Effizienz innerhalb und außerhalb des Büros

Die Fakten

Der Kunde
LANE, avocats et conseillers d’affaires inc., Montreal, Kanada
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Philips-Partner
Comdic
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Die Lösung
PocketMemo Diktiergerät
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Voice-Recorder-App
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SpeechExec Pro Diktier- und Transkriptionssoftware
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Als Bryan-Éric Lane 2006 im kanadischen Montreal seine Kanzlei für Immobilien- und Wirtschaftsrecht LANE, avocats et conseillers d’affaires inc. (LANE) gründete, war er der einzige Anwalt in der Kanzlei. Auf der Suche nach Wegen, wie er seiner Kanzlei zu schnellem Wachstum verhelfen und gleichzeitig seinen Klienten dennoch hervorragenden Service bieten kann, entschied sich Lane für Sprachtechnologie von Philips. Sein Ziel war es, durch den Einsatz der effizientesten Diktier- und Transkriptionstools auf dem Markt einen produktiven Workflow aufzubauen. 

Vor der Gründung seiner eigenen Kanzlei war Lane als Anwalt bei Stikeman Elliott LLP tätig, einer Anwaltskanzlei, die zu den größten ihrer Art in Kanada zählt. Dort nutzte er für seine Diktate analoge Tonbandgeräte – oder er tippte seine Dokumente gleich selbst. Beide Methoden hatten eins gemein: Sie bremsten ihn in seiner Produktivität. Die analogen Bänder mussten von ihm per Hand mit einer Inhaltsangabe versehen und dann an die Person weitergegeben werden, die sie transkribieren sollte. Das war vor allem dann ineffizient, wenn er seine Diktate nicht im Büro erledigte. Aber auch dann, wenn er seine Dokumente selbst tippte, empfand er dies als Unterbrechung seiner Abläufe – ganz zu schweigen davon, dass er dies für eine Verschwendung seiner Fähigkeiten hielt und immer noch hält. 

Auch in seiner eigenen Kanzlei, in der mittlerweile vier Anwälte arbeiten und die weiter wachsen soll, setzt Lane auf Sprachtechnologie, um maximale Produktivität zu ermöglichen. Konkret heißt das, dass er zum Diktieren die digitalen Diktiergeräte Philips PocketMemo 8000, für kurze Transkriptionen und E-Mails die neueste Version der Spracherkennungssoftware Dragon NaturallySpeaking (Professional Edition), für den sicheren Austausch von Diktaten und Dokumenten auf Mobilgeräten die Philips Recorder-App und für die komplette Workflowverwaltung die Philips SpeechExec Pro-Software verwendet.

Mit diesen Tools können die Mitarbeiter von LANE sowohl innerhalb als auch außerhalb der Büroräume Sprachtechnologie nutzen, um Dokumente zu erstellen und wichtige Informationen sicher auszutauschen. Die Anwälte sparen so Woche für Woche viele Arbeitsstunden, während sich gleichzeitig der Service für die Klienten und die Effizienz verbessert haben.

„Das Geschäftsumfeld verändert sich“, berichtet Lane. „Der Wettbewerb ist härter als vor 30 Jahren, sogar härter als noch vor 10 Jahren, und Anwaltskanzleien müssen Wege finden, effizienter zu lernen und als Team zusammenzuarbeiten. Die Sprachtechnologie von Philips hilft uns dabei."

Entscheidung für digitale Sprachtechnologie aus Erfahrung

Als Lane seine Kanzlei gründete, war die Entscheidung für das Diktieren nicht nur eine Frage der Produktivität. Er hatte auch den Eindruck, dass er insgesamt als Anwalt mehr leisten konnte, wenn er die Tipparbeit seinen Mitarbeitern überlassen würde.

