Einheitliches Diktiersystem für alle Krankenhäuser

Die Fakten

Der Kunde
Aleris-Hamlet-Krankenhaus, Dänemark
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Philips-Partner
Globe Systems
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Die Lösung
Diktier- und Transkriptionssoftware SpeechExec Enterprise
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SpeechMike Premium Diktiermikrofon
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Fußschalter
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Aleris-Hamlet Hospitaler ist als einer der führenden Privatanbieter im skandinavischen Gesundheitssektor in Schweden, Norwegen und Dänemark aktiv. Das Unternehmen beschäftigt 10.000 Mitarbeiter in vier Bereichen: Gesundheitsversorgung, Diagnostik, Altenpflege und Psychiatrie. 

Aleris-Hamlet betreibt in Dänemark fünf Krankenhäuser mit elf zusätzlichen Standorten und verzeichnet ein enormes Wachstum, unter anderem durch die Übernahme und Fusion mehrerer Krankenhäuser. In jedem Krankenhaus wurde ein eigenes System für den Umgang mit elektronischen Patientenakten und das Diktieren eingesetzt. Das Diktiersystem, das Aleris-Hamlet früher verwendete, konnte mit den sich aus dem Wachstum ergebenden Anforderungen nicht Schritt halten. Das alles führte zu Problemen mit der unternehmensweiten digitalen Infrastruktur. Da die Ärzte, die Sekretariatsmitarbeiter und das IT-Personal immer mehr mit geringerer Flexibilität und höherem Verwaltungsaufwand im Arbeitsalltag zu kämpfen hatten, musste Aleris-Hamlet handeln. Die Situation wurde durch die Unternehmensarchitektur verschärft – mit Mitarbeitern, die in verschiedenen Krankenhäusern arbeiteten und daher viele Systeme nebeneinander beherrschen mussten.

Jesper Pedersen, IT-Chef bei Aleris-Hamlet, setzte auf eine einheitliche Lösung, die hinsichtlich der internen Ressourcen effizienter ist, die für ein besseres Benutzererlebnis sorgt und die den zukünftigen Anforderungen an die Sicherheit von Patientendaten gewachsen ist.

Jesper Pedersen, IT-Chef

Das neue System hat den großen Vorteil, dass sich die Software und die Diktatdateien auf einem zentralen Citrix-Server befinden. Es ist beinahe sofort aktualisierbar, und es spielt keine Rolle, wo sich unsere Ärzte oder Schreibkräfte gerade befinden.

Jesper Pedersen
IT-Chef

Einheitliches System

Aleris-Hamlet stellte eine Liste mit Anforderungen und Wünschen für die Unterstützung seines Diktiersystems auf. Eine der Hauptanforderungen bestand darin, dass das System auf mehreren Servern nebeneinander ausführbar ist, da bis dahin jedes Krankenhaus eine eigene Plattform hatte.

Das System sollte die Ärzte in die Lage versetzen, in verschiedenen Krankenhäusern zu diktieren. Bei der Sicherheit durften keine Kompromisse gemacht werden, aber das Benutzererlebnis sollte auch nicht beeinträchtigt werden. Aus diesen Gründen entschied sich Aleris-Hamlet dafür, das System mit Active Directory in die Benutzerdatenbank zu integrieren und für jedes Diktat eine automatische Sicherung durchzuführen.

Die Mitarbeiter sollten in der Lage sein, während der Bereitstellung des neuen Systems weiter Diktate aufzunehmen. Für den Anbieter bedeutete das, dass die Installation stufenweise erfolgen musste, damit die Ärzte, Sekretariatsmitarbeiter und das technische Personal ohne Beeinträchtigung weiterarbeiten konnten.

Aleris-Hamlet erhielt von drei Anbietern in Dänemark einen Proof of Concept mit anschließendem Kostenvoranschlag und damit verschiedene Vorschläge für die optimale Lösung für ihre Anforderungen.

Flexiblere Diktierlösung

Schnell war den Verantwortlichen klar, dass Philips sowohl hinsichtlich der Software als auch in Bezug auf die Diktierausrüstung der beste Anbieter war. Einer der Hauptgründe dafür war, dass das professionelle serverbasierte Diktiersystem Philips SpeechExec Enterprise auf allen Ebenen flexibel ist. Es erfüllte alle von Aleris-Hamlet vorab formulierten Anforderungen.

