Idée ingénieuse et action efficace

Les faits

Le client
JENSEN | NEUGEBAUER Advokater, Copenhague, Danemark
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Partenaire Philips
sommer-as
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La solution
Enregistreur vocal PocketMemo
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SpeechLive solution de dictée sur le cloud
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Les avocats JENSEN | NEUGEBAUER sont spécialisés dans le droit des assurances, la responsabilité civile, le droit de la mer et du transport. Leur clientèle se compose de nombreuses organisations professionnelles et de personnes privées avec diverses demandes et attentes quand il s’agit de travailler sur une affaire de droit. C’est pourquoi la concentration, la souplesse, l’efficacité ainsi que des communications fiables et sécurisées contribuent fortement à leur réussite. 


Le choix de la solution de dictée, tant le logiciel que l’appareil d’enregistrement, joue clairement un rôle important dans l’optimisation du flux de travail interne. Après avoir évalué les besoins exacts de JENSEN | NEUGEBAUER, une solution de dictée parfaitement adaptée et performante a été mise en œuvre par sommer-as, distributeur certifié de solutions de dictée Philips.

Une nouvelle façon de travailler

« Je ne sais pas exactement pourquoi, mais je préfère cet appareil » dit M. Mads Poulsen, partenaire chez JENSEN | NEUGEBAUER Advokater.

Dans sa routine quotidienne, JENSEN | NEUGEBAUER utilise la dictée pour des petits messages, des e-mails et de longues descriptions de cas. Bien que cela soit considéré comme une méthode de travail traditionnelle, cela fait gagner du temps car tout le monde dans l’entreprise se concentre mieux sur sa mission principale.

« Une fois que l’on s’est habitué à dicter, c’est bien plus rapide que d’écrire soi-même. Même si vous tapez vite, vous ne serez jamais aussi rapide qu’une vraie dactylo » affirme Mads Poulsen. « Se passer de la dictée et écrire par soi-même entraîne une augmentation des coûts pour les clients » ajoute M. Poulsen.

Opter pour la bonne solution

Opter pour la dictée comme méthode de travail a donc été facile pour le cabinet d’avocats. En optimisant son flux de travail interne, JENSEN | NEUGEBAUER voulait être certain de sélectionner la solution optimale. Une solution où l’efficacité ne se limite pas à l’intérieur du bureau.

La nouvelle application cloud Philips SpeechLive, utilisée de concert avec l’enregistreur vocal portatif Pocket Memo et un smartphone, permet de dépasser les contraintes physiques du bureau et autorise une journée de travail nettement plus souple. Mads Poulsen souligne « Mon cerveau ne cesse pas de fonctionner quand je quitte le bureau. Je pense souvent à des choses ou j’ai des idées. Je les aurais auparavant notées sur mon agenda ou je me serais envoyé un e-mail ». Je peux maintenant dicter simplement toutes mes idées sur mon téléphone, j’appuie sur ‘envoyer’ et c’est fait ! » 

Christina Neugebauer, autre partenaire de JENSEN | NEUGEBAUER, explique comment la dictée fournit l’opportunité d’améliorer la communication interne au bureau. « Au lieu d’écrire un post-it laconique à la secrétaire, vous pouvez-être très sympa et plus personnel dans un message dicté ». 

Mon cerveau ne cesse pas de fonctionner quand je quitte le bureau. Je peux maintenant dicter simplement toutes mes idées sur mon téléphone, j’appuie sur 'envoyer' et c’est fait !

Mads Poulsen
Partenaire de JENSEN | NEUGEBAUER Advokater

Christina Neugebauer et Mads Poulsen, partenaires de JENSEN | NEUGEBAUER Advokater

Philips Pocket Memo 8000

Le nouvel enregistreur vocal Pocket Memo fonctionne très simplement. C’est la dernière technologie de Philips, et le design métallique avec le grand écran couleur donne à l’appareil un aspect et un toucher très qualitatifs.

« Il tient parfaitement dans la main, même pour des utilisations prolongées et il n’est quasiment jamais à court de batterie. La matériel est d’une qualité fantastique » dit Mme. Neugebauer. « Une fois que vous avez appris à dicter, cet appareil devient votre meilleur allié » ajoute-t-elle avec enthousiasme.

