Efficiëntie binnen én buiten kantoor

Inmiddels is zijn eigen kantoor gegroeid en zijn er vier advocaten werkzaam. Terwijl deze groei voortzet, blijft Lane gebruikmaken van spraaktechnologie om zijn productiviteit te maximaliseren. Om precies te zijn, gebruikt hij de draagbare Philips PocketMemo 8000 dicteerrecorder, de nieuwste versie van spraakherkenningssoftware Dragon NaturallySpeaking (professionele versie) voor korte transcripties en e-mails, de Philips Recorder-app om veilig dicteren en documentuitwisseling op mobiele apparaten mogelijk te maken en de Philips SpeechExec software voor volledig workflowbeheer.

Met deze tools kan LANE op veilige wijze gebruikmaken van spraaktechnologie op kantoor of daarbuiten om documenten te creëren en belangrijke informatie te delen. Zo besparen advocaten elke week uren werk en zorgen zij voor een betere service voor cliënten en een verhoogde productiviteit.

“Onze sector is in beweging”, zegt Lane. “Er is meer concurrentie dan 30 jaar geleden, zelfs al dan 10 jaar geleden. Daarom zoeken advocatenkantoren naar manieren om efficiënter te leren en samen te werken als team. Het gebruik van Philips spraaktechnologie heeft ons daarbij geholpen.”

Ervaring leidt naar digitale spraaktechnologie

Toen Lane zijn kantoor oprichtte, draaide de beslissing om te dicteren niet alleen om het verhogen van de productiviteit. Hij vond ook dat hij een betere advocaat zou zijn als hij het typen overliet aan een assistent.

“Als ik twee, drie of nog meer uur bezig ben met het uittypen van een document, dan verbruik ik hiermee energie die ik anders had kunnen besteden aan de complexere juridische analyses voor mijn cliënten”, zegt Lane. Met spraaktechnologie kan Lane vaak een brief of document van meerdere pagina's opstellen door 20 tot 30 minuten te dicteren en het, nadat het getranscribeerd is door een assistent, even lang te finaliseren. “Hierdoor heb ik vaak een uur tot anderhalf uur over die ik nu in plaats van typen aan andere dingen kan besteden, zoals het gebruiken van mijn analytische vermogen of het werken aan andere zaken.”

Lane vult aan “spraaktechnologie vergemakkelijkt en stimuleert teamwork in ons kantoor, wat wij erg belangrijk vinden. Het geeft ons niet alleen de mogelijkheid om de totale tijdsbesteding aan taken van alle medewerkers van ons kantoor te verminderen, waardoor we efficiënter zijn, maar het biedt uiteindelijk ook voordelen voor onze cliënten".

Voordat hij voor deze oplossing koos, overlegde Lane eerst met zijn erkende Philips partner en leverancier van spraaktechnologie Comdic in Saint-Laurent, Quebec. Na de beschikbare opties te hebben vergeleken, koos Lane voor Philips vanwege haar kwaliteit, functies en design. De apparaten en software zijn zo intuïtief en eenvoudig in het gebruik dat de andere advocaten en assistenten geen cursus hoefden te volgen na de implementatie.

Sindsdien gebruikt Lane dicteren voor veel meer dan alleen documentcreatie. Als de beherende partner van zijn kantoor, moet hij taken delegeren aan assistenten of andere advocaten herinneren aan zaken omtrent het bedrijf of cliënten. In plaats van een e-mail typen, dicteert Lane een spraakmemo in zijn Philips Recorder-app voor iPhone terwijl hij onderweg is. Vervolgens verzendt hij deze veilig naar de betreffende assistent, collega of zelfs advocaten van de tegenpartij die bij de zaak betrokken zijn. 

“Ik kan veel meer informatie verstrekken in kortere tijd”, zegt Lane. “De teamleden van LANE ontvangen mijn spraakmemo en hoeven alleen maar te luisteren naar mijn bericht. Ik denk dat hierdoor veel beter overkomt wat ik bedoel dat via een e-mail.” Lane vult aan, “Spraaktechnologie vergemakkelijkt en stimuleert teamwork, wat wij erg belangrijk vinden in ons kantoor. Bovendien helpt het ons om de totale tijdsbesteding aan taken van alle medewerkers te verminderen. Hierdoor zijn we veel efficiënter. Dit is niet alleen een voordeel voor ons, maar uiteindelijk ook voor onze cliënten.”

Efficiëntie binnen én buiten kantoor

De mogelijkheid om met dicteren en transcriberen in kortere tijd documenten te creëren, heeft LANE geholpen om betere service te bieden aan haar cliënten dan zij wellicht verwacht hadden gezien de grootte van het kantoor, vertelt Lane. Onlangs bijvoorbeeld belde een cliënt Lane met een juridisch noodgeval en moest er onmiddellijk een brief worden opgesteld. Lane dicteerde de brief op zijn iPhone terwijl hij van het centrum van Montreal op weg was naar zijn kantoor in een buitenwijk. Vervolgens verzond hij het bestand vanuit de dicteer-app naar SpeechExec aan zijn assistent. Ongeveer een uur na het telefoontje kon de brief worden verzonden aan de cliënt. 

In een ander geval was Lane aan de andere kant van de wereld, op vakantie in Nieuw-Zeeland, en kon hij een spoedverzoek van een cliënt afhandelen dankzij de mobiliteit van de Philips Recorder-app die is geïntegreerd in het SpeechExec Pro workflowbeheersysteem van het kantoor.

“Dit zijn slechts enkele manieren waarop wij mobiele spraaktechnologie en teamwork gebruiken om onze prestaties te verbeteren”, zegt Lane. “We kunnen veel beter service bieden in minder tijd en vanaf elke locatie.”

Informatie van cliënten is vertrouwelijk, dus Lane en andere advocaten moeten zeker weten dat informatie die online wordt uitgewisseld, waaronder dicteerbestanden, goed beveiligd zijn. De beveiligde Philips Recorder-app voor iPhone, Android en Blackberry biedt 256-bit bestandsencryptie en naadloze integratie met het SpeechExec workflowbeheersysteem. Daarnaast kan de app zelf worden beveiligd met een pincode voor extra bescherming.

Meer resultaten in minder tijd

Hoewel Lane Legal blijft groeien en meer medewerkers werft, blijft één essentieel ingrediënt altijd bestaan: spraaktechnologie. Nu hij deze tools al een aantal jaar gebruikt om het kantoor te helpen in kortere tijd meer documenten te creëren en meer informatie vast te leggen, zou Lane nooit meer teruggaan naar typen, vertelt hij.

“Ik raad elke advocaat die ik ken aan om spraaktechnologie te gebruiken”, zegt Lane. “Door dicteren kan ik mij richten op waardevolle en belangrijke taken en juridische analyses. Ik ben er efficiënter door geworden, en ik denk dat het hen ook zou helpen efficiënter te werken.”