Mehr Zeit und weniger Kosten

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Waite Park Police Department, Minnesota, USA
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SpeechMike Premium Diktiermikrofon
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Polizeistation in einem Vorort spart Zeit und senkt Kosten mit der Philips-Sprachtechnologie und Dragon NaturallySpeaking


Das Waite Park Police Department in Waite Park, Minnesota ist für etwa 8.000 Einwohner und weitere 100.000 Menschen verantwortlich, die täglich aus den Nachbargemeinden kommen, um eines der vielen Einkaufszentren der Gegend zu besuchen. 

Jeder der 13 Vollzeit-Polizeibeamten erstellt im Durchschnitt pro Tag und Schicht zehn Berichte, darunter zwei oder drei längere Berichte mit mehreren Befragungen betroffener Parteien wie Opfer, Verdächtige und Zeugen.

Bisher haben die Beamten in ihren Polizeifahrzeugen in ein digitales Aufnahmegerät diktiert. Danach wurden die Aufnahmen zurück zur Polizeistation gebracht, auf einen Computer übertragen und von einem Mitarbeiter transkribiert.

Insbesondere die Berichte der Abend- und Wochenendschichten verzögerten sich jedoch häufig, da die Berichte erst Tage später transkribiert werden konnten. Alternativ musste der Transkriptionist außerhalb der Dienstzeiten in die Polizeistation geholt werden.

Die Beamten und Verwaltungsmitarbeiter von Waite Park waren mit dieser Situation unzufrieden, da die Gerichte die Berichte zeitnah benötigten. Eine Auslagerung der Transkription wäre jedoch zu kostenintensiv. Ebenso steigerte die Beschäftigung der Transkriptionisten außer­halb der Dienstzeiten die Kosten. Aus diesem Grund beschloss das Waite Park Police Department die Implementierung der Sprachtechnologie von Philips in Kombination mit der Spracherkennung von Dragon NaturallySpeaking und cloud-basierter Speicherung. Dies senkte die Transkriptionszeit der Polizeistation und sparte mehrere Stunden pro Tag und Beamter.

Statt bis zum Ende der Schicht warten zu müssen, können die Mitarbeiter jetzt auf die Aufzeichnungen zugreifen, sobald sie hochgeladen sind. Wir hören seit der Umstellung nur Gutes von den anderen Beamten.

Tim Deschene
Polizeibeamter und Ermittler

Strategische Implementierung

Im Herbst 2011 kamen Chader Voice Technology, der Sprachtechnologie-Partner des Waite Park Police Department, und die Büroleiter der Polizeistation überein, von ihren aktuellen Diktiergeräten zu den digitalen Diktiergeräten von Philips zu wechseln. In einem ersten Schritt wurden die Beamten mit den tragbaren Philips Pocket Memo Digital-Diktiergeräten ausgestattet. Damit konnten die Beamten jederzeit und überall aufzeichnen und die Diktate an einen sicheren cloud-basierten Speicherort übertragen, was die Effizienz der Workflows enorm verbesserte.

„Statt bis zum Ende der Schicht warten zu müssen, können die Mitarbeiter jetzt auf die Aufzeichnungen zugreifen, sobald sie hochgeladen sind,“ sagt Tim Deschene, ein Polizeibeamter und Ermittler des Waite Park Police Department, der die Implementierung geleitet hat. „Wir hören seit der Umstellung nur Gutes von den anderen Beamten.“

Einige Monate später hat Chader Voice Technology die Station mit Philips SpeechMike Diktiermikrofonen ausgestattet, in die die Spracherkennung von Dragon NaturallySpeaking integriert ist. Auf diese Weise wird nun jedes Wort der Beamten automatisch transkribiert. Um eine präzise Transkription zu erreichen, muss die Dragon-Software die Stimme des Sprechers in mehrere Trainingssitzungen kennenlernen, damit sich die Technologie an den Sprachduktus jedes Benutzers gewöhnen kann. Waite Park hat Dragon vor einer vollen Implementierung mit drei Beamten ausprobiert: einem Beamten, der schnell spricht, einem Beamten, der leise spricht und einem dritten Beamten, der laut spricht. Mit ein wenig Geduld der Polizeibeamten begann die Software mit einer Genauigkeit von 95 bis 98 % zu transkribieren. Heute transkribieren alle Waite Park-Polizeibeamte, die das Philips SpeechMike verwenden, mithilfe der Software.

