Eén gezamenlijk dicteersysteem in alle ziekenhuizen

De feiten

De klant
Aleris-Hamlet Hospitals, Denemarken
Bezoek de website

Philips-partner
Globe Systems
Bezoek de website

De oplossing
SpeechExec Enterprise dicteerworkflowoplossing
Bezoek de productpagina

SpeechMike Premium-dicteermicrofoon
Bezoek de productpagina

Voetpedaal
Bezoek de productpagina

Aleris-Hamlet Hospitals is een van de grootste particuliere zorgverleners in de Scandinavische gezondheidszorg en is werkzaam in Zweden, Noorwegen en Denemarken. Het bedrijf heeft 10.000 werknemers die zich richten op een van deze vier gebieden: gezondheid, diagnose, ouderenzorg en psychiatrie. 

Aleris-Hamlet runt vijf ziekenhuizen en elf aanvullende zorglocaties in Denemarken en maakt momenteel een grote groei door. Hierbij hebben ze in verloop van tijd meerdere ziekenhuizen aangekocht en samengevoegd. Ieder ziekenhuis had zijn eigen systemen die elektronische patiëntgegevens en dictaten verwerken. Het oude dicteersysteem van Aleris-Hamlet kon niet voldoen aan de vereisten van hun eigen groei. Zodoende ontstonden er uitdagingen voor de bedrijfsbrede digitale infrastructuur. Artsen, secretaresses en IT-personeel konden minder flexibel werken en hadden meer administratie, waardoor Aleris-Hamlet met een oplossing moest komen. Deze uitdaging werd nog groter vanwege de bedrijfsarchitectuur, waarbij werknemers in verschillende ziekenhuizen werken en zodoende veel systemen tegelijk onder de knie moesten krijgen.

Hoofd IT, Jesper Pedersen, was vastbesloten om een gezamenlijke oplossing te vinden die efficiënter was voor interne resources, een betere gebruikerservaring bood en bestand was tegen toekomstige vereisten van patiëntgegevensbeveiliging.

Jesper Pedersen, Hoofd IT

Het grote voordeel van het nieuwe systeem is dat zowel de software als de dicteerbestanden zich op een centrale Citrix-server bevinden. Updaten kan altijd direct en het maakt niet uit waar onze artsen of secretaresses zijn.

Jesper Pedersen
Hoofd IT

Een gezamenlijk systeem

Aleris-Hamlet stelde een reeks vereisten en verzoeken op voor de ondersteuning van hun dicteersysteem. Een van de belangrijkste vereisten was dat de oplossing op meerdere servers kon draaien, omdat ieder ziekenhuis op dat moment zijn eigen systeem had.

Artsen hadden veel behoefte aan een systeem waarmee ze kunnen dicteren in meerdere ziekenhuizen. De beveiliging moest van het hoogste niveau zijn, zonder de gebruikerservaring te beperken. Om die reden gaf Aleris-Hamlet de voorkeur aan een systeem dat de gebruikersdatabase integreerde in Active Directory en automatisch een backup-kopie maakte van ieder dictaat.

Het personeel moest kunnen blijven dicteren tijdens de implementatie van het nieuwe systeem. Daarbij moest de leverancier het in fasen kunnen installeren, zodat artsen, secretaresses en technici hun werk konden blijven uitvoeren.

Aleris-Hamlet ontving drie opties van leveranciers in Denemarken, die verschillende mogelijkheden boden voor de optimale oplossing van hun behoeften.

Een flexibelere dicteeroplossing

Aleris-Hamlet ontdekte al snel dat Philips de beste leverancier was van zowel software als dicteerapparatuur. Een van de belangrijkste argumenten was dat Philips SpeechExec Enterprise, een professioneel servergebaseerd dicteersysteem, flexibel is op alle niveaus. Het voldeed aan alle eisen van Aleris-Hamlet.

