L’efficacité bien au-delà du cabinet

Les faits

Le client
LANE, avocats et conseillers d’affaires inc., Montréal
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Partenaire Philips
Comdic
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La solution
Enregistreur vocal PocketMemo
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Application enregistreur vocal
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Logiciel de dictée et de transcription SpeechExec Pro
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Lorsque Bryan-Eric Lane a fondé son cabinet d’avocats en droit immobilier et des affaires à Montréal, Québec, Lawyers and Business Advisors Inc. (LANE), en 2006, il était le seul avocat du cabinet. Soucieux de développer rapidement le cabinet tout en continuant à proposer un excellent service à ses clients, il a choisi la technologie vocale de Philips pour faciliter un flux de travail productif soutenu par les outils de dictée et de transcription les plus efficaces du marché. 

 

Avant le lancement de son propre cabinet, M. Lane était avocat dans l’un des plus grands cabinets du Canada, Stikeman Elliott LLP. Il dictait alors sur des enregistreurs analogiques ou saisissait ses propres documents, ce qui réduisait sa productivité. Les bandes analogiques nécessitaient de noter à la main le contenu des cassettes et de les remettre physiquement à un transcripteur pour transcription, ce qui s’avérait particulièrement inefficace pour les dictées réalisées hors du cabinet. La saisie perturbait également son flux de travail et ne lui permettait pas d’exploiter au mieux ses compétences, ce qui est toujours le cas.  

Maintenant que son cabinet compte quatre avocats et poursuit son développement, M. Lane continue d’utiliser la technologie vocale pour optimiser la productivité. Il utilise plus particulièrement les enregistreurs portables Philips PocketMemo 8000 pour la dictée, la dernière version du logiciel de reconnaissance vocale Dragon NaturallySpeaking (version professionnelle) pour les transcriptions et les e-mails de petite taille, l’application enregistreur Philips pour un échange sûr des dictées et des documents sur les appareils mobiles, et le logiciel Philips SpeechExec Pro pour une gestion complète du flux de travail.

Ces outils permettent à LANE d’utiliser la technologie vocale en toute sécurité à l’intérieur du cabinet comme à l’extérieur, pour créer des documents et partager des informations importantes, en faisant gagner chaque semaine un temps précieux aux avocats et améliorant le service aux clients et l’efficacité.

« Notre cabinet évolue, explique M. Lane. Il est plus concurrentiel qu’il y a 30 ans, voire même qu’il y a 10 ans, c’est pourquoi les cabinets d’avocats doivent trouver le moyen d’apprendre et de travailler en équipe de manière plus efficace. L’utilisation de la technologie Philips nous a aidé en ce sens. »

Je recommande la technologie vocale à tous les avocats que je connais. La dictée me permet de me concentrer sur les tâches importantes et les analyses juridiques. Ça me rend plus efficace et je pense que ça les aiderait également à l’être.

Bryan-Eric Lane
Fondateur de Lawyers and Business Advisors Inc.

 

L’expérience conduit à la technologie vocale numérique

Quand M. Lane a ouvert son cabinet, le choix de la dictée n’était pas qu’une question de productivité — il pensait également qu’il pourrait être globalement plus efficace en déléguant la saisie à un transcripteur.

« Si je passe deux, trois heures, voire plus, à saisir un document, c’est autant d’énergie en moins à consacrer à l’analyse juridique précieuse que je peux proposer à mes clients », explique M. Lane. Grâce à la technologie vocale, M. Lane peut souvent élaborer une lettre ou un document de plusieurs pages en dictant pendant 20 à 30 minutes, puis passer le même temps à le finaliser au besoin, une fois qu’il a été transcrit par un transcripteur. « Ça me laisse parfois au moins une heure, parfois même une heure et demi voire plus de temps pour utiliser mes capacités d’analyse ou travailler sur d’autres dossiers. »

