Ahorra tiempo y reduce los gastos

Los hechos

Cliente
Waite Park Police Department, Minnesota, EE.UU.
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Socio de Philips
Chader Voice Technology
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La solución
Grabadora de voz PocketMemo
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Micrófono de dictado SpeechMike Premium
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La comisaría en zona uburbana ahorra tiempo y reduce gastos con la tecnología de voz de Philips y el programa Dragon NaturallySpeaking


La comisaría “Waite Park Police Department” en Waite Park, Minnesota, está al servicio de 8.000 habitantes y además atiende a 100.000 personas, que se acercan frecuentemente desde las áreas limítrofes a la zona, por ser un centro de compras.

En cada comisaría están 13 agentes a tiempo completo presentes, y ellos crean una media de diez informes por turno, incluso dos o tres de ellos son informes largos, con interrogatorios de las partes implicadas, como víctimas, sospechosos y testigos.

Para crear esos informes, los agentes dictan y graban mediante sus dictáfonos digitales desde sus coches de patrulla. Al volver, insertan el dictáfono a la base y pasan sus grabaciones al ordenador para su transcripción por parte de secretaría. 

Por las noches o los fines de semana, los informes se transcribían más tarde o en caso urgente, se llamaba a la persona responsable de la transcripción.

Puesto que los juzgados dependen de una elaboración rápida de los informes, los agentes y administradores del “Waite Park” querían eleminar esta tardanza entre el dictado y la transcripción, pero la subcontratación de un servicio de transcripción superaba los presupuestos. Las horas adicionales y fuera del horario de oficina de los transcriptores igualmente suponían un gasto alto. Así que la comisaría “Waite Park Police Department” instaló el sistema de tecnología de voz de Philips y el programa de reconocimiento de voz Dragon NaturallySpeaking y asismismo un almacén en nube, todas herramientas que suponen una reducción de tiempo en la transcripción y ahorran varias horas laborales a los agentes por semana.

En lugar de tener que esperar a que termine su turno, nuestro personal puede acceder a las grabaciones en cuanto se cargan. Sólo tuvimos reacciones positivas de aquellas oficinas, donde realizamos este cambio.

Tim Deschene
Agente e inspector

Implementación estratégica

En otoño del 2011, el proveedor de tecnología de voz del “Waite Park Police Department”, Chader Voice Technology, y la dirección de la comisaría acordaron pasar al equipo digital de reconocimiento de voz de Philips. Primero se equipó a los agentes con los Philips Pocket Memo dictáfonos digitales manuales, que permiten la grabación en cualquier momento, en cualquier lugar y la transferencia de los dictados a un almacén seguro en nube, de tal manera, que se mejoró la eficiencia del flujo de trabajo.

“En vez de tener que esperar hasta terminar sus turnos, nuestros compañeros pueden acceder a esas grabaciones en el momento de ser cargadas”, dice Tim Deschene, agente e inspector en el “Waite Park Police Department”, que apoyó la implementación. “Sólo tuvimos reacciones positivas por parte de otros agentes al realizar dicho cambio.”

Unos meses más tarde, Chader Voice Technology instaló en la comisaría los micrófonos de dictado Philips SpeechMike con el software de reconocimiento de voz Dragon NaturallySpeaking, que transcribe automáticamente lo dicho por el agente. Para una transcripción precisa, el software Dragon tiene que reconocer la voz, lo cual requiere a veces varias sesiones presenciales, puesto que la tecnología se tiene que adaptar a las vibraciones únicas de la voz de cada usuario. Waite Park probó el software Dragon en tres agentes, antes de implementarlo para toda la comisaría: en uno, por el hábito habla rápido, en otro, por el habla bajo y en el último por el habla alto. Con un poco de paciencia por parte de los agentes, el software se adaptó y consiguió transcribir de forma precisa en un 95-98%. Todos los agentes de “Waite Park” que usan ahora Philips SpeechMike, aplican el software para transcribir.

“Hay una fase de aprendizaje”, comenta Deschene. “Pero una vez superada esta fase, el Dragon proporciona resultados al momento y definitivamente es una manera fácil para convertir tu voz en un texto.”