Aleris-Hamlet koos voor de Philips SpeechMike Premium als opnameapparaat. Naast een superieure geluidskwaliteit ten opzichte van zijn voorganger, beschikt het apparaat ook over de bekende schuifregelaar waar het personeel mee vertrouwd is en betere ergonomie voor dagelijkse dicteertaken.

“De geluidskwaliteit van de nieuwe dicteerapparaten is aanzienlijk beter dan de oude, waardoor onze secretaresses eenvoudiger kunnen transcriberen voor ons medisch personeel,” zegt Annie Sneftrup, Functional Manager van het secretariaat van Aleris-Hamlet in Aarhus.

De secretaresses kregen ook vernieuwde transcriptie-apparatuur die volledig werd geïntegreerd met zowel dicteerapparaten als software. Als onderdeel van de vloeiende overgang ontvingen ze de nieuwste Philips-voetpedalen met dezelfde configuratie als de oude producten. Hierdoor konden de secretaresses eenvoudig aan de slag met het nieuwe systeem, wat de efficiëntie ten goede kwam. 

Nadruk op samenwerking en betrokkenheid

Aleris-Hamlet koos voor Globe Systems als serviceverlener voor alles wat met de Philips dicteeroplossing te maken heeft. Aleris-Hamlet en Patrick Figgé, projectcoördinator bij Globe Systems, stelden een plan op (dat inmiddels is uitgevoerd) dat aan de basis stond van toekomstige samenwerking en onderhoud. Een integraal onderdeel hiervan is de mogelijkheid voor eindgebruikers om de producten uit te proberen en ideeën en vragen uit te wisselen. Hierdoor voelden de werknemers zich betrokken bij de ontwikkeling van hun eigen dicteersysteem. Het bedrijf ging akkoord met het door de gebruikers ontwikkelde systeem en de implementatie ging van start in de ziekenhuizen. 

“Het was voor ons erg belangrijk dat onze leverancier zich eenvoudig en flexibel kon aanpassen aan onze situatie. Daarom moest de leverancier snel kunnen schakelen en slimme oplossingen kunnen leveren, maar wel met de nadruk op samenwerking,” zegt Jesper Pedersen. “De keuze voor Globe Systems was eenvoudig. Ze voldeden volledig aan onze verwachtingen en hadden een diepgaande kennis van zowel dicteerapparaten als abstracte softwareoplossingen.”

De keuze voor Globe Systems was eenvoudig. Ze voldeden volledig aan onze verwachtingen en hadden een diepgaande kennis van zowel dicteerapparaten als abstracte softwareoplossingen.

Jesper Pedersen
Hoofd IT

Een toekomstbestendig systeem

Aleris-Hamlet en Globe Systems stelden een uitgebreide handleiding op met gebruiksvriendelijke instructies voor artsen en secretaresses over hoe ze de vele functies van Philips SpeechExec Enterprise kunnen gebruiken.

“Wat onze samenwerking met Aleris-Hamlet zo vruchtbaar maakt, is dat we dezelfde waarden en mening hebben, bijvoorbeeld dat dicteren zo eenvoudig mogelijk moet zijn voor alle eindgebruikers,” legt Patrick Figgé uit. “Onze samenwerking heeft al meteen de basis gelegd voor ons succes bij het vinden van de juiste dicteeroplossing voor het personeel, en bij het maken van de benodigde aanpassingen wanneer de situatie daar om vraagt. Aleris-Hamlet blijft groeien, en het is cruciaal dat hun dicteersysteem deze groei bij kan houden.”

Als onderdeel van de deal blijft Globe Systems de dicteeroplossing optimaliseren zo lang Aleris-Hamlet het nodig heeft. Zodoende is de Philips SpeechExec Enterprise oplossing altijd up to date, flexibel en op maat gemaakt voor artsen en secretaresses.