Beim Diktiergerät entschied sich Aleris-Hamlet für das Philips SpeechMike Premium. Dieses übertrifft nicht nur seinen Vorgänger in Sachen Klangqualität, sondern es bietet auch die bewährte und den Mitarbeitern gut vertraute ergonomische Schiebeschaltersteuerung, die das Handling beim Diktieren insgesamt optimiert.

„Die Klangqualität der neuen Diktiergeräte ist deutlich besser als die der alten. Das vereinfacht die Transkription der Diktate unseres medizinischen Personals im Sekretariat“, berichtet Annie Sneftrup, Funktionsleiterin für die Sekretariatsmitarbeiter bei Aleris-Hamlet in Aarhus.

Die Transkriptionsausrüstung der Sekretariatsmitarbeiter wurde ebenfalls modernisiert und auf die Diktateinheiten und in die Diktiersoftware abgestimmt. Im Rahmen des reibungslosen Umstiegs erhielten die Schreibkräfte brandneue Philips Fußschalter, deren Konfiguration identisch mit der der früheren Produkte ist. Dadurch gewöhnten sich die Schreibkräfte schnell an das neue System und konnten von Anfang an effektiv damit arbeiten.

Besonderes Augenmerk auf Zusammenarbeit und Einbeziehung der Benutzer

Mit der Bereitstellung der Serviceleistungen für die Philips Diktierlösung wurde Globe Systems beauftragt. Aleris-Hamlet und Patrick Figgé, Projektkoordinator bei Globe Systems, entwickelten einen Projektplan, der die Basis für die zukünftige Zusammenarbeit und Wartung bildet. Einer der Kernpunkte dieses Plans bestand darin, den Endbenutzern die Gelegenheit zu geben, die Produkte auszuprobieren und ihre Ideen und Bedenken auszutauschen. Sie erhielten damit eine Plattform, über die sie sich an der Entwicklung ihres Diktiersystems beteiligen konnten. Nachdem das von den Benutzern mitgestaltete System durch die Unternehmensleitung genehmigt wurde, wurde mit der Bereitstellung in den Krankenhäusern begonnen.

„Für uns war entscheidend, dass sich unser Anbieter mühelos und flexibel auf unsere Situation einstellen konnte. Das heißt, er musste schnell handeln und Lösungen versiert bereitstellen können, ohne dabei die Zusammenarbeit zu kurz kommen zu lassen“, erläutert Jesper Pedersen. „Die Entscheidung für Globe Systems ist uns leichtgefallen. Das Unternehmen hat dank seiner profunden Kenntnisse sowohl bei Diktiergeräten als auch bei abstrakten Softwarelösungen alle unsere Erwartungen erfüllt.“

Die Entscheidung für Globe Systems ist uns leichtgefallen. Das Unternehmen hat dank seiner profunden Kenntnisse sowohl bei Diktiergeräten als auch bei abstrakten Softwarelösungen alle unsere Erwartungen erfüllt.

Jesper Pedersen
IT-Chef

Zukunftssicheres System

Um den Mitarbeitern die Umstellung zu erleichtern, erarbeiteten Aleris-Hamlet und Globe Systems ein ausführliches Handbuch für Ärzte und Schreibkräfte, das die vielen Funktionen von Philips SpeechExec Enterprise anschaulich beschreibt.

„Dass unsere Zusammenarbeit mit Aleris-Hamlet so erfolgreich ist, liegt an unseren gemeinsamen Werten. So ist es beispielsweise unser gemeinsames Ziel, das Diktieren für alle Endbenutzer möglichst einfach zu gestalten“, erklärt Patrick Figgé. „Wir haben von Anfang an einem Strang gezogen. Das hat uns geholfen, erfolgreich die richtige Diktierlösung für die Mitarbeiter zu finden, und es bildet das Fundament dafür, dass wir auch weiterhin gemeinsam die notwendigen Anpassungen vornehmen können. Aleris-Hamlet wird weiter wachsen, und es ist wichtig, dass das Diktiersystem unseres Kunden mit dieser Entwicklung Schritt halten kann.“

Im Rahmen dieses Auftrags wird sich Globe Systems weiter um die Optimierung des Diktiersystems für die Anforderungen von Aleris-Hamlet kümmern. So ist sichergestellt, dass die Philips SpeechExec Enterprise-Lösung bei Aleris-Hamlet stets aktuell, flexibel und auf die Ärzte und Schreibkräfte zugeschnitten bleibt.