SpeechMike mejor valoración para Dragon

La adaptación de “Waite Park” al Dragon Naturally­Speaking fue fácil debido a la alta capacidad de compatibilidad de Philips SpeechMike con el software. El SpeechMike fue premiado por parte de Nuance, el creador de Dragon NaturallySpeaking, por su inmejorable precisión en cuanto a la calidad de micrófono y los tests de grabación, en comparación con otros cuatro competidores de esta tecnología. 

Las soluciones de voz de Philips nos permiten la transferencia de las grabaciones a la nube, de tal manera que nuestro personal puede acceder a ellas en cualquier momento. Esto, junto con el SpeechMike o Pocket Memo … hace que la tecnología de Philips sea una herramienta estupenda de ahorro de tiempo para nuestra comisaría.

Tim Deschene
Agente e inspector

El SpeechMike es una herramienta ideal para ambientes ruidosos, como puede ser la comisaría. El micrófono independiente elimina los ruidos por movimiento, de ambiente y fondo. Se alcanza una calidad excepcional debido al micrófono de tapa hexagonal y filtro integrado especial, que aseguran unos resultados perfectos al dictar cerca del micrófono. 

Equipado con un sensor de activación por movimiento, el Philips SpeechMike se para al colocarlo en una mesa y se inicia al levantarlo. Esta función puede ser ventajosa, por ejemplo al entrar llamadas o al darse situaciones de emergencia. Aparte, la carcasa y los botones del SpeechMike están fabricados por sintéticos antibacteriales, que protegen ante los gérmenes.

Ahorra tiempo y reduce los gastos 

“Al eliminar el paso de transcripción en la oficina mediante SpeechMike y Dragon, cada agente de ‘Waite Park’ahorra aproximadamente unas diez horas laborales por semana”, estima Deschene. La comisaría reduce igualmente sus gastos, pues las transcripciones se pueden realizar incluso desde casa y pueden ser revisadas por agentes tras enviarlos por correo electrónico. Esto significa que los informes pueden ser elaborados de forma más rápida. Los detectives y supervisores pueden acceder a los dictados y las entrevistas, realizados por otros agentes dentro del software SpeechExec de dictados y transcripciones. Eso permite trabajar fuera de la oficina y facilita la revisión más rápida de los documentos.

“Si no se dispone de personal en la oficina las 24 horas, como sucede en nuestro caso, es más eficiente tener la posibilidad de ejecutar todos los trabajos de forma autónoma”, dice Deschene. “Las soluciones de voz de Philips nos permiten la transferencia de las grabaciones a la nube, de tal manera que nuestro personal puede acceder a ellas en cualquier momento. Esto, junto con el SpeechMike o Pocket Memo y el programa de reconocimiento de voz Dragon, hace que la tecnología de Philips sea una herramienta estupenda de ahorro de tiempo para nuestra comisaría.”

La solución

Más clientes satisfechos

“El dispositivo es práctico y resistente, y la calidad del sonido es impresionante. El gran tamaño de la pantalla muestra todo lo necesario a la vez y se entiende al momento; es muy intuitiva y fácil de usar.“

Thomas Stigaard Hansen, Grove & Partnere, Copenhague, Dinamarca

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“Me doy cuenta de que los abogados están usando el dictado más a menudo dado que es más fácil para todos. Sobre todo, los clientes están viendo los beneficios en términos de tramitación más rápida de los documentos y un extraordinario servicio.“

Keith Progebin, Director de TI, Giordano, Halleran & Ciesla

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“Mi trabajo se ha visto en conjunto muy simplificado con el uso de las soluciones de dictado de Philips. Los clientes se benefician sobre todo del rápido tiempo de reacción.“

Ingo Bischof, IVAM GmbH, Austria

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“A modern lawyer’s office must keep pace with technology and digitization. We chose the SpeechLive dictation solution from Philips. Now I don’t know how I ever managed without it.“

Tom De Smet, LL.M., LM&DS lawyers association

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