Meester Vérité gebruikt digitaal dicteren van Philips in haar activiteit

De feiten

De klant
Advocatenkantoor Marchal & Associés, Rijsel, Frankrijk
Bezoek de website

Philips-partner
Elindo
Bezoek de website

De oplossing
SpeechExec Basic Dicteer- en Transcriptiesoftware
Bezoek de productpagina

Het advocatenkantoor Marchal & Associés, dat van oudsher in Rijsel is gevestigd en op ruim 80 jaar ervaring kan bogen, is gereputeerd voor zijn expertise in vastgoedrecht. Dit kantoor op mensenmaat, met een team van een twintigtal medewerkers, staat gekend voor zijn offensieve strategieën in vastgoedgeschillen en voor het opstellen van voortdurend evoluerende juridische en technische aktes. 

Het kantoor Marchal & Associés werd opgericht door Yves Marchal, de grootvader van de zaakvoerder, en werd van generatie op generatie overgedragen. Het kantoor mag dan al door een man worden geleid, toch zijn de medewerkers bijna uitsluitend vrouwen, onder wie Anne-Sophie Vérité. 

Het is in deze ‘patriarchale’ en familiale structuur dat deze jonge en dynamische advocate, en moeder, besliste om de gewoontes van het kantoor compleet om te gooien. Om de traditionele, nog analoge dicteermethodes te vervangen, deed ze een beroep op de firma Elindo die de overdracht van dictaten tussen advocaten en secretaresses moest vergemakkelijken.

Structuur brengen in de dagelijkse werkzaamheden

“Beroepshalve dicteren wij, advocaten, heel veel om onze tijd optimaal te benutten. Als ik mijn volledige correspondentie zou moeten uittikken, dan zou ik gewoon uren te kort komen. Omdat we aan een uurtarief werken, denk ik niet dat de cliënten het op prijs zouden stellen mocht ik mijn tijd besteden aan tikwerk, ook al begin ik nu sneller te typen. Het transcriptiewerk neemt een groot deel van onze tijd in beslag, dat ons secretariaat moet opvangen.”

De advocaten waren lange tijd niet te vinden voor nieuwe technologieën maar hebben niettemin hulpmiddelen nodig die het gemeenschappelijk stellen en uitwisselen van de vele documenten die ze voortbrengen, vergemakkelijken. Het kwam er in de eerste plaats op aan de stap te zetten naar de digitale technologieën om de hoge werkdruk van de secretaresses tegen te gaan. Het kantoor Marchal & Associés schakelt immers geen extern secretariaat in; alles wordt in het kantoor zelf door de drie secretaresses afgehandeld.

Op zoek naar een grotere opnamecapaciteit

Meester Vérité vertelt dat ze beroepshalve bijna de hele tijd en in alle stadia moet dicteren. “In tegenstelling tot een arts die de lengte van zijn verslagen kan bijsturen, hebben wij, advocaten, lange documenten te dicteren.” Ze dicteert alle correspondentie tijdens de hele duur van een dossier. Met andere woorden, wanneer ze een cliënt ontvangt die haar raadpleegt voor een probleem, maakt Meester Vérité na de afspraak een computerbestand aan, dicteert ze de aanmaak van de zaak zodat het secretariaat alle contactgegevens van de cliënt kan invoeren, en dicteert ze de correspondentie die ze naar de cliënt moet versturen. Naargelang van de evolutie van de zaak, moet ze soms bepaalde stukken opvragen, zo nodig aanmaningen aan de tegenpartij dicteren, stukken en conclusies van de tegenpartij dicteren om naar de cliënt te versturen, alsook haar antwoorden op de conclusies en dergelijke meer. Als daarna een procedure moet worden ingeleid, moet ze de dagvaarding dicteren en tijdens de hele procedure, die maanden kan duren, is er correspondentie met de confrater van de tegenpartij, die zelf conclusies en stukken opstelt, enz.; alles wordt gedicteerd en moet door het secretariaat worden uitgetikt. 

Heb ik een dringend dictaat, dan stuur ik het door met een rode markering en kan ik het volgen door het programma te raadplegen; ik weet wanneer welke secretaresse met de transcriptie is begonnen.

Anne-Sophie Vérité
Meester

De secretaresses hebben hun handen vol aan de hoge dicteerworkflow als gevolg van de kernactiviteit van het advocatenkantoor. Ze moeten de documenten permanent uittikken naargelang van de hoogdringendheid die de advocaten en juristen eraan geven.

