Van slim denken tot effectief handelen

“Als je eenmaal aan dicteren gewend bent, is het veel sneller dan zelf schrijven. Je typt misschien wel snel, maar nooit zo snel als een typiste” verklaart Mads Poulsen. “Alles zelf opschrijven in plaats van dicteren is duurder voor de cliënten”, voegt de heer Poulsen toe.

De juiste oplossing kiezen

Het was daarom voor het advocatenkantoor eenvoudig om voor dicteren te kiezen als de standaard manier van werken. Bij het optimaliseren van hun interne workflow wilde JENSEN | NEUGEBAUER er zeker van zijn dat zij voor de optimale oplossing zouden kiezen. Dat betekende een oplossing waarmee zij ook buiten kantoor efficiënt zouden kunnen werken.

SpeechLive, de nieuwe cloud applicatie van Philips in combinatie met het draagbare Pocket Memo dicteerapparaat en een smartphone, biedt een uitstekende kans om ook buiten kantoor te werken en de werkdag veel flexibeler in te richten. Mads Poulsen legt uit: “Als ik om vijf uur naar huis ga, gaat het werk gewoon door. Ik denk vaak aan taken of ideeën, die ik vroeger op mijn to-do-lijstje zou hebben geschreven of in een e-mail aan mezelf zou hebben gestuurd. Nu kan ik eenvoudig alles in mijn telefoon dicteren, op ‘verzenden’ drukken en klaar is kees!” 

Christina Neugebauer, eveneens partner bij JENSEN | NEUGEBAUER, legt zelfs uit waarom dicteren de interne communicatie op kantoor verbetert. “In plaats van een post-it met een kort berichtje aan de secretaresse te geven, kun je nu een bericht dicteren met een persoonlijke touch erin.”

Aan de steeds wijzigende eisen voldoen

De eisen die aan advocaten gesteld worden, veranderen voortdurend en de technologie moet daar gelijke tred mee houden. Patrick Figgé, projectleider bij sommer-as, werkt al een aantal jaren in de dicteerbusiness en hij herkent de wijzigingen. 

“De moderne juristen dicteren veel ‘onderweg’ en sturen de dictaten meteen naar het secretariaat, omdat ze vaak bij cliënten zijn en niet op kantoor. Dit vraagt om een nieuwe benadering en onze oplossing bij JENSEN | NEUGEBAUER Advokater voldoet helemaal aan deze nieuwe manier van werken,” verklaart Patrick Figgé.

Een voorbeeld hiervan is de optie om meerdere dictaten tegelijkertijd te laten uitwerken door ze naar meerdere secretaresses te versturen. Christina Neugebauer gebruikt deze functie vaak en ze verklaart: “Vanmorgen nog kregen onze secretaresses vier dictaten van me en die worden op dit moment uitgewerkt.” 

Soepele overgang naar de nieuwe oplossing

De overgang van de vorige naar de nieuwe oplossing is probleemloos gegaan. JENSEN | NEUGEBAUER merkte na de implementatie van de oplossing met sommer-as direct de verbeteringen. Alles werkte vanaf het eerste moment en alles ging veel beter. “Er was gewoon geen overgangsperiode. We hadden absoluut geen enkel probleem,” aldus Christina Neugebauer. Mads Poulsen voegt daaraan toe: “Je kunt je gedachten steeds beter op papier zetten. Je kunt haast in één adem een brief schrijven.” 

Philips en sommer-as zien deze oplossing als de toekomst voor digitaal dicteren: het maken en ondersteunen van zulke efficiënte workflows, waar de werkzaamheden snel en goed uitgevoerd worden, waar de sterke punten van de advocaten en de secretaresses optimaal benut worden en waar de beste resultaten voor het bedrijf en de cliënt gegarandeerd worden. Kortom, Philips dicteeroplossingen overbruggen de kloof tussen slim denken en efficiënt werken.