Een universele oplossing

“Het grote voordeel van het nieuwe systeem is dat zowel de software als de dicteerbestanden zich op een centrale Citrix-server bevinden. Updaten kan altijd direct en het maakt niet uit waar onze artsen of secretaresses zijn. Ze hebben altijd toegang,” zegt Jesper Pedersen. “De artsen vullen de relevante patiëntgegevens in tijdens het dicteren en onze secretaresses zien direct voor welke specialisatie het hoogste aantal dictaten nog niet getranscribeerd is en of er dictaten zijn met hoge prioriteit. Zo kunnen we onze werkzaamheden richten op de meest urgente gebieden. Op deze manier garanderen we een snellere, betere en doelgerichtere service voor onze patiënten.”

Als onderdeel van de implementatie wilde Aleris-Hamlet profiteren van de expertise van Globe Systems als de grootste leverancier op het gebied van headsetoplossingen in Scandinavië. Ze besloten om een deel van de bestaande headsets te vervangen door nieuwe draadloze modellen waarmee secretaresses zowel kunnen transcriberen als bellen, iets wat tot dan toe nog niet kon. Het vereenvoudigde hun werk en verbeterde de efficiëntie op meerdere gebieden.

Direct contact met Philips

Hoewel het nieuw geïntegreerde systeem voldoet aan de huidige wensen, is het van groot belang voor Aleris-Hamlet dat het systeem is voorbereid op toekomstige acquisities en fusies van ziekenhuizen, waarbij het systeem moet kunnen blijven meegroeien. Philips SpeechExec Enterprise is hiervoor de ideale oplossing en Globe Systems helpt bij de implementatie van iedere update zodat de ervaring voor eindgebruikers in de ziekenhuizen soepel en probleemloos blijft. Naarmate Aleris-Hamlet groeit, groeit hun dicteersysteem met hen mee.

Als onderdeel van de doorlopende samenwerking geeft Aleris-Hamlet feedback aan hun leverancier over hoe hun ziekenhuispersoneel dictaten gebruikt in hun werk. Globe Systems werkt rechtstreeks samen met Speech Processing Solutions, het bedrijf achter de Philips dicteeroplossingen. Hierdoor krijgt de leverancier van Philips dicteeroplossingen klantfeedback waarmee ze een consistente hoge standaard kunnen aanhouden bij de productie en ontwikkeling van dicteeroplossingen met een maximale betrokkenheid van en voordelen voor klanten. Speech Processing Solutions werkt op deze manier met al zijn klanten.

De oplossing

Meer tevreden klanten

“Ik vind het praktisch dat ik eenvoudig kan switchen van digitaal dicteren naar spraakherkenning via één druk op de knop“

Pieter Wirix, Advocaat, Hermans-Wirix Advocaten, Tongeren, België

Lees het verhaal Bekijk alle verhalen

“Met de SpeechAir dicteren we, sturen het dictaat door en tegen dat we op kantoor zijn is het volledige dossier al bijgewerkt. Wat ons weer een hoop tijd bespaart.“

Raoul Vermeulen, Dhaenens-Vermeulen Advocaten, Antwerpen, België

Lees het verhaal Bekijk alle verhalen

“Na vijftien minuten met de nieuwe Philips-recorder ben je al vergeten dat je met een nieuw apparaat werkt. Het voelt alsof we hem altijd al hebben gehad, en dat is echt een enorm voordeel.“

Thomas Stigaard Hansen, Grove & Partnere, Kopenhagen, Denemarken

Lees het verhaal Bekijk alle verhalen

“Het team is al overgestapt van onze vorige apparaten naar Philips SpeechLive. Dat ging soepel en gemakkelijk. Ze krijgen een 10 met een griffel.“

Richard Smith, Fifield Glyn, Verenigd Koninkrijk

Lees het verhaal Bekijk alle verhalen
Contact Waar kopen
Nieuwsbrief

Schrijf u in en blijf op de hoogte van het laatste nieuws