Nouveau regard sur la profession d'avocat

Les faits

Le client
Kaper Nooijen Advocaten, Eindhoven, Pays-Bas
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Partenaire Philips
Ateq International
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La solution
Enregistreur vocal PocketMemo
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Kit de transcription SpeechExec
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Kaper Nooijen Advocaten est un jeune cabinet d’avocats dynamique spécialisé en droit du travail. Il a été fondé en 2011 par les avocates en droit du travail Simone Kaper et Susan Nooijen. Établi dans le quartier trépidant de Strijp-S, à Eindhoven, Kaper Nooijen Advocaten est l’exemple parfait d’une génération d’avocats novateurs jetant un nouveau regard sur la profession : “Nous avons adopté une approche 2.0 de la profession d’avocat.”


“Nous avons ouvert ce cabinet il y a plus de deux ans, explique Me Simone Kaper. Annelyn Aldenkamp et Anneke van Steensel, nos collaboratrices juridiques, nous ont rejointes par la suite. Parmi nos clients, nous comptons aussi bien des PME que des cadres. Notre credo : qualité et fiabilité.”

Maîtrise des coûts

“Ma partenaire Susan Nooijen et moi avons littéralement commencé dans une cage à lapins, notre ordinateur sur les genoux, avec la ferme intention de maîtriser nos coûts. Au début, nous tapions toujours tous nos documents nous-mêmes, mais à mesure que la charge de travail est devenue plus lourde, c’est devenu difficilement faisable.

Nous avons rapidement contacté un service de secrétariat pratique, qui se chargeait de transcrire nos dictées.”

Simone Kaper utilise déjà du matériel de dictée depuis longtemps : “Chez mon premier employeur, il y avait deux avocats et deux secrétaires. Des documents étaient tapés en permanence. Je les dictais sur cassette ; nous ne connaissions pas encore les systèmes numériques. Cela fonctionnait très bien, mais les bandes rendaient parfois l’âme. Et parfois, quand on avait fait une longue dictée, il arrivait que la bande soit endommagée. On pouvait alors tout recommencer.”

Quand je suis en voiture après un entretien avec un client, j’ai toute la conversation en tête, les courriers à rédiger ou l’acte de procédure à préparer. Tout cela peut être directement enregistré.

Mme Simone Kaper
Avocate en droit du travail

Avantages de la dictée numérique et de la transcription à distance

“Chez mon deuxième employeur, j’ai découvert le système de dictée numérique ainsi que la possibilité de corriger, écraser et insérer. Je me suis habituée à cette méthode. Une secrétaire salariée travaillait alors pour environ deux avocats. Quand nous faisions notre dictée, nous pouvions directement voir dans le programme SpeechExec si la dictée avait été transcrite.

Quand je travaille sur de gros dossiers, par exemple une assignation, un acte de procédure ou une note de plaidoirie, mon bureau est complètement envahi par le dossier, des livres, des arrêts et des journaux. Dans ce cas, il peut être pratique de feuilleter du courrier et diverses pièces tout en parlant avec le Pocket Memo en main.

À l’aide du logiciel SpeechExec, nous pouvons envoyer nos dictées, puis télécharger automatiquement les documents complètement transcrits. Pour les petites notes, nous ne faisons pas appel au service de secrétariat.”

Mme Susan Nooijen, avocate en droit du travail

Travail quatre fois plus rapide

“Susan et moi sommes souvent débordées : quand on me demande une assignation pour le lendemain, je ne dispose parfois que d’une à deux heures pour la dicter et la transcrire. Grâce à notre service de secrétariat, cela va plus vite et le travail est directement bien fait.

Nous manquons de temps, car nous sommes souvent en audience, en entretien ou au téléphone. Si je devais passer mon temps à transcrire et vérifier une heure de dictée, cela me prendrait environ quatre heures, voire plus. Mais si je reçois une première transcription, cela me donne déjà une bonne base. Ensuite, je peux encore ajouter des pièces et des paragraphes.

Quand je suis en voiture après un entretien avec un client, j’ai toute la conversation en tête, les courriers à rédiger ou l’acte de procédure à préparer. Tout cela peut être directement enregistré. Quand je reçois de nouvelles pièces et que je dois ajouter des remarques, je dispose ainsi déjà d’un fil rouge.

Dans notre métier, la justesse des informations est essentielle. Nous préférons donc éviter les modèles et le copier-coller. Le risque d’erreur est trop grand. Je préfère dicter une assignation de la première à la dernière lettre. Ainsi, je formule chaque étape requise par la procédure au sens formel et je réfléchis à tout : quel tribunal est compétent, qui représentera la partie adverse, etc. Si je devais tout taper moi-même, je serais contrainte de refuser la moitié de mes clients !”

Service de secrétariat : rapide et fiable

Grâce à notre service de secrétariat, nous ne devons pas engager de secrétaire. Auparavant, la secrétaire faisait tout dans le cabinet d’avocats. Elle connaissait les clients, dactylographiait les documents, gérait les e-mails et l’agenda. L’avocat se concentrait seulement sur son métier. Aujourd’hui, beaucoup de choses ont été numérisées et l’avocat peut assez simplement avoir une vue d’ensemble sur tout. Je peux aussi aisément gérer mon agenda sur mon ordinateur.

Notre service de secrétariat ne travaille pas 40 heures par semaine pour nous. Parfois, cela ne dépasse même pas les dix heures. Cela nous permet de maîtriser nos coûts. Il nous faut un service sur lequel nous pouvons compter : une demande de transcription d’un document pour le jour même ne pose jamais problème !

Nous n’avons pas hésité à opter pour le matériel de dictée de Philips, le leader du marché. Nous voulions un produit de bonne qualité. Le service clientèle d’Ateq est aussi un aspect important pour nous.

Cette méthode nous permet aussi de limiter nos frais généraux. Nous pouvons ainsi travailler au forfait et adopter des tarifs raisonnables. Pour être un bon avocat, pas besoin d’avoir une belle voiture. Nous gardons les pieds sur terre ; nous ne vivons pas dans une tour d’ivoire. Nous jetons un regard neuf sur notre profession d’avocat en adoptant une approche 2.0.”

La solution

Plus de clients satisfaits

“Le gros avantage du nouveau système est que le logiciel et les fichiers de dictée se trouvent tous sur un serveur central Citrix. Il peut être mis à jour quasi instantanément, où que les médecins et secrétaires se trouvent.“

Jesper Pedersen, Hôpitaux Aleris-Hamlet, Danemark

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“L'équipe a déjà fait la transition depuis les appareils antérieurs vers Philips SpeechLive. Cela s'est fait en douceur et sans tracas. Nous attribuons un 10/10.“

Richard Smith, Fifield Glyn, Royaume-Uni

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“Notre système de gestion des dictées est très apprécié des praticiens.“

Sylvie Desaunois, Centre Hospitalier de Saint-Quentin, France

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“Je récupère mes notes de réunion au format Word sous 24 heures… Comme vous pouvez l'imaginer, c'est juste fantastique pour moi car j'économise plusieurs heures de mon précieux temps chaque semaine.“

Gordon McAlpine, The Sales Club, Berkshire, Royaume-Uni

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