Eficiencia dentro y fuera de la oficina

Los hechos

Cliente
LANE, Lawyers and Business Advisors Inc., Montreal, Canadá
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Socio de Philips
Comdic
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La solución
Grabadora de voz PocketMemo
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Aplicación de grabación de voz
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Software de dictado y transcripción SpeechExec Pro
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Cuando Bryan-Eric Lane fundó en 2006 su firma de abogados orientada a actividades inmobiliarias y empresariales en Montreal (Quebec), LANE, Lawyers and Business Advisors Inc. (LANE), era el único abogado de la firma. Con el objetivo de incrementar rápidamente el crecimiento de la firma y, al mismo tiempo, ofrecer un excelente servicio al cliente, Lane seleccionó la tecnología de voz de Philips para facilitar un flujo de trabajo productivo impulsado por las herramientas de transcripción y dictado más eficientes disponibles.

Antes de lanzar su propia firma, Lane fue abogado en uno de los bufetes más grandes de Canadá, Stikeman Elliott LLP. Durante este período, Lane dictaba en grabadoras de cintas analógicas o escribía sus propios documentos, por lo que sentía que su productividad disminuía. Para las cintas analógicas, debía escribir a mano notas sobre el contenido de los casetes y entregarlos físicamente a un transcriptor para su transcripción, lo cual resultaba poco eficaz si dictaba fuera de la oficina. Escribir también era perjudicial para su flujo de trabajo y no le permitía utilizar de forma adecuada sus habilidades, hecho que a día de hoy sigue ocurriendo.

Ahora, con su propia firma de cuatro abogados y en proceso de crecimiento, Lane continúa utilizando la tecnología de voz para maximizar la productividad. En concreto, utiliza las grabadoras de bolsillo Philips PocketMemo 8000 para dictado, la última versión del software de reconocimiento de voz Dragon NaturallySpeaking (versión profesional) para transcripciones y correos electrónicos, la aplicación Philips Recorder para permitir el dictado y el intercambio de documentos seguro en dispositivos móviles y el software Philips SpeechExec Pro para la gestión completa del flujo de trabajo.

Gracias a estas herramientas, LANE puede utilizar de forma segura la tecnología de voz dentro de su oficina o desde cualquier lugar para crear documentos y compartir información importante, reduciendo las horas de trabajo de los abogados cada semana y mejorando la eficiencia y el servicio al cliente.

"Nuestro negocio está cambiando", afirmó Lane. "Es más competitivo que hace 30 años, e incluso que hace 10 años, por lo que los bufetes de abogados deben encontrar métodos de aprendizaje y trabajo en equipo más eficientes. El uso de la tecnología de voz de Philips nos ha ayudado a conseguirlo."

La experiencia impulsa la tecnología de voz digital

Cuando Lane inició su empresa, tomó la decisión de dictar no solo por productividad, sino también porque consideraba que sería más efectivo si delegaba la escritura a un transcriptor.

"Si dedico dos, tres o más horas escribiendo un documento, no puedo centrar toda mi energía en la tarea verdaderamente importante que supone el análisis jurídico para mis clientes", confesó Lane. Gracias a la tecnología de voz, a menudo Lane puede tardar entre 20 y 30 minutos en dictar el borrador de un documento o una carta de varias páginas y, posteriormente, dedicar la misma cantidad de tiempo finalizándolo, dependiendo de si el documento ha sido transcrito por un transcriptor. "Las horas que me ahorro (en ocasiones una hora, hora y media o incluso más) las aprovecho para utilizar mis habilidades analíticas o para trabajar con otros archivos en lugar de desperdiciarlas escribiendo".

Lane también añade que "la tecnología de voz facilita e incentiva el trabajo en equipo en nuestra empresa, aspecto que valoramos enormemente. No solo nos permite reducir el tiempo total que todos los miembros de la empresa dedican a las tareas, obteniendo mayor eficiencia, sino que también beneficia a nuestros clientes."

Antes de seleccionar la solución, Lane consultó con su proveedor de tecnología de voz y socio certificado de Philips, Comdic, en Saint-Laurent, Quebec. Después de revisar las opciones disponibles, Lane eligió Philips por su calidad, características y diseño. Los dispositivos y el software eran tan intuitivos y fáciles de utilizar que los otros abogados y transcriptores no necesitaron una formación oficial después de la implementación.