„Es gibt eine Lernkurve“, sagt Deschene. „Aber sobald die abgeschlossen ist, liefert Dragon sofort Ergebnisse und ist definitiv eine sehr gute Möglichkeit, Sprache in Text umzuwandeln.“

SpeechMike mit höchster Bewertung für Dragon

Die einfache Implementierung und Übernahme von Dragon NaturallySpeaking wurde vermutlich von der überlegenen Kompatibilität der Software unterstützt. Das SpeechMike erhielt die höchsten Bewertungen für die Genauigkeit bei der Spracherkennung von Nuance, dem Entwickler von Dragon NaturallySpeaking. Er verglich Philips mit der Technologie von vier anderen Anbietern hinsichtlich Mikrofonqualität und Klarheit der Aufnahmen. 

Dank der Philips-Sprachlösungen können wir Aufnahmen in die Cloud hochladen, sodass unsere Beamten und Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort darauf zugreifen können. Das und die Kombination mit dem SpeechMike oder Pocket Memo und die Dragon Spracherkennung … bringen eine hervorragende Zeitersparnis für unsere Abteilung.

Tim Deschene
Polizeibeamter und Ermittler

Darüber hinaus ist das SpeechMike ideal für hektische, laute Umgebungen wie Polizeistationen. Das freischwebende Mikrofon beseitigt Berührungs-, Klick- und Hintergrundgeräusche. Die hervorragende Aufnahmequalität wird durch ein sechseckiges Gitter um das Mikrofon und einen speziell integrierten Filter erreicht, sodass selbst bei großer Nähe zum Mikrofon perfekte Ergebnisse erzielt werden. 

Der Bewegungssensor schaltet automatisch auf Standby, wenn das Gerät inaktiv ist. Sobald das Mikrofon wieder in die Hand genommen wird, ist es in weniger als einer Sekunde aufnahmebereit. Diese Funktion kann beispielsweise bei eingehenden Anrufen oder in Notfallsituationen hilfreich sein. Darüber hinaus verfügt das SpeechMike über ein mikrobenhemmendes Gehäuse, das vor Bakterien schützt.

Mehr Zeit und weniger Kosten 

„Indem der Arbeitsschritt der Transkription in der Polizeistation durch das SpeechMike und Dragon beseitigt wurde, hat jeder Waite Park-Beamte ca. zehn Stunden pro Woche gespart“, schätzt Deschene. Darüber hinaus hat die Polizeistation ihre Arbeitskosten weiter dadurch gesenkt, dass der Transkriptionist bei Bedarf von zu Hause aus arbeiten und das vollständige Transkript per E-Mail an die Beamten senden kann. Dies bedeutet, dass Berichte sehr viel schneller fertig sein können. Ermittler und Vorgesetzte können außerdem auf Diktate und Befragungen von anderen Beamten innerhalb der Diktat- und Transkriptionssoftware SpeechExec zugreifen, sodass sie ebenfalls außerhalb der Station arbeiten und ihre Dokumente schneller fertigstellen können.

„Wenn man wie wir nicht rund um die Uhr Büromitarbeiter hat, ist es vorteilhaft, wenn wir selbst effizienter arbeiten können“, sagt Deschene. „Dank der Philips-Sprachlösungen können wir Aufnahmen in die Cloud hochladen, sodass unsere Beamten und Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort darauf zugreifen können. Das und die Kombination mit dem SpeechMike oder Pocket Memo und die Dragon Spracherkennung bringen eine hervorragende Zeitersparnis für unsere Abteilung.“

Die Lösung

Mehr zufriedene Kunden

“Innerhalb von 24 Stunden erhielt ich ein Word-Dokument meiner Besprechungsprotokolle… Wie Sie sich vorstellen können, konnten wir dadurch wertvolle Arbeitszeit einsparen.“

Gordon McAlpine, The Sales Club, Berkshire, Großbritannien

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“Ich verwende die Diktierlösungen für sämtliche Korrespondenzen, Aktenvermerke, kleinere Schreiben, aber auch beispielsweise für die Erstellung von Bescheiden.“

Dr. Clemens Achleitner, Amtsleiter der Gemeinde Fohnsdorf

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“Das Philips SpeechMike Premium Air ist das ideale Diktiergerät, mit dem wir Diktate schnellstmöglich und komplikationsfrei in geschriebenen Text umwandeln können.“

Marcus Menster, Kunz Rechtsanwälte, Koblenz, Deutschland

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“Die Philips-Geräte sind für den Einsatz im Außenbereich ideal, weil sie so robust sind. Die Installation des Systems war sehr einfach, die Betreuung durch WMC ist exzellent.“

Klaus Hafer, Inhaber und Geschäftsführer Ingenieurbüro Hafer, Köln, Deutschland

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