Trabajar más eficazmente 

esté donde esté

Los hechos

Cliente
Giordano, Halleran & Ciesla, Red Bank, Nueva Jersey, EE.UU
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Socio de Philips
YB Sales & Distributors
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La solución
Solución de flujo de trabajo de dictado SpeechExec Enterprise
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Aplicación de grabación de voz
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Giordano, Halleran & Ciesla es un bufete de abogados de múltiples especialidades, cuenta con 56 abogados repartidos por cuatro oficinas en Nueva Jersey y la ciudad de Nueva York. La empresa entera “se centra en la capacidad de respuesta y la producción de resultados con un valor excepcional para el objetivo final de sus clientes,” debido a lo cual es esencial operar de manera eficiente. Ejercer en el área metropolitana también requiere que los abogados entreguen resultados lo más rápido posible, lo que significa mantener una alta productividad, incluso no estando en la oficina.

Muchos abogados ya venían usando el dictado con el fin de realizar ambos objetivos. Sin embargo, en 2016, a esos abogados se les ofreció una ventaja aún mayor cuando la empresa pasó al entorno informático virtualizado que conectaba todas las aplicaciones y documentos de la empresa a través de una red segura a la que podían acceder desde cualquier lugar.

Como consecuencia de esta transición, los abogados pasaron de usar las antiguas grabadoras de cinta analógicas para dictado a la tecnología de voz digital de Philips. Estas soluciones eran: la aplicación Grabadora de voz Philips para iPhone y la plataforma de gestión de dictado y transcripción Philips SpeechExec Enterprise. 

“Pasarnos a la tecnología de Philips era lo lógico”, afirma Keith Progebin, director de TI de Giordano, Halleran & Ciesla. “No solo nos deshicimos de nuestras viejas cintas y grabadoras, nuestros abogados y asistentes también podían trabajar de manera más eficiente desde cualquier lugar.” 

Una modernización de la oficina requiere una actualización del flujo de trabajo

Un entorno informático virtualizado aloja todas las aplicaciones y documentos en un servidor protegido basado en la nube. Los ordenadores individuales son sustituidos por terminales en red que tienen un monitor, un teclado y un ratón accesibles para cualquier usuario autorizado.

Esta transición requirió que la empresa analizara cada flujo de trabajo, incluyendo su proceso de gestión de dictado y transcripción. Durante años, la empresa había utilizado grabadoras analógicas de mano con microcasete para el dictado. Cuando un abogado completaba un dictado, la cinta debía entregarse físicamente a un asistente para su transcripción. Si un abogado estaba dictando fuera de la oficina, la transcripción tenía que esperar hasta su regreso.

Dado que la mayoría de las grabaciones de audio y vídeo ya era digital, la adquisición de nuevos equipos y cintas resultaba cada vez más difícil y reemplazar las grabadoras hubiera costado cientos de dólares. Progebin, que era nuevo en la empresa en 2016, y su predecesor admitieron que los archivos de dictado y los documentos transcritos digitales podrían compartirse más fácilmente en el nuevo entorno virtual.

Philips reconocido por su calidad

Progebin eligió la tecnología de voz de Philips a base de su experiencia en un cargo anterior así como por su sólida reputación entre sus compañeros de TIC. En colaboración con el consultor de tecnología de voz de la empresa YB Sales & Distributors en Brooklyn, N.Y., un distribuidor oficial certificado por Philips, Progebin seleccionó SpeechExec Enterprise y optó por ofrecer a los abogados la aplicación Grabadora de voz para iPhone en vez de una grabadora digital separada. 

“En todo caso, todo el mundo quiere usar un solo dispositivo”, afirma Progebin. “Esto contribuyó a la aceptación por parte de los abogados.”

Para agilizar aún más la implantación, Progebin reclutó a influyentes abogados clave en la empresa para animar a sus compañeros que dictaban a probar la aplicación Grabadora de voz. También organizó sesiones de demostración en una de las salas de conferencias de la empresa. 

“En cuanto vieron lo fácil que era de usar, quedaron prácticamente convencidos”, nos cuenta Progebin. “Todos se dieron cuenta de que ya nadie utilizaba las cintas y que era la oportunidad ideal para pasarse al nuevo sistema.”

Me doy cuenta de que los abogados están usando el dictado más a menudo dado que es más fácil para todos. Sobre todo, los clientes están viendo los beneficios en términos de tramitación más rápida de los documentos y un extraordinario servicio.

Keith Progebin
Director de TI, Giordano, Halleran & Ciesla

Flujo de trabajo optimizado

La implementación de SpeechExec Enterprise y de la aplicación Grabadora de voz ha transformado el flujo de trabajo de la documentación en Giordano, Halleran & Ciesla. En vez de andar entregando cintas, los abogados ahora dictan en la aplicación y luego transfieren el archivo de manera segura a la plataforma SpeechExec. Los abogados tienen la capacidad de añadir notas a las grabaciones de dictado para ayudar a los asistentes a completar la transcripción de manera más eficiente. 

En cuanto un documento está transcrito, los asistentes pueden compartirlo con SpeechExec o enviarlo por correo electrónico al abogado. Los asistentes también pueden intercambiar fácilmente archivos de dictado entre ellos si es necesario para una tramitación más rápida. Además de la facilidad para compartir archivos, el cambio a la tecnología de voz de Philips proporcionó otras ventajas:

  • Movilidad: los abogados y asistentes pueden crear y acceder a archivos de dictado y documentos en cualquier lugar.
  • Seguridad: los archivos de de dictado se cifran durante la transferencia y se vuelven a cifrar durante el almacenamiento en el servidor en la nube.
  • Mejor calidad de sonido: las grabaciones digitales son más fáciles de entender que el dictado en casetes analógicos, gracias a lo cual las transcripciones toman menos tiempo.
  • Transparencia: los usuarios autorizados de SpeechExec pueden seguir el progreso de la transcripción y ver quién accede a los archivos.

Tramitaciones más rápidas con menos esfuerzo

Aunque Progebin no ha intentado medir la productividad o eficiencia desde que pasaron de la cinta analógica a la tecnología de voz de Philips, sus compañeros le han contado de primera mano que está ayudando a los abogados y asistentes a realizar más trabajo en menos tiempo.

“Me doy cuenta de que los abogados están usando el dictado más a menudo dado que es más fácil para todos”, afirma. Sobre todo, los clientes están viendo los beneficios en términos de tramitación más rápida de los documentos y un extraordinario servicio.”

La solución

Más clientes satisfechos

“Mi cerebro no se apaga cuando salgo de la oficina a las cinco. Ahora, simplemente dicto todo en mi teléfono y pulso 'enviar', ¡y listo!“

Mads Poulsen, JENSEN | NEUGEBAUER Advokater, Dinamarca

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“La gran ventaja del nuevo sistema es que tanto el software como los archivos de dictado se ubican en un servidor Citrix central. Se actualiza casi al instante y no importa dónde se encuentren nuestros médicos o secretarios.“

Jesper Pedersen, Aleris-Hamlet Hospitals, Dinamarca

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“A modern lawyer’s office must keep pace with technology and digitization. We chose the SpeechLive dictation solution from Philips. Now I don’t know how I ever managed without it.“

Tom De Smet, LL.M., LM&DS lawyers association

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“El dispositivo es práctico y resistente, y la calidad del sonido es impresionante. El gran tamaño de la pantalla muestra todo lo necesario a la vez y se entiende al momento; es muy intuitiva y fácil de usar.“

Thomas Stigaard Hansen, Grove & Partnere, Copenhague, Dinamarca

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