Desde entonces, Lane ha incorporado el dictado para mucho más que para la creación de documentos. Como socio gestor de su empresa, necesita delegar tareas a los transcriptores o recordar a otros abogados asuntos de negocios o clientes. En lugar de escribir un correo electrónico, Lane dictará una nota de voz en su aplicación Philips Recorder para iPhone cuando esté fuera de la oficina y se lo enviará de forma segura al transcriptor, compañero o incluso a otros abogados de la parte contraria involucrados en un caso.

"Puedo enviar más cantidad de información en menos tiempo", afirmó Lane. "Los miembros del equipo de LANE reciben mi nota de voz y, a continuación, solo tienen que escuchar lo que digo, lo que considero que tiene mucho más sentido que un correo electrónico". Lane también añade: "la tecnología de voz facilita e incentiva el trabajo en equipo en nuestra empresa, aspecto que valoramos enormemente y, además, nos ayuda a reducir el tiempo total que los miembros del equipo dedican a una tarea. Nos permite ser mucho más eficientes, lo que no solo beneficia a la firma, sino también a nuestros clientes."

Recomiendo la tecnología de voz a todos los abogados que conozco. El dictado me permite centrarme en tareas importantes y en los análisis jurídicos. Me permite ser más eficiente, por lo que considero que también podría ayudar a otros.

Bryan-Eric Lane
Fundador de Lawyers and Business Advisors Inc.

Eficiencia dentro y fuera de la oficina

Según Lane, la capacidad de crear documentos en menos tiempo mediante el dictado y la transcripción ha ayudado a LANE a ofrecer un mayor nivel de servicio de lo que los clientes pueden esperar de una firma de su tamaño. Por ejemplo, recientemente un cliente llamó a Lane a causa de una emergencia legal y necesitaba una carta escrita inmediatamente. Desde su iPhone, Lane dictó la carta mientras viajaba al centro de Montreal desde su oficina de las afueras y envió el archivo a su transcriptor desde la aplicación de dictado a SpeechExec. Aproximadamente una hora después de la llamada, el proyecto de la carta se entregó al cliente. 

En otra ocasión, Lane se encontraba en la otra punta del mundo, en Nueva Zelanda de vacaciones, y pudo completar la solicitud urgente de un cliente gracias a la movilidad ofrecida por la aplicación Philips Recorder integrada con el sistema de gestión de flujo de trabajo SpeechExec Pro en la oficina.

"Esas son solo algunas de las formas en las que usamos la tecnología de voz móvil y el trabajo en equipo para mejorar nuestro rendimiento", explicó Lane. "Podemos ofrecer un servicio optimizado en menos tiempo desde cualquier lugar".

La información del cliente es confidencial, por lo que Lane y otros abogados necesitan garantizar la seguridad de la información que intercambian en línea, incluyendo la protección de los archivos de dictado. La aplicación Philips Recorder para iPhone, Android y Blackberry ofrece una capacidad de cifrado de 256 bits y una integración perfecta con el sistema de gestión de flujo de trabajo SpeechExec. Además, la aplicación en sí puede bloquearse con un código PIN para mayor seguridad.

Mayor productividad en menos tiempo

Aunque Lane Legal continúa creciendo y aumentando la plantilla, un componente esencial nunca cambiará: la tecnología de voz. Después de usar estas herramientas para ayudar a la empresa a completar más documentos y capturar más información en menos tiempo durante varios años, Lane confesó que nunca volvería a escribir de nuevo.

"Recomiendo la tecnología de voz a todos los abogados que conozco", sugirió Lane. "El dictado me permite centrarme en tareas importantes y en los análisis jurídicos. Me permite ser más eficiente, por lo que considero que también podría ayudar a otros."

La solución

Más clientes satisfechos

“A modern lawyer’s office must keep pace with technology and digitization. We chose the SpeechLive dictation solution from Philips. Now I don’t know how I ever managed without it.“

Tom De Smet, LL.M., LM&DS lawyers association

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“Mi cerebro no se apaga cuando salgo de la oficina a las cinco. Ahora, simplemente dicto todo en mi teléfono y pulso 'enviar', ¡y listo!“

Mads Poulsen, JENSEN | NEUGEBAUER Advokater, Dinamarca

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“Lo mejor de estar fuera haciendo inspecciones es que puedo usar la app, enviar el fichero directamente a la secretaria y estará listo para el momento que vuelva a la oficina.“

Richard Bouchier, Allsop, consultoría inmobiliaria, Reino Unido

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“Me doy cuenta de que los abogados están usando el dictado más a menudo dado que es más fácil para todos. Sobre todo, los clientes están viendo los beneficios en términos de tramitación más rápida de los documentos y un extraordinario servicio.“

Keith Progebin, Director de TI, Giordano, Halleran & Ciesla

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