L’efficacité bien au-delà du cabinet

Les faits

Le client
LANE, avocats et conseillers d’affaires inc., Montréal
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Partenaire Philips
Comdic
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La solution
Enregistreur vocal PocketMemo
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Application enregistreur vocal
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Logiciel de dictée et de transcription SpeechExec Pro
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Lorsque Me Bryan-Éric Lane a fondé en 2006 son cabinet d’avocats spécialisé en droit immobilier et en droit des affaires, LANE, avocats et conseillers d’affaires inc. (LANE), situé dans la région de Montréal, au Québec, il était alors le seul avocat du cabinet. Soucieux de développer rapidement son cabinet tout en voulant offrir un excellent service à ses clients, il a choisi la technologie vocale de Philips pour faciliter un flux de travail productif et soutenu par les outils de dictée et de transcription les plus efficaces du marché.

Avant le lancement de son propre cabinet, Me Lane était avocat au sein de l’un des plus grands cabinets du Canada, la firme Stikeman Elliott, s.e.n.c.r.l. À cette époque, il dictait alors sur des enregistreurs analogiques avec cassettes ou encore écrivait lui-même ses propres documents, ce qui réduisait sa productivité. Les enregistreurs analogiques avec cassettes nécessitaient qu’il inscrive à la main le contenu de sa dictée directement sur les cassettes et qu’il les remette ensuite physiquement à du personnel de soutien qui en assurait la transcription, ce qui s’avérait particulièrement inefficace s’il voulait dicter lorsqu’il était à l’extérieur du cabinet. Le fait de devoir écrire lui-même ses propres documents lui prenait un certain temps et ne constituait pas le meilleur usage de ses habiletés, dit-il.

Maintenant que son cabinet compte quatre avocats et avocates et qu’il continue sa croissance, Me Lane continue d’utiliser la technologie vocale pour optimiser sa productivité. Il utilise plus particulièrement les enregistreurs portables Philips PocketMemo 8000 pour la dictée, la dernière version du logiciel de reconnaissance vocale Dragon NaturallySpeaking (version professionnelle) pour notamment la rédaction de courriels, l’application enregistreur de Philips pour un échange sécurisé des dictées et des documents sur les appareils mobiles, ainsi que le logiciel Philips SpeechExec Pro pour une gestion complète de son flux de travail.

Ces outils permettent aux avocats et avocates de la firme LANE d’utiliser la technologie vocale en toute sécurité à l’intérieur du cabinet comme à l’extérieur pour créer des documents et partager de l’information, permettant à ceux-ci de sauver plusieurs heures à chaque semaine et ainsi d’améliorer leur efficacité et leur service à la clientèle.

« L’industrie des services juridiques évolue, explique Me Lane. Elle est plus concurrentielle qu’il y a 30 ans, voire même qu’il y a 10 ans. C’est pourquoi les cabinets d’avocats doivent trouver le moyen d’intégrer les nouvelles technologues à leur pratique et de travailler en équipe de manière plus efficace. L’utilisation de la technologie Philips nous a aidé en ce sens. »

Pourquoi l’intégration de la technologie vocale numérique ?

Quand Me Lane a ouvert son cabinet, le choix de la dictée n’était pas qu’une question de productivité ; il pensait également qu’il pourrait être globalement plus efficace en déléguant la transcription de dictées à du personnel de soutien.

« Si je passe deux, trois heures, voire plus, à saisir un document, c’est autant d’énergie et de temps en moins à consacrer à faire de l’analyse juridique, beaucoup plus utile, que je peux faire dans le cadre de nos dossiers pour nos clients », explique Me Lane. Grâce à la technologie vocale, Me Lane peut souvent rédiger une lettre ou un document de plusieurs pages en dictant pendant 20 à 30 minutes, puis passer le même temps à le finaliser, une fois le document a été transcrit par du personnel de soutien. « Ça me laisse parfois au moins une heure, parfois plus, pour me permettre de me consacrer à des tâches où je peux mettre davantage à contribution et en avant-plan mes aptitudes juridiques, ou encore pouvoir faire avancer d’autres dossiers. »

Avant de choisir sa solution de dictées numérique, Me Lane s’est fait conseiller par son fournisseur de technologie vocale et partenaire Philips agréé, Comdic, à Ville-Saint-Laurent, au Québec. Après avoir étudié les options disponibles, il a choisi Philips pour sa qualité, ses fonctionnalités et son design. Les appareils et le logiciel étaient si intuitifs et simples d’utilisation que les autres avocats et le personnel de soutien n’ont eu besoin d’aucune formation après la mise en place du système de dictées et la formation initiale.

Depuis, Me Lane a intégré la dictée pour bien plus que la simple création de documents. En tant que dirigeant de son cabinet, il doit déléguer des tâches au personnel de soutien ou encore transmettre des instructions à ses collègues avocats et avocates concernant le cours des dossiers du cabinet. Au lieu de devoir écrire un courriel, Me Lane dicte souvent des mémos vocaux avec son application enregistreur Philips pour iPhone quand il est en déplacement et les transfère par courriel en toute sécurité aux membres de l’équipe concernés et parfois même à un avocat adverse, ou encore à un autre intervenant du dossier, et parfois même le client.

