Del pensamiento inteligente a la actuación efectiva

Los hechos

Cliente
JENSEN | NEUGEBAUER Advokater, Copenhague, Dinamarca
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Socio de Philips
sommer-as
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La solución
Grabadora de voz PocketMemo
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JENSEN | NEUGEBAUER Advokater están altamente especializados en las áreas de seguros, responsabilidad extracontractual y derecho marítimo y de transporte. Su base de clientes se compone de numerosas organizaciones profesionales y particulares con necesidades y expectativas muy variadas en lo referente a cuestiones legales. Esta es la razón por la que el enfoque, la flexibilidad, la eficiencia y unas comunicaciones seguras y fiables son gran medida  la base que sustenta su trabajo diario. 


La elección de una solución de dictado, tanto del software como del dispositivo de grabación, desempeña si duda un papel clave para optimizar el flujo de trabajo interno. Después de evaluar las necesidades exactas de JENSEN | NEUGEBAUER, Sommer-As, distribuidor certificado para las soluciones de dictado de Philips, se encargó de implementar una solución de dictado a la medida de este bufete.

La nueva forma de trabajar

“No sé muy bien lo que es, pero simplemente me gusta más este nuevo dispositivo”, dice el Sr. Mads Poulsen, socio en JENSEN | NEUGEBAUER Advokater.

En su rutina diaria, JENSEN | NEUGEBAUER utiliza el dictado para transformar en texto absolutamente todo: pequeños mensajes, correos electrónicos o largas descripciones de casos. A pesar de que se percibe como un método de trabajo tradicional, permite ahorrar mucho tiempo porque todo el mundo en la empresa se centra en su tarea actual.

“Una vez que te acostumbras al dictado, es mucho más rápido que redactarlo todo tú mismo. Puede que seas rápido, pero nunca serás tan rápido como en profesional mecanógrafo”, exclama Mads Poulsen. “No usar el dictado y escribirlo todo tú mismo causa más costes para los clientes”, añade el Sr. Poulsen.

Decidiendo la solución óptima

Decidirse por el dictado como método de trabajo fue algo que resultó muy fácil para este despacho. Al optimizar su flujo de trabajo interno, JENSEN | NEUGEBAUER quería asegurarse de que elegían la solución óptima. Esto significaba optar por una solución con la que las paredes de la oficina no limitaran la eficiencia.

SpeechLive, la nueva aplicación basada en la nube de Philips, combinada con la grabadora de dictado portátil Pocket Memo y un teléfono inteligente, es la mejor opción para superar las limitaciones físicas de la oficina y lograr un día de trabajo más flexible. En palabras de Mads Poulsen: “Mi cerebro no se apaga cuando salgo de la oficina a las cinco”. A menudo pienso en tareas o se me ocurren ideas, que antes tendría que haber anotado en mi lista de tareas pendientes o enviármelas por correo electrónico. Ahora, simplemente dicto todo en mi teléfono y pulso “enviar”, ¡y listo! 

Christina Neugebauer, también socia en JENSEN | NEUGEBAUER, incluso explica cómo el dictado ofrece la oportunidad de mejorar la comunicación interna en la oficina. “En vez de escribir un post-it a tu secretaria con un mensaje corto, ahora puedes ser mucho más amable y personal usando un mensaje dictado.” 

Mi cerebro no se apaga cuando salgo de la oficina a las cinco. Ahora, simplemente dicto todo en mi teléfono y pulso “enviar”, ¡y listo!

Mads Poulsen
Socio en JENSEN | NEUGEBAUER Advokater

Christina Neugebauer y Mads Poulsen, socios en JENSEN | NEUGEBAUER Advokater

Philips Pocket Memo 8000

La nueva grabadora de dictado Pocket Memo va como la seda. Y es que se trata de la última tecnología desarrollada por Philips, con un diseño de metal y una gran pantalla a color, que le da un aspecto de gama alta, que también se siente al tacto.

“Se ajusta perfectamente a la mano, incluso durante períodos más largos y prácticamente nunca se queda sin energía. La calidad del equipo es simplemente fantástica”, afirma la señora Neugebauer. “Una vez que has aprendido a dictar, el dispositivo se convierte en tu mejor amigo”, añade con entusiasmo.