Pas de contraintes dans notre façon de travailler

La véritable innovation dans ce cas est SpeechLive. Être en mesure de rattraper la charge de travail, durant ce qui n’était auparavant que du temps d’attente, est le principal gain de temps pour Christina Neugebauer et Mads Poulsen.

« C’est super pratique. Par exemple, lorsque vous êtes assis à l’aéroport à éplucher encore et toujours le même journal, ou quand vous attendez dans la voiture que votre fils termine son entraînement de hockey, il vous suffit de prendre votre téléphone pour exploiter ce temps. Cela vous donne aussi l’opportunité de travailler alors que vous êtes en voyage d’affaires dans le sud de l’Italie. Avec cette solution, vous pouvez rester à jour et réduire votre charge de travail. Être assis au soleil avec un bloc-notes et mon téléphone, et travailler en dehors du bureau s’avère aussi très agréable et diminue le stress » ajoute M. Poulsen avec le sourire. 

C’est super pratique. Par exemple, lorsque vous êtes assis à l’aéroport à éplucher encore et toujours le même journal, ou quand vous attendez dans la voiture que votre fils termine son entraînement de hockey, il vous suffit de prendre votre téléphone pour exploiter ce temps.

Mads Poulsen
Partenaire de JENSEN | NEUGEBAUER Advokater

Suivre l’évolution des besoins

Les besoins des métiers juridiques ont changé et la technologie doit s’y adapter. Patrick Figgé, Project manager chez sommer-as, travaille sur le secteur de la dictée depuis plusieurs années et il reconnaît l’évolution des conditions. 

« Souvent en déplacement hors du bureau et chez des clients,l’avocat moderne dicte en route et envoie immédiatement les fichiers à sa secrétaire. Cela exige une nouvelle approche et notre solution avec JENSEN | NEUGEBAUER Advokater a vraiment incarné cette nouvelle façon de travailler » explique Patrick Figgé.

Un parfait exemple est la possibilité de transcrire plusieurs dictées simultanément, en les envoyant à plusieurs secrétaires. Christina Neugebauer apprécie beaucoup cette fonction : « Rien que ce matin, j’ai envoyé quatre dictées aux secrétaires et elles sont en train de les transcrire en ce moment même ». 

Transition en douceur vers une nouvelle solution

Transiter de l’ancienne solution vers la nouvelle s’est fait sans accrocs. En implémentant la solution avec sommer-as, JENSEN | NEUGEBAUER a pu profiter d’évolutions à tous les niveaux. Tout a fonctionné dès le premier jour en apportant beaucoup d’avantages. « Nous n’avons pas été impactés par la période de transition. Nous n’avons rencontré aucun problème » souligne Christina Neugebauer. Mads Poulsen ajoute « C’est très simple de passer de l’idée à l’écrit. Vous pouvez écrire un courrier entier en un clin d’œil ». 

Philips et sommer-as voient cette solution comme l’avenir de la dictée numérique ; cela permet de créer et de soutenir des flux de travail efficaces avec traitement rapide et précis, optimisation des capacités des avocats et des secrétaires, et la garantie des meilleurs résultats possibles tant pour la société que pour les clients. En bref, les solutions de dictée Philips comblent le fossé entre l’idée ingénieuse et l’action efficace.

La solution

Plus de clients satisfaits

“Le SpeechAir conjugue la simplicité d’usage d’un smartphone et l’ergonomie d’un dictaphone“

Pierre Pacini, Responsable du système d’information, Hôpital Goüin, Clichy

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“Le but n’était pas de diminuer les effectifs mais gagner en qualité, en améliorant la relation humaine avec les patients.“

Docteur Gérald Rigou, Téléradiologue, Bassin d’Arcachon

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“Maintenant je peux envoyer directement des courriers du bloc, ce qui est un gain de temps pour tout le monde, je peux envoyer mes courriers à ma secrétaire, quasiment parfois en direct. Je ne suis plus obligé de repasser par mon secrétariat systématiquement.“

Dr. Nicolas Surga, Chirurgien urologue, Arras, France

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“Avec le SpeechAir nous dictons, nous envoyons la dictée, et quand nous arrivons au cabinet, le dossier entier est déjà à jour. Nous gagnons donc un temps précieux. “

Raoul Vermeulen, Dhaenens-Vermeulen Advocaten, Anvers, Belgique

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