Diktieren bei Wind und Wetter

Auf dem Dach mit Papier und Stift hantieren? Besser nicht!

Die IngenieurInnen nehmen vor Ort Informationen auf, um daraus später Gutachten zu erstellen. Weil es viel zu mühsam ist, dafür im Regen und auf dem Dach stehend mit Papier und Stift zu hantieren, sind digitale Diktiergeräte ein ideales Hilfsmittel. Klaus Hafer diktiert bereits während des Termins, seine Kollegin Sina Muskalla etwa macht sich eher Stichpunkte und zeichnet diese nach dem Termin in Ruhe auf. Die Diktate wandeln die Schreibkräfte im Büro später in Gutachten um. Auch E-Mails, Zustandsberichte und weitere Schriftstücke erstellen die IngenieurInnen heute zum Großteil nicht mehr selbst durch Tippen, sondern sprechen sie einfach. Allein bei Geschäftsführer Klaus Hafer kommen rund zehn Diktate am Tag zusammen. 

Robuste Technik sicher verschlüsselt

Dumm nur, wenn die Geräte Kälte, Schmutz und Erschütterungen nicht gut vertragen. So manches Diktat ging früher verloren, nur weil das Gerät in den Schlamm fiel oder aus anderen Gründen defekt ging. „Wir behandeln die Diktiergeräte nicht pfleglich, sie werden auf der Baustelle hingelegt, fallen auch einmal herunter“, gibt Klaus Hafer unumwunden zu. Für die Kölner war dies der Ausschlag, den Hersteller zu wechseln. Über den langjährigen Bürobedarfslieferanten entstand ein Kontakt zum Philips-Partner WMC, der die neue Diktiertechnologie im Jahr 2016 installierte: fünf mobile Diktiergeräte DPM8000, Schreib­arbeitsplätze und die Diktierverwaltungs-Software SpeechExec Pro. Die in den Diktiergeräten enthaltenen SD-Karten bieten ein zusätzliches Plus an Datensicherheit: Sollte das Diktiergerät in fremde Hände gelangen, sind alle Diktate auf der SD-Karte PIN-verschlüsselt und können nicht abgehört oder ausgelesen werden. 

Persönliche Betreuung durch Philips-Partner 

Die vor Ort aufgenommenen Diktate werden im Büro per Dockingstation an den sogenannten Workflow übergeben, der automatisiert die Dokumentenerstellung steuert. Die Experten von WMC haben in der Software eine lockere Zuordnung von Schreibkraft zu Diktant implementiert, was mit dem Workflow des früheren Herstellers nicht möglich war. Größtenteils jedoch teilen sich die Schreibkräfte die Arbeit je nach Aufwand untereinander flexibel auf. Gutachten und sonstige Schriftstücke sind dadurch wesentlich schneller und einfacher als früher fertig gestellt. „Die Installation des Systems war wirklich sehr einfach“, berichtet Klaus Hafer und lobt auch den ständigen Support von WMC: „Bei telefonischen Anfragen bekommen wir umgehend einen Rückruf. Für kleine Arbeiten wie etwa das Einrichten zusätzlicher Arbeitsplätze muss niemand bei uns aufschlagen, sondern dies wird remote geregelt.“