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Optimisation juridique

Un nouvel outil pour les cabinets d'avocats

Les faits

Le client
Tanguy Cara, Cannes, France
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Partenaire Philips
Elindo
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La solution
SpeechLive solution de dictée sur le cloud
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Dans le domaine juridique, où la précision, la réactivité et l'efficacité revêtent une importance capitale, l'utilisation de nouvelles technologies peut fréquemment constituer un véritable atout. C’est le cas pour Maître Tanguy Cara, avocat en droit des affaires depuis 12 ans, qui a récemment fait appel à une solution de dictée dans le cloud.

« Nous avons hésité en début d’année entre différents logiciels de dictée et reconnaissance vocale et finalement nous nous sommes laissé convaincre. Mon informaticien, dont la clientèle comprend plusieurs avocats, m'a fait part de l'existence de SpeechLive. C'est sur ses recommandations que nous avons décidé d'opter pour cette solution. » nous explique Maître Cara.

Philips SpeechLive est une solution de dictée professionnelle cloud, conçue pour simplifier et améliorer le flux de travail des professionnels. La solution offre un principe très simple : convertir vos paroles en texte où que vous vous trouviez. SpeechLive permet aux utilisateurs de travailler de manière flexible ; que ce soit en déplacement ou au bureau ou à l’aide d’un secrétariat ou de la reconnaissance vocale. L’utilisateur choisit la méthode de création de document qui convient le mieux selon son emploi du temps.

Le cabinet s’est mis en contact avec un expert des solutions vocales Philips et a démarré son essai gratuit de 15 jours. Au bout de 10 jours, l'essai a été interrompu car il s'est révélé concluant.

Je pense que c’est effectivement un gain d’efficacité. Par exemple : avant ou je mettais une heure et demie à taper une mise en demeure de 4 pages, là en 5 minutes c’est vite fait.

Tanguy Cara
Avocat

Un nouvel outil dans l’organisation

Maître Tanguy Cara a réussi le CAPA (Certificat d’Aptitude à la Profession d’Avocat) à l’école des avocats de Marseille après un Master II de droit des affaires. Puis, il passe concomitamment un diplôme universitaire de médiation et prête serment au barreau de Grasse. Il créé ensuite le Cabinet Cara, comptant sa collaboratrice Maître Hakimi et lui-même avec Marion P, secrétaire juridique. C’est grâce à ses années d’expérience que l’avocat est bien placé pour remarquer les changements que des nouveaux outils apportent à une organisation.

« J’ai connu plusieurs étapes en termes d’organisation car j’ai monté mon cabinet moi-même, petit à petit. J’ai connu mon métier avec et sans secrétaire. Cela a été une grande étape dans l’organisation des scans, des mails, appels téléphoniques, … Et là avec SpeechLive, il s’agit encore d’une autre étape complémentaire. Je ne dis pas que la solution remplace l’humain et une deuxième secrétaire. Mais pour moi, il s’agit d’un gain en productivité. »

Un réel travail d’équipe (ou non)

Les professionnels du droit du Cabinet Cara utilisent SpeechLive de manière collaborative avec le secrétariat. Marion P, secrétaire juridique, est équipée d’une pédale de commande Philips qui facilite la transcription des dictées qu’elle reçoit des avocats du cabinet et lui permet de garder les mains libres pour saisir en continu. 

« Avec la secrétaire cela permet de dicter au kilomètre, comme on dit. Je transmets à Marion une première version du texte issu de la reconnaissance vocale et elle doit uniquement remettre en forme à l’aide du fichier audio. » 

Les avocats ont aussi la possibilité de travailler sans l’aide du secrétariat. Maître Hakimi utilise la reconnaissance vocale en direct pour répondre aux e-mails et Maître Cara y fait appel pour des annotations dans ses dossiers : « Je dicte directement quand c’est quelque chose de plus court, qui ne doit pas être revu par Marion. Il s’agit d’une utilisation de tous les jours. Hier, je crois que j’ai dû dicter dans 30 dossiers différents. Cela nous aide et nous permet de gagner en confort. »

Un gain d’efficacité

Maître Cara nous indique qu’il est encore trop tôt pour mesurer l’impact que l’adoption de cette nouvelle technologie a sur le cabinet, mais affirme déjà remarquer un gain de temps : « Je pense que c’est effectivement un gain d’efficacité. Par exemple : avant ou je mettais une heure et demie à taper une mise en demeure de 4 pages, là en 5 minutes c’est vite fait. C’est vraiment un gain de productivité, mais je ferai le compte en fin d’année. »

L’application pour smartphone représente également un réel confort de travail supplémentaire pour les professionnels du droit en offrant la possibilité de travailler à tout moment, de n’importe où. L’avocat Cannois nous explique comment il utilise cette option très pratique : « Le fait de pouvoir dicter du portable, c’est aussi sympathique ! Je l’utilise quand je suis dans la rue entre deux rendez-vous avec mes écouteurs quand je pense à quelque chose ou quand je rentre d’audience, en voiture ou le soir quand j’ai une urgence à dicter dans un dossier. Avec mon iPhone, je démarre SpeechLive et c’est fait. »

La solution

Plus de clients satisfaits

“C’est agréable de pouvoir se dire que l’on gagne en productivité quand on a beaucoup de perte de temps administrative. Avec SpeechLive nous gagnons du temps en médical. C’était notre objectif principal, largement atteint !“

Docteur Romain Guldmann, ORL et chirurgien cervico-facial

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“Nous avons été bluffés par la qualité du son du microphone numérique sans fils SpeechMike de Philips qui ne prend aucun bruit parasite. Ce nouveau microphone sans fil est très abouti.“

Dr Huberman, Cardiologue, Centre d’Explorations Cardiovasculaire, Houilles

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“L'appareil est parfait pour les détectives privés, car il répond aux exigences de notre travail et c’est un produit de qualité.“

Bernhard Maier, Propriétaire de l'agence de détectives BM-Investigations e.U.

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“Je pense que c’est effectivement un gain d’efficacité. Par exemple : avant ou je mettais une heure et demie à taper une mise en demeure de 4 pages, là en 5 minutes c’est vite fait.“

Tanguy Cara, Avocat, Cannes, France

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