« Je peux partager et transmettre beaucoup plus d’informations en moins de temps », explique Me Lane. « Les membres de mon équipe reçoivent mon mémo vocal et n’ont qu’à écouter son contenu, ce qui leur permet, à mon avis, de pouvoir comprendre mes instructions beaucoup plus facilement que par l’entremise d’un courriel. » Me Lane ajoute également que « la technologie vocale simplifie et encourage le travail d’équipe du cabinet, une valeur très importante pour notre firme, et nous aide à réduire le temps total consacré sur une tâche par tous les membres l’équipe, ce qui nous rend plus efficaces globalement. Cela bénéficie non seulement à notre firme, mais également à nos clients. »

Je recommande la technologie vocale à tous les avocats et avocates que je connais. La dictée numérique et les logiciels de reconnaissance vocale me permettent de me concentrer sur des tâches beaucoup plus importantes où je peux mettre à profit mes aptitudes de juriste, notamment l’analyse juridique. Ces outils me rendent plus efficace, plus productif et plus performant et je pense qu’ils permettraient à mes consoeurs et confrères de l’être également.

Bryan-Éric Lane
Fondateur de LANE, avocats et conseillers d’affaires inc.

L’efficacité au-delà du cabinet

La possibilité de rédiger des documents plus rapidement grâce à la dictée et à la transcription a aidé LANE à offrir un niveau de service à la clientèle dépassant les attentes des clients pour un cabinet-boutique de notre taille, explique Me Lane. Par exemple, un client l’a récemment appelé pour une urgence juridique et avait besoin d’une lettre immédiatement. Pa l’entremise de son appareil son iPhone, Me Lane a dicté la lettre en question alors qu’il était en déplacement vers le centre-ville de Montréal et a transmis le fichier à un membre de son équipe de soutien depuis l’application de dictée dans SpeechExec. Environ une heure après l’appel du client, le projet de lettre était transcrit et transmis au client.

Une autre fois, alors que Me Lane était en vacances en Nouvelle-Zélande, il a pu répondre à la demande urgente d’un client grâce à la mobilité de l’application enregistreur Philips intégrée au système de gestion du flux de travail SpeechExec Pro du cabinet.

« Ce ne sont que quelques exemples de la façon dont nous utilisons la technologie vocale mobile et le travail d’équipe pour améliorer nos performances », explique Me Lane. « Nous pouvons proposer un meilleur service, plus rapidement, et peu importe où que nous soyons. »

Les informations des clients étant confidentielles, Me Lane et les autres avocats doivent donc s’assurer que les informations échangées en ligne, y compris les fichiers de dictée, sont bien protégées. L’application enregistreur Philips sécurisée pour iPhone, Android et Blackberry offre une capacité de cryptage de fichier 256 bits et une excellente intégration au système de gestion du flux de travail SpeechExec. En outre, l’application elle-même peut être verrouillée par un code PIN pour encore plus de sécurité.

Une productivité accrue en moins de temps

Bien que la firme LANE continue de croître et compte de plus en plus de professionnels et d’employés, un ingrédient essentiel ne changera jamais : la technologie vocale. Après avoir utilisé ces outils pour aider le cabinet à créer davantage de documents et saisir davantage d’informations plus rapidement pendant plusieurs années, Me Lane indique qu’il ne reviendrait pour rien au monde à la saisie manuelle des documents par les avocats du cabinet.

« Je recommande la technologie vocale à tous les avocats et avocates que je connais », explique-t-il. « La dictée numérique et les logiciels de reconnaissance vocale me permettent de me concentrer sur des tâches beaucoup plus importantes où je peux mettre à profit mes aptitudes de juriste, notamment l’analyse juridique. Ces outils me rendent plus efficace, plus productif et plus performant et je pense qu’ils permettraient à mes consoeurs et confrères de l’être également. »

La solution

Plus de clients satisfaits

“Le gros avantage du nouveau système est que le logiciel et les fichiers de dictée se trouvent tous sur un serveur central Citrix. Il peut être mis à jour quasi instantanément, où que les médecins et secrétaires se trouvent.“

Jesper Pedersen, Hôpitaux Aleris-Hamlet, Danemark

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“Globalement, mon travail a été nettement simplifié grâce à l’utilisation des solutions de dictée Philips. Mes clients bénéficient avant tout de temps de réponses plus rapides !“

Ingo Bischof, IVAM GmbH, Autriche

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“Philips voice solutions allow us to transfer recordings to the cloud so our staff can access them anywhere at any time.“

Tim Deschene, Département de Police de Waite Park, Minnesota, États-Unis

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“L'équipe a déjà fait la transition depuis les appareils antérieurs vers Philips SpeechLive. Cela s'est fait en douceur et sans tracas. Nous attribuons un 10/10.“

Richard Smith, Fifield Glyn, Royaume-Uni

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