Een nieuwe tool in de organisatie

Tanguy Cara slaagde voor het CAPA (Certificat d'Aptitude à la Profession d'Avocat) aan de balieschool van Marseille na een Master II in bedrijfsrecht. Tegelijkertijd behaalde hij een universitair diploma in bemiddeling en werd hij beëdigd aan de balie van Grasse. Vervolgens richtte hij het advocatenkantoor Cara op, samengesteld uit zijn vennoot Meester Hakimi, Marion P, juridisch secretaresse, en zichzelf. Dankzij zijn jarenlange ervaring is de advocaat goed geplaatst om de veranderingen op te merken die nieuwe tools met zich meebrengen voor een organisatie.

"Ik heb verschillende fases meegemaakt qua organisatie, want ik heb mijn praktijk stukje bij beetje zelf opgezet. Ik heb mijn werk gedaan met en zonder secretaresse. Dat was een grote stap op het vlak van het organiseren van scans, e-mails, telefoongesprekken, enz. En nu met SpeechLive is het nog een aanvullende stap. Ik zeg niet dat de oplossing de menselijke aanpak en een tweede secretaresse vervangt. Maar voor mij is het een productiviteitsbooster.

Echt teamwork (of niet)

De advocaten van kantoor Cara gebruiken SpeechLive in samenwerking met het secretariaat. Marion P, juridisch secretaresse, is uitgerust met een voetpedaal van Philips, waardoor ze de dictaten die ze ontvangt gemakkelijker kan uitschrijven en haar handen vrij heeft om continu te typen.

"Met mijn secretaresse kan ik heel lange dictaten afgeven. Ik stuur Marion een eerste versie van de tekst vanuit het spraakherkenningssysteem en zij hoeft deze alleen nog maar te bewerken met behulp van het audiobestand.”

Advocaten hebben ook de mogelijkheid om zonder assistentie van een secretaresse te werken. Meester Hakimi gebruikt directe spraakherkenning om e-mails te beantwoorden en Meester Cara gebruikt het om aantekeningen te maken in zijn dossiers: "Ik dicteer rechtstreeks als het iets korter is dat niet door Marion moet worden nagekeken. Ik gebruik het elke dag. Gisteren heb ik in 30 verschillende dossiers kunnen dicteren. Het helpt ons en zorgt voor meer gemak.

Meer efficiëntie

Meester Cara vertelt ons dat het nog te vroeg is om de impact van deze nieuwe technologie op het bedrijf te meten, maar zegt dat hij al een tijdsbesparing heeft gemerkt: "Ik denk dat het eigenlijk een winst aan efficiëntie is. Vroeger kostte het me bijvoorbeeld anderhalf uur om een aanmaning van 4 pagina's te typen, nu is dat in 5 minuten gebeurd. Het is een echte productiviteitsstijging, maar ik zal het pas op het eind van het jaar kunnen uitrekenen."

De smartphone-app biedt ook een echt extra werkgemak voor juridische professionals, omdat deze de mogelijkheid biedt om altijd en overal te werken. De advocaat uit Cannes vertelt ons hoe hij deze zeer praktische optie gebruikt: "Het feit dat je met je smartphone kunt dicteren is ook geweldig! Ik gebruik het als ik op straat tussen twee afspraken moet zijn, met mijn koptelefoon op als ik ergens over nadenk, of als ik terugkom van een hoorzitting, in de auto of 's avonds als ik een dringend dossier moet dicteren. Met mijn iPhone start ik SpeechLive op en klaar.”