M. Lane ajoute également que « la technologie vocale simplifie et encourage le travail d’équipe du cabinet, ce qui est très important. Non seulement elle permet de réduire le temps total passé sur les tâches de tous les membres du cabinet, ce qui les rend plus efficaces, mais elle profite également aux clients. »

Avant de choisir sa solution, M. Lane a demandé conseil à son fournisseur de technologie vocale et partenaire Philips agréé, Comdic, à Saint-Laurent, Québec. Après avoir étudié les options disponibles, il a choisi Philips pour sa qualité, ses fonctionnalités et son design. Les appareils et le logiciel étaient si intuitifs et simples d’utilisation que les autres avocats et transcripteurs n’ont eu besoin d’aucune formation après la mise en œuvre.

Depuis, M. Lane a intégré la dictée pour bien plus que la simple création de documents. En tant que partenaire dirigeant de son cabinet, il doit déléguer des tâches aux transcripteurs ou rappeler aux autres avocats les activités ou les affaires des clients. Au lieu de taper un e-mail, M. Lane dicte un mémo vocal dans son application enregistreur Philips pour iPhone quand il est en déplacement, et le transfère en toute sécurité au transcripteur ou au confrère concerné, parfois même aux avocats de la partie averse.

« Je peux fournir bien plus d’informations en moins de temps », explique M. Lane. « Les membres de l’équipe de LANE reçoivent mon mémo vocal et ont juste à écouter ce que je dis, ce qui est bien plus clair qu’un e-mail, à mon avis. » Il ajoute que la « technologie vocale simplifie et encourage le travail d’équipe du cabinet, ce qui est très important. Ça nous rend beaucoup plus efficaces, ce qui profite également à nos clients. »

L’efficacité au-delà du cabinet

La possibilité de créer des documents plus rapidement grâce à la dictée et à la transcription a aidé LANE à proposer un service dépassant les attentes des clients d’un cabinet de cette taille, explique M. Lane. Par exemple, un client l’a récemment appelé pour une urgence juridique et avait besoin d’une lettre immédiatement. Depuis son iPhone, M. Lane a dicté la lettre en se rendant de son cabinet en banlieue au centre-ville de Montréal et a envoyé le fichier à son transcripteur depuis l’application de dictée dans SpeechExec. Environ une heure après l’appel, le projet de lettre était remis au client. 

Une autre fois, M. Lane était en vacances à l’autre bout du monde, en Nouvelle-Zélande, et il a pu répondre à la demande urgente d’un client grâce à la mobilité de l’application enregistreur Philips intégrée au système de gestion du flux de travail SpeechExec Pro du cabinet.
« Ce ne sont que quelques exemples de la façon dont nous utilisons la technologie vocale mobile et le travail d’équipe pour améliorer nos performances », explique M. Lane. « Nous pouvons proposer un meilleur service, plus rapidement, où que nous soyons. »

Les informations des clients sont confidentielles, M. Lane et les autres avocats doivent donc s’assurer que les informations échangées en ligne, y compris les fichiers de dictée, sont bien protégées. L’application enregistreur Philips sécurisée pour iPhone, Android et Blackberry offre une capacité de cryptage de fichier 256 bits et une excellente intégration au système de gestion du flux de travail SpeechExec. En outre, l’application elle-même peut être verrouillée par un code PIN pour encore plus de sécurité.

Une productivité accrue en moins de temps

Bien que Lane Legal continue à se développer et compte de plus en plus d’employés, un ingrédient essentiel ne changera jamais : la technologie vocale. Après avoir utilisé ces outils pour aider le cabinet à créer davantage de documents et capturer davantage d’informations plus rapidement pendant plusieurs années, M. Lane indique qu’il ne reviendrait pour rien au monde à la saisie.

« Je recommande la technologie vocale à tous les avocats que je connais », explique-t-il. « La dictée me permet de me concentrer sur les tâches importantes et les analyses juridiques. Ça me rend plus efficace et je pense que ça les aiderait également à l’être. »

La solution

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