Los bufetes modernos dictan con

SpeechLive de Philips

Los hechos

Cliente
LM&DS bufete de abogados, Malinas, Bélgica
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Socio de Philips
Leysen Dictation Service Center
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La solución
Grabadora de voz PocketMemo
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Sistema de transcripción SpeechExec
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Tom De Smet es socio del bufete de abogados LM&DS. Cuando entró en el bufete allá en 2008 optó, junto con sus socios, por la innovación digital. Fue una elección obvia con el fin de proporcionar un servicio mejor y más rápido a sus clientes; así como, al mismo tiempo, ahorrar gastos. El ahorro de tiempo fue un factor crítico en esta decisión. 

Fuimos a hablar con Tom para que nos diera una idea del uso de la solución de dictado y transcripción vía web, SpeechLive y su integración en el flujo de trabajo. 

Dictar con SpeechLive es una elección estratégica

LM&DS es una empresa moderna gestionada por los socios a diario. Nos lo explica el letrado De Smet: “Cada expediente o proyecto se asigna a un abogado/socio en función de su especialización: Kris Lens y dos socios para el derecho de familia y el derecho patrimonial familiar por un lado y el derecho inmobiliario, urbanístico y medioambiental por otro lado, Yves Mertens para el derecho de responsabilidad y el derecho de seguros, Sven Mertens y Veerle Stroobants para el derecho social y Senne Meeus y yo mismo para el derecho empresarial y los contratos. Con la ayuda de una serie de colaboradores el socio proporciona para su área jurídica asesoramiento concluyente y eventuales recomendaciones para el proceso judicial; en todo momento procuramos evitar que un conflicto llegue al tribunal. Cada equipo cuenta con el apoyo de una secretaría común que trabaja para todos. También las soluciones digitales apoyan y aceleran nuestro trabajo. A este fin utilizamos grabadoras de voz PocketMemo DPM8200 con el software correspondiente a través de la solución de dictado y transcripción vía web SpeechLive, y para las secretarias también disponemos de los sistemas de transcripción. Además, tenemos VoIP y numerosas aplicaciones Microsoft perfectamente integradas en nuestro flujo de trabajo. Y es que la digitalización es una necesidad. La consideramos una elección estratégica”. 

De análogo a digital

El trabajo de los abogados solía ser sinónimo de mucho papeleo. El letrado De Smet nos cuenta cómo era antes: “Hace 10 años los abogados trabajábamos con dispositivos de dictado y casetes. Los carritos con todos los documentos de papel circulaban por el bufete de abogados, los correos electrónicos se imprimían, el contenido de los casetes se transcribía y se juntaba, el correo se distribuía en bandejas: circulaba mucho, muchísimo papel. Cada abogado terminaba teniendo varios expedientes de papel en su escritorio, una manera poco eficiente de trabajar con la que se perdía mucho tiempo. Eso es muy diferente en estos tiempos digitales”. El abogado/socio es muy claro al comentar la elección de la vía digital: “Ya en 2014 optamos decididamente por las soluciones digitales para limitar el papeleo. A la vez empezamos a dictar digitalmente con SpeechLive. Dudo que pudiera vivir sin ello. Utilizamos los dispositivos de dictado con su software correspondiente a través de un servidor local, las secretarias transcriben nuestros dictados y los comparten de manera digital con todos los implicados en el expediente. Hoy en día lo hacemos para todos los documentos gracias a lo cual hemos eliminado las fases innecesarias”.

El dictado con un sistema digital de alto rendimiento es el futuro. Permite ofrecer la flexibilidad necesaria que espera cada cliente.

Tom De Smet
Socio

El impacto de la crisis del coronavirus 

Y entonces estalló la crisis del coronavirus, todo el mundo se vio obligado a quedarse en casa y trabajar desde allí. El letrado De Smet aclara: “Cuando estalló la crisis, a nivel digital estábamos completamente listos para trabajar desde casa. También en lo que atañe al dictado. Solo el uso del software en un servidor local presentaba un problema. Nils Leysen, gerente de Leysen Kantoormachines, nos ofreció la solución: SpeechLive en la nube. Desde aquel momento todos los abogados de nuestro bufete trabajan con sus dispositivos de dictado digitales a través de la nube: utilizan el dispositivo de dictado y la base de conexión desde casa y a través de la nube comparten los dictados. Las secretarias transcriben los dictados y los añaden al expediente digital que todos los colaboradores reciben en casa. Así de sencillo”.

Las ventajas de SpeechLive en la nube

Cuando preguntamos al abogado/socio por las ventajas para los abogados, para él mismo y para los clientes la respuesta es clara. “Las ventajas son evidentes”, nos cuenta el letrado De Smet. “Cada colaborador del expediente está totalmente informado en todo momento, compartimos toda la información digitalmente, también lo dictado. SpeechLive es muy estable, el dispositivo de dictado es fácil de usar y – en caso de necesidad – utilizamos la aplicación a través del teléfono móvil que ofrece las mismas posibilidades que el dispositivo de dictado. Para mí personalmente la mayor ventaja es que puedo realizar un seguimiento rápido de las cosas. El derecho empresarial cambia continuamente y dictar a través de un sistema y un software de alto rendimiento me permite estar actualizado. Puedo hacerlo en cualquier lugar y en cualquier momento con la solución de dictado y transcripción vía web SpeechLive”. ¿Y para los clientes? El letrado De Smet añade concluyendo: “Para los clientes significa un ahorro de tiempo, una tramitación más rápida de su expediente y menos gastos. Las ventajas para ellos son claras. Dictar y enviar digitalmente es más rápido que hacerlo todo uno mismo, pero se necesita un sistema de alto rendimiento: SpeechLive cumple al 100 % sus promesas. Quisiera enviar un mensaje a todos mis compañeros: el trabajo análogo es del pasado. Ha llegado el momento de no tener miedo y de optar por el futuro: las soluciones de dictado digitales. Permiten ofrecer la flexibilidad necesaria que espera cada cliente“.

La solución

Más clientes satisfechos

“Lo mejor de estar fuera haciendo inspecciones es que puedo usar la app, enviar el fichero directamente a la secretaria y estará listo para el momento que vuelva a la oficina.“

Richard Bouchier, Allsop, consultoría inmobiliaria, Reino Unido

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“Me doy cuenta de que los abogados están usando el dictado más a menudo dado que es más fácil para todos. Sobre todo, los clientes están viendo los beneficios en términos de tramitación más rápida de los documentos y un extraordinario servicio.“

Keith Progebin, Director de TI, Giordano, Halleran & Ciesla

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“Las soluciones de voz de Philips nos permiten la transferencia de las grabaciones a la nube, de tal manera que nuestro personal puede acceder a ellas en cualquier momento.“

Tim Deschene, Waite Park Police Department, Minnesota, EE.UU.

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“El equipo ya ha completado la transición de nuestros dispositivos anteriores a Philips SpeechLive. Fue un proceso sencillo y sin tropiezos. Le damos 10 de 10.“

Richard Smith, Fifield Glyn, Reino Unido

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