Gain de temps et d’argent

Les faits

Le client
Département de Police de Waite Park, Minnesota, États-Unis
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Partenaire Philips
Chader Voice Technology
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La solution
Enregistreur vocal PocketMemo
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Microphone de dictée SpeechMike Premium
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Le département de police économise du temps et de l’argent grâce aux technologies vocales Philips et à Dragon NaturallySpeaking


Le Département de Police de Waite Park à Waite Park, Minnesota, couvre une population de 8 000 résidents et de 100 000 personnes qui viennent chaque jour des quartiers voisins en raison de la grande concentration de magasins. 

Chacun des 13 officiers de police à plein temps du département crée en moyenne dix rapports d’incident par équipe, incluant deux ou trois rapports longs avec plusieurs interviews des parties prenantes comme les victimes, les suspects et les témoins.

Pour créer ces rapports, les officiers faisaient la dictée sur des dictaphones numériques mobiles installés dans leur voiture de fonction. Ils apportaient ensuite les enregistrements au poste afin de les charger sur un PC pour qu’une secrétaire fasse la transcription. 

Les nuits et les weekends, les rapports prenaient souvent du retard avant la transcription, à moins de mobiliser un transcripteur en urgence au bureau.

Comme les jugements dépendent de l’achèvement rapide des rapports, les officiers et administrateurs de Waite Park voulaient éliminer les délais entre les dictées et les transcriptions, mais externaliser les transcriptions était bien trop coûteux. Mobiliser les transcripteurs en dehors des heures de travail faisait aussi grimper les coûts de traitement. Le Département de Police de Waite Park a donc mis en place les technologies vocales Philips couplées à la reconnaissance vocale du logiciel Dragon NaturallySpeaking et au stockage dans le cloud. Cela a permis de réduire les temps de traitement des transcriptions et a fait gagner plusieurs heures par semaine à chaque officier.

Au lieu d’avoir à attendre que les équipes de terrain rentrent au poste, nos secrétaires peuvent maintenant accéder aux enregistrements dès qu’ils ont été téléchargés. Tous les agents ont accueilli très positivement ce nouvel outil de travail.

Tim Deschene
Officier et détective

Mise en place stratégique

À l’automne 2011, le partenaire du Département de Police de Waite Park en matière de technologies vocales, Chader Voice Technology, et le directeur du bureau du département ont signé un accord pour faire évoluer la solution vers un équipement numérique Philips. La première étape a été d’équiper les officiers avec des enregistreurs mobiles Philips Pocket Memo qui leurs permettent d’enregistrer partout et à tout moment. Cela leur permet aussi de transférer les dictées vers un emplacement sécurisé dans le cloud afin d’améliorer nettement l’efficacité du flux de travail.

« Au lieu d’avoir à attendre que les équipes de terrain rentrent au poste, nos secrétaires peuvent maintenant accéder aux enregistrements dès qu’ils ont été téléchargés » dit Tim Deschene, officier détective et responsable de la mise en place au Département de Police de Waite Park. « Tous les agents ont accueilli très positivement ce nouvel outil de travail ».

Quelques mois plus tard, Chader Voice Technology a équipé le poste avec des microphones de dictée Philips SpeechMike et le logiciel de reconnaissance vocale intégré Dragon NaturallySpeaking qui transcrit automatiquement les dictées des officiers. Pour une transcription précise, le logiciel Dragon doit apprendre à connaître la voix du locuteur, ce qui peut demander quelques sessions jusqu’à ce que la technologie s’adapte aux variations vocales uniques de chaque utilisateur. Waite Park a effectué un test stratégique de Dragon avec trois officiers avant la mise en place complète : un qui a pour habitude de parler vite, un qui parle calmement et un troisième qui parle fort. Après un petit effort de patience des officiers, le logiciel a appris à transcrire leurs voix avec 95 à 98 % de précision. Tous les officiers de Waite Park qui utilisent Philips SpeechMike sont désormais en mesure de faire les transcriptions avec le logiciel.

« Il faut une période d’adaptation » dit M. Deschene. « Mais une fois cette période passée, Dragon fournit des résultats instantanés et est clairement la solution idéale pour transformer la voix en texte ».

SpeechMike est le mieux adapté pour Dragon

L’adaptation de Waite Park à Dragon NaturallySpeaking a certainement été facilitée par la compatibilité entre Philips SpeechMike et le logiciel. SpeechMike a obtenu le meilleur score en précision de reconnaissance vocale selon Nuance, le développeur de Dragon NaturallySpeaking, qui a comparé Philips aux technologies de quatre autres marques de microphone sur des critères de qualité et de netteté des enregistrements. 

Les solutions vocales Philips nous permettent de transférer les enregistrements dans le cloud pour que notre équipe puisse y avoir accès partout et tout le temps. Combinées avec SpeechMike ou Pocket Memo […], les technologies Philips assurent un énorme gain de temps pour notre département.

Tim Deschene
Officier et détective

SpeechMike est également idéal pour les environnements bruyants comme les postes de police. Le microphone flottant élimine les bruits de contact, les tintements et les bruits de fond. Une qualité d’enregistrement exceptionnelle est atteinte grâce à la grille hexagonale qui entoure le microphone et au filtre intégré spécial qui assure des résultats parfaits même si l’on dicte très près du microphone. 

Équipé d’une activation à détection de mouvement, le Philips SpeechMike s’arrête automatiquement quand il est posé sur une table, et se rallume quand il est pris en main. Cette fonction peut s’avérer utile par exemple en cas d’appels téléphoniques entrants ou dans les situations d’urgence. En outre, le boîtier et les boutons du SpeechMike sont fabriqués en matériau synthétique antimicrobien qui évite les germes.

Gain de temps et d’argent 

« En supprimant l’étape de la transcription au poste grâce au SpeechMike et à Dragon, chaque officier de Waite Park économise environ dix heures par semaine » estime M. Deschene. Le département a aussi pu réduire sa masse salariale en autorisant les transcripteurs à travailler depuis leur domicile en cas de besoin et en envoyant les transcriptions complétées aux officiers via e-mail pour contrôle. Cela signifie que les rapports peuvent être complétés bien plus rapidement. Les détectives et les superviseurs peuvent également accéder aux dictées et aux interviews effectuées par les autres officiers via le logiciel de gestion des dictées et des transcriptions SpeechExec. Cela leur permet eux aussi de travailler quand ils ne sont pas au poste et de compléter leurs dossiers plus rapidement.

« Si comme nous vous ne disposez pas de secrétaires 24/7, la capacité de travailler efficacement par vous-même est un réel avantage » dit M. Deschene. « Les solutions vocales Philips nous permettent de transférer les enregistrements dans le cloud pour que notre équipe puisse y avoir accès partout et tout le temps. Combinées avec SpeechMike ou Pocket Memo et la reconnaissance vocale Dragon, les technologies Philips assurent un énorme gain de temps pour notre département ».

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