Universelle Lösung

„Das neue System hat den großen Vorteil, dass sich die Software und die Diktatdateien auf einem zentralen Citrix-Server befinden. Es ist beinahe sofort aktualisierbar, und es spielt keine Rolle, wo sich unsere Ärzte oder Schreibkräfte gerade befinden. Sie können jederzeit auf das System zugreifen“, freut sich Jesper Pedersen. „Die Ärzte geben beim Diktieren die entsprechenden Patientendaten ein, und unsere Sekretariatsmitarbeiter können sofort sehen, in welchem Fachbereich die meisten Diktate noch nicht transkribiert sind und ob es Diktate mit hoher Priorität gibt. Dadurch wissen wir stets, was gerade am wichtigsten ist, und können die Arbeit entsprechend verteilen. So garantieren wir, dass unsere Patienten einen besseren, schnelleren und gezielteren Service erhalten.“

Ein weiterer Grund für die Entscheidung zugunsten von Globe Systems war die Tatsache, dass sich das Unternehmen einen Namen als führender Anbieter von Headset-Lösungen in Skandinavien gemacht hat. Um von dieser Erfahrung zu profitieren, entschied sich Aleris-Hamlet, einen Teil seiner vorhandenen Headsets durch neue drahtlose Modelle zu ersetzen, mit denen die Sekretariatsmitarbeiter sowohl Diktate transkribieren als auch Anrufe entgegennehmen können, was vorher nicht möglich gewesen war. Das hilft, die Arbeitsabläufe zu vereinfachen und in einer Reihe von Kernbereichen die Effizienz zu verbessern.

Direkter Draht zu Philips

Auch wenn das neue integrierte System voll und ganz den aktuellen Bedürfnissen gerecht wird, muss es in der Lage sein, mit dem künftigen Wachstum von Aleris-Hamlet durch Übernahmen und Fusionen Schritt zu halten und sich ständig weiterzuentwickeln. Philips SpeechExec Enterprise erfüllt diese Anforderung bestens, und Globe Systems wird die nahtlose Bereitstellung der fortlaufenden Aktualisierungen für die Endbenutzer in den Krankenhäusern weiter begleiten. Wenn Aleris-Hamlet wächst, ist das Diktiersystem bereit und in der Lage mitzuwachsen.

Aleris-Hamlet wird Globe Systems regelmäßig Feedback dazu geben, wie seine Mitarbeiter die Diktierlösungen bei ihrer Arbeit einsetzen. Globe Systems arbeitet direkt mit Speech Processing Solutions zusammen, dem Unternehmen, das hinter der Marke Philips Diktierlösungen steht. Auf diese Weise erhält der Anbieter der Philips Diktierlösung ständig Rücklauf vom Kunden und kann so einen dauerhaft hohen Standard bei der Herstellung und Entwicklung von Diktierlösungen mit maximaler Einbindung des Kunden und zu dessen maximalem Vorteil garantieren – eine Herangehensweise, die Speech Processing Solutions bei dieser Art von Projekten häufig verfolgt.

Die Lösung

Mehr zufriedene Kunden

“Innerhalb von 24 Stunden erhielt ich ein Word-Dokument meiner Besprechungsprotokolle… Wie Sie sich vorstellen können, konnten wir dadurch wertvolle Arbeitszeit einsparen.“

Gordon McAlpine, The Sales Club, Berkshire, Großbritannien

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“Insgesamt ist meine Arbeit durch den Einsatz der Philips-Diktierlösungen wesentlich einfacher geworden. Meine Kunden profitieren vor allem von der schnelleren Reaktionszeit!“

Ingo Bischof, IVAM GmbH, Österreich

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“Jedem Anwalt, den ich kenne, empfehle ich den Umstieg auf Sprachtechnologie. Durch das Diktieren habe ich mehr Zeit für wertschöpfende und wichtige Aufgaben und rechtliche Analysen. Ich bin dadurch effizienter geworden und denke, dass das anderen auch so gehen würde.“

Bryan-Eric Lane, Gründer von LANE, avocats et conseillers d’affaires inc., Montreal

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“Mein Hirn schaltet nicht einfach ab, wenn ich das Büro um 17 Uhr verlasse. Jetzt diktiere ich einfach alles in mein Telefon und drücke auf 'Senden' und schon bin ich fertig!“

Mads Poulsen, JENSEN | NEUGEBAUER Advokater, Dänemark

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