Schreibkraft gerade welches Diktat bearbeitet und kann flexibel per Mausklick umschichten. Das ist natürlich besonders dann immens wichtig, wenn wie derzeit auch vermehrt vom Home-Office gearbeitet wird.“ Über die verschiedenen Standorte hinweg können sich die Schreibkräfte damit über den Stand der zu erledigenden Tätigkeiten austauschen.

Optimale Lastverteilung durch Diktatworkflow

Hinzu kommt die im Vergleich zu den früheren Kassetten (die immer wieder überspielt wurden) deutlich bessere Tonqualität. Auch Nebengeräusche, wenn jemand etwa im Auto diktiert, werden gut herausgefiltert. Man sieht außerdem die Diktatlänge, wodurch sich die Schreibkräfte besser abstimmen können. Denn jeder Diktierende spricht unterschiedlich schnell und auch mehr oder weniger kompakt. Ein Diktat von Ingenieur A kann zum Beispiel, obwohl nur zehn Minuten lang, mehr Arbeit machen als die zwanzigminütige Aufnahme seines Kollegen. Dies wissen die Schreibkräfte, sehen es im Workflow und können sich die Arbeitslast auf Basis dieses Wissens optimal einteilen. Das Resultat wiederum: Gutachten, aber auch Freigaben der Angebote oder Rechnungen sind heute in deutlich kürzerer Zeit erstellt als noch vor Einführung des digitalen Diktats. Besonders in der „Hochsaison“ – für Sachverständige meist die Zeit der Elementarschäden (Hochwasser, Herbst- und Winterstürme) –, wenn das Diktatarbeitsaufkommen besonders hoch, kann die Sachverständigengemeinschaft Bartling damit ihren Ruf als schneller, agiler Dienstleister weiter festigen. 

Die Lösung

Mehr zufriedene Kunden

“Das Gerät eignet sich hervorragend für Berufsdetektive, weil es den berufsspezifischen Anforderungen gerecht wird und ein Qualitätsprodukt ist.“

Mag. Bernhard Maier, Inhaber des Detektivbüros BM-Investigations e.U.

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“Using the Philips devices gives the examiners the security of knowing that the examination results can be proven at any time, should they be disputed.“

Dr. Manuela Glaboniat, Managing Director and Academic Director, ÖSD

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“Ich diktiere und kurz darauf ist der Schriftsatz in meiner elektronischen Akte – eine Traumlösung, die wir uns so schon immer vorgestellt haben.“

Thorsten Ruppel, Fachanwalt für Arbeits- und Familienrecht, Wetzlar, Deutschland

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“Durch die flexiblen, niedrigen monatlichen Kosten beim Abomodell können wir die gesamte Bandbreite an Sprache-zu-Text-Services von Philips in Anspruch nehmen.“

Ulf Haumann, Rechtsanwalt in der Kanzlei Becker Haumann Gursky

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