Trabajando sin límites

La auténtica innovación en este caso es SpeechLive. Ser capaz de dominar la carga de trabajo, en lo que de otro modo habría sido sólo tiempo de espera, supone el mayor ahorro de tiempo para Christina Neugebauer y Mads Poulsen.

“Es un servicio súper-inteligente. Por ejemplo, cuando estás sentada en el aeropuerto, leyendo el mismo documento una y otra vez, o mientras espera en el coche que tu hijo salga de jugar a hockey, simplemente basta con sacar el teléfono y seguir trabajando. También te da la oportunidad de terminar tu trabajo durante un viaje de negocios por el sur de Italia. Con esta solución se puede mantener actualizada y minimizar la carga de trabajo. Trabajar al sol con un pedazo de papel y mi teléfono fuera de la oficina puede ser también bastante agradable y aliviar el estrés”, añade el Sr. Poulsen encantado.

Es un servicio súper-inteligente. Por ejemplo, cuando estás sentada en el aeropuerto, leyendo el mismo documento una y otra vez, o mientras espera en el coche que tu hijo salga de jugar a hockey, simplemente basta con sacar el teléfono y seguir trabajando.

Mads Poulsen
Socio en JENSEN | NEUGEBAUER Advokater

Siempre al día con necesidades cambiantes

Las necesidades de los despachos de derecho han cambiado y la tecnología tiene que mantener el ritmo. Patrick Figge, gerente de proyectos de Sommer-As, ha trabajado en el negocio del dictado durante varios años y también ha vivido las condiciones cambiantes. 

“El abogado moderno dicta mucho ‘sobre la marcha’ y lo envía directamente a la secretaria, simplemente porque a menudo están con los clientes y no en la oficina. Esto requiere una nueva forma de pensar y nuestra solución con JENSEN | NEUGEBAUER Advokater verdaderamente representa esta nueva forma de trabajar”, explica Patrick Figge.

Un ejemplo de esto es la opción de transcribir varios dictados simultáneamente y enviarlos a distintas secretarias. Christina Neugebauer es una usuaria entusiasta de esta función, y como ella explica: “Esta mañana les envíe a nuestras secretarias cuatro dictados y ahora mismo están trabajando en ellos”. 

Una transición suave a una nueva solución

La transición de la metodología antigua a la actual se produjo sin ningún tipo de sobresalto. Al implementar la solución con Sommer-As, JENSEN | NEUGEBAUER experimentó mejoras en todos los aspectos. Todo funcionaba desde el primer día y de forma mejorada. “El período de transición simplemente no existió, porque no tuvimos absolutamente ningún problema”, comenta Christina Neugebauer. “Y simplemente mejoras al transformar tus pensamientos en escritos” puntualiza Mads Poulsen. Casi que puedes escribir una carta de un tirón”. 

Philips y Sommer-As ven esta solución como el futuro del dictado digital: crear y apoyar este tipo de flujos de trabajo más eficientes, en los que las tareas se resuelven rápidamente y a fondo, aprovechando al máximo los puntos fuertes de abogados y secretarias para garantizar el mejor resultado posible para la empresa y para el cliente. En resumen, las soluciones de dictado de Philips cierran la brecha entre el pensamiento inteligente y la acción eficaz.

La solución

Más clientes satisfechos

“El equipo ya ha completado la transición de nuestros dispositivos anteriores a Philips SpeechLive. Fue un proceso sencillo y sin tropiezos. Le damos 10 de 10.“

Richard Smith, Fifield Glyn, Reino Unido

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“A modern lawyer’s office must keep pace with technology and digitization. We chose the SpeechLive dictation solution from Philips. Now I don’t know how I ever managed without it.“

Tom De Smet, LL.M., LM&DS lawyers association

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“Mi trabajo se ha visto en conjunto muy simplificado con el uso de las soluciones de dictado de Philips. Los clientes se benefician sobre todo del rápido tiempo de reacción.“

Ingo Bischof, IVAM GmbH, Austria

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“Las soluciones de voz de Philips nos permiten la transferencia de las grabaciones a la nube, de tal manera que nuestro personal puede acceder a ellas en cualquier momento.“

Tim Deschene, Waite Park Police Department, Minnesota, EE.UU.

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