Vandaag zijn de medewerkers uitgerust met dicteerapparaten die aan de Philips-software SpeechExec Pro zijn gekoppeld, en kunnen ze de dictatenstroom realtime volgen, zonder zich te hoeven verplaatsen. Vroeger was de dicteertijd beperkt door het aantal tapes dat in roulatie was tussen de bureaus van de advocaten en het secretariaat. Een onverwacht gebrek aan tapes is vandaag verleden tijd en het kantoor kan de opnametijd en -capaciteit verhogen.

Een totaalbeeld van de werkzaamheden

Dankzij de Philips-software SpeechExec Pro kunnen de dictaten een prioriteit toegewezen krijgen wanneer er veel in de wachtrij voor transcriptie staan. “Opdat de secretaresses zouden weten in welke volgorde ze de dictaten moeten uittikken, wat niet altijd de volgorde van ontvangst is, kunnen mijn confraters en ikzelf een berichtje toevoegen en, wanneer we het dictaat versturen, aangeven of de transcriptie zo snel mogelijk moet klaar zijn dan wel binnen de 24 uur, 48 uur, 3 dagen, 5 dagen, 10 dagen, enz.”

“Als ik vandaag op kantoor aankom en ik mijn Philips-programma open, weet ik precies wie wat heeft gedicteerd, wanneer de transcriptie moet klaar zijn en hoe snel deze vordert. Heb ik bijvoorbeeld een dringend dictaat, dan stuur ik het door met een rode markering en kan ik het volgen gewoon door het programma te raadplegen; ik weet wanneer welke secretaresse met de transcriptie is begonnen.”

De advocaten binnen het team dicteren niet allemaal aan dezelfde frequentie. Tussen de verschillende dicteerapparaten kan het aantal dictaten soms driemaal zo hoog liggen. Meester Vérité heeft voor haar part sinds twee jaar 471 digitale dictaten op de teller van haar dicteerapparaat staan, goed voor meer dan 200 dictaten per jaar. Door deze hoge frequentie was een aangepaste drager nodig voor de verwerking van de bestanden.

Een solide begeleiding op maat

Het advocatenkantoor koos voor de assistentie-optie van Elindo, zodat zij bij het minste probleem kunnen worden ingeschakeld. “Het gebeurt soms dat we, wanneer we het dicteerapparaat neerleggen, de indruk hebben dat het dictaat niet wordt verstuurd. Dan zetten we alles stop, doen we niets meer en bellen we Elindo omdat we nu eenmaal niet alles opnieuw willen dicteren! Wanneer zich een probleem voordoet, kunnen we de hulplijn bellen en moeten we ons geen zorgen meer maken; alles verloopt altijd prima!” Gemiste of verloren dictaten behoren vandaag tot het verleden. Nu deze nieuwe organisatie goed gesmeerd loopt, wil Meester Vérité nog een stap verder zetten met de spraakherkenning, ondanks een eerste mislukte test. “Met de oplossing van Elindo komt het zeker allemaal goed!” besluit de advocate.

De oplossing

Meer tevreden klanten

“Het doel was niet in het personeelsbestand te snoeien, maar de kwaliteit te verhogen, door onze menselijke relatie met de patiënten te verbeteren.“

Dr. Gérald Rigou, Teleradioloog, Bekken van Arcachon, Frankrijk

Lees het verhaal Bekijk alle verhalen

“Een moderne advocatuur moet mee met de technologie en de digitalisering. Wij kozen voor de SpeechLive-dicteeroplossing van Philips. Ik vraag me af hoe ik ooit zonder kon.“

Tom De Smet, Advocaat-vennoot, LM&DS Advocatenassociatie

Lees het verhaal Bekijk alle verhalen

“We waren zeer onder de indruk van de geluidskwaliteit van de draadloze digitale SpeechMike-microfoon van Philips, die geen enkel achtergrondgeluid opneemt. Deze nieuwe draadloze microfoon is gewoon voortreffelijk.“

Dokter Huberman, Cardioloog, Cardiovasculair centrum, Houilles

Lees het verhaal Bekijk alle verhalen

“Na vijftien minuten met de nieuwe Philips-recorder ben je al vergeten dat je met een nieuw apparaat werkt. Het voelt alsof we hem altijd al hebben gehad, en dat is echt een enorm voordeel.“

Thomas Stigaard Hansen, Grove & Partnere, Kopenhagen, Denemarken

Lees het verhaal Bekijk alle verhalen
Contact Waar kopen
Nieuwsbrief

Schrijf u in en blijf op de hoogte van het laatste nieuws