Les avocats modernes passent au numérique

avec SpeechLive de Philips

Les faits

Le client
LM&DS association d’avocats, Malines, Belgique
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Partenaire Philips
Leysen Dictation Service Center
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La solution
Enregistreur vocal PocketMemo
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SpeechLive solution de dictée sur le cloud
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Kit de transcription SpeechExec
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Tom De Smet est avocat associé au cabinet LM&DS. Lui et ses associés ont misé sur l’innovation numérique dès le début de leur association en 2008. Leur volonté était de servir mieux et plus rapidement leurs clients, mais aussi de réaliser des économies. Le gain de temps a aussi pesé dans la balance.

Nous avons rencontré Tom. Il nous donne une idée de l’utilisation de la solution de dictée Philips SpeechLive et de son intégration dans son flux de travail.

La dictée avec SpeechLive : un choix stratégique

Le cabinet d’avocats LM&DS fonctionne comme une véritable association. C’est une entreprise moderne que les associés gèrent au quotidien. Maître De Smet nous explique : « Chaque dossier ou projet est attribué à un avocat associé en fonction de sa spécialité : Kris Lens et deux associés s’occupent du droit de la famille et du droit du patrimoine familial, ainsi que du droit immobilier et environnemental, Yves Mertens du droit de la responsabilité et des assurances, Sven Mertens et Veerle Stroobants du droit social, et Senne Meeus et moi-même du droit des sociétés et des contrats. Assisté de collaborateurs, l’associé recherche des avis concluants et d’éventuelles recommandations de procédure dans son domaine, en essayant toujours d’éviter que le litige ne soit porté devant les tribunaux. Chaque équipe est ainsi appuyée par un secrétariat commun, qui travaille pour tous. Nous recourons aussi à des solutions numériques, qui nous facilitent la tâche et nous font gagner du temps. Nous utilisons l’enregistreur vocal Philips PocketMemo DPM8200 et son logiciel dans le cloud via Philips SpeechLive. Les secrétaires disposent aussi des kits de transcription Philips. En outre, la VoIP et de nombreuses applications Microsoft s’intègrent parfaitement à notre flux de travail. La numérisation est donc indispensable. Nous la considérons comme un choix stratégique. »

De l’analogique au numérique

Le travail d’avocat génère énormément de paperasserie. Maître De Smet raconte comment les choses se passaient avant : « Il y a 10 ans, les avocats travaillaient avec des dictaphones et des cassettes. Des chariots avec tous les documents des dossiers circulaient dans le cabinet, les e-mails étaient imprimés, les cassettes dactylographiées et rassemblées, le courrier distribué dans des bacs. Nous étions submergés par une montagne de papier. Chaque avocat se retrouvait avec de nombreux dossiers papier sur son bureau. Cette façon de travailler était très pénible, elle nous faisait perdre beaucoup de temps. Tout a bien changé avec notre révolution numérique. » L’avocat associé est catégorique quant au choix du numérique : « Dès 2014, nous avons résolument opté pour les solutions numériques pour toute notre paperasserie. Nous sommes également passés à la dictée numérique avec Philips SpeechLive. Je me demande comment on ferait sans. Nous utilisons les enregistreurs vocaux et leurs logiciels sur un serveur local. Les secrétaires tapent nos dictées et les partagent numériquement avec tous ceux qui suivent le dossier. La pratique a été adoptée pour tous les documents. Les étapes inutiles ont été éliminées. »

Un cabinet moderne se doit d’utiliser les dernières technologies et outils digitaux. Nous avons choisi la solution de dictée SpeechLive de Philips. Je ne pourrais plus m’en passer.

Tom De Smet
Avocat associé

“

Impact du coronavirus

Lorsque la crise du coronavirus, tout le monde a été contraint de rester à domicile et de faire du télétravail. Maître De Smet explique : « Lorsque la crise a éclaté, nous étions prêts à travailler numériquement depuis chez nous. Pour la dictée aussi. Il n’y a que l’utilisation du logiciel sur un serveur local qui posait problème. Nils Leysen, gérant de Leysen Kantoormachines, nous a proposé la solution : Philips SpeechLive, la Web de dictée et transcription. Depuis lors, tous les avocats du cabinet travaillent avec leur enregistreur vocal numérique via le cloud : ils l’utilisent avec la station d’accueil depuis leur domicile et partagent toutes leurs dictées via le cloud. Les secrétaires les transcrivent et les ajoutent au dossier numérique, que tous les collaborateurs reçoivent chez eux. C’est simple comme bonjour. »

Avantages de SpeechLive dans le cloud

Lorsque nous demandons à l’associé quels sont avantages offerts par la solution, pour les avocats et pour les clients, la réponse est claire : « Les avantages sont évidents, affirme Maître De Smet. Chaque collaborateur concerné par le dossier est toujours parfaitement informé. Nous partageons toutes les informations par voie numérique, même les dictées. SpeechLive est très stable. L’enregistreur vocal est facile à utiliser et, si nécessaire, nous pouvons utiliser l’app sur smartphone. Celle-ci offre les mêmes fonctionnalités que le dictaphone. Pour ma part, j’apprécie surtout de pouvoir suivre rapidement les choses. Le droit des sociétés évolue rapidement. La dictée avec un système performant associé à des logiciels à l’avenant permet de rester dans le coup. SpeechLive s’utilise n’importe où et n’importe quand via le cloud. » Et pour les clients ? Maître De Smet ajoute et conclut : « Pour les clients, notre solution représente un gain de temps, un traitement plus rapide de leur dossier et une réduction des coûts. C’est clairement intéressant pour eux. La dictée et l’envoi numérique, c’est plus rapide que de tout faire soi-même. Certes, il faut un système performant, mais SpeechLive tient toutes ses promesses à cet égard. Encore un conseil à tous mes confrères : l’analogique, c’est l’ancienne époque. Il est temps de se lancer et de se tourner vers l’avenir : les solutions de dictée numériques. Elles offrent la flexibilité que tous les clients attendent. »