„Wenn ich zwei, drei oder mehr Stunden mit dem Tippen eines Dokuments verbringe, raubt mir das Energie, die ich nutzbringender auf die Rechtsfälle meiner Klienten verwenden könnte“, ist sich Lane sicher. Durch Nutzung der Sprachtechnologie kann Lane oft innerhalb von 20 bis 30 Minuten ein mehrseitiges Schreiben oder Dokument im Entwurf diktieren und dieses, nachdem es von einem Mitarbeiter transkribiert wurde, noch einmal mit gleichem zeitlichem Aufwand finalisieren. „Dadurch spare ich manchmal eine oder sogar anderthalb Stunden, die ich sonst mit Tippen verbracht hätte und die ich nun in meine Analysen oder in die Arbeit an anderen Akten investieren kann.“

Lane fügt noch hinzu: „Die Sprachtechnologie ermöglicht und fördert die Teamarbeit in unserer Kanzlei, was wir sehr schätzen. Zudem hilft sie uns, die Abläufe zu rationalisieren und effizienter zu arbeiten, und sie kommt letzten Endes auch unseren Klienten zugute.“
Bevor er sich für die Lösung entschied, hatte sich Lane vom zertifizierten Philips Partner und Sprachtechnologieanbieter Comdic in Saint-Laurent (Provinz Quebec) beraten lassen. Nach Prüfung der möglichen Optionen gaben die gebotene Qualität, die Funktionalität und das Design den Ausschlag für Philips. Sowohl die Geräte als auch die Software waren so intuitiv und benutzerfreundlich, dass es keiner formellen Schulung der anderen Anwälte und Mitarbeiter bedurfte.

Mittlerweile diktiert Lane lange nicht mehr nur ganze Dokumente. Als geschäftsführender Partner seiner Kanzlei muss er Aufgaben delegieren oder andere Anwälte über Geschäfts- oder Klientenangelegenheiten informieren. Statt eine E-Mail zu schreiben, diktiert Lane einfach von unterwegs ein Sprachmemo in seine Philips Recorder-App für das iPhone. Diese wird dann auf sicherem Weg an die entsprechenden Mitarbeiter, Kollegen oder zuweilen auch an die Anwälte der Gegenseite übertragen. 

„Ich kann viel mehr Informationen in weniger Zeit herüberbringen“, freut sich Lane. „Die Teammitglieder bei LANE empfangen mein Sprachmemo und müssen sich dieses einfach nur anhören. Ich denke, dass ich meine Anliegen so auch viel besser vermitteln kann als per E-Mail.“ Lane fügt noch hinzu: „Die Sprachtechnologie ermöglicht und fördert die Teamarbeit in unserer Kanzlei, was wir sehr schätzen, und sie hilft uns, die Abläufe zu rationalisieren und effizienter zu arbeiten. Davon profitieren nicht nur wir, sondern auch unsere Klienten.”

Jedem Anwalt, den ich kenne, empfehle ich den Umstieg auf Sprachtechnologie. Durch das Diktieren habe ich mehr Zeit für wertschöpfende und wichtige Aufgaben und rechtliche Analysen. Ich bin dadurch effizienter geworden und denke, dass das anderen auch so gehen würde.

Bryan-Eric Lane
Gründer von LANE, Lawyers and Business Advisors Inc.

Effizienz innerhalb und außerhalb des Büros

Laut Lane kann seine Kanzlei durch Diktieren und Transkribieren Dokumente schneller erstellen und damit einen besseren Service bieten, als Klienten von einer Kanzlei dieser Größe erwarten würden. So rief ihn beispielsweise kürzlich ein Klient wegen eines rechtlichen Notfalls an, der das Aufsetzen eines dringenden Schreibens erforderte. Lane diktierte das Schreiben auf dem Weg von seinem Büro am Stadtrand ins Montrealer Zentrum in sein iPhone und schickte die Datei zum Transkribieren über die Diktier-App an SpeechExec. Nur eine Stunde nach dem Anruf war der Entwurf des Schreibens schon beim Klienten. 

Ein anderes Mal war Lane gerade im Urlaub am anderen Ende der Welt in Neuseeland, konnte sich aber dank der Mobilität der Philips Recorder-App und des SpeechExec Pro-Workflowverwaltungssystems im Büro, in das diese integriert ist, dennoch um eine dringende Klientenanfrage kümmern.

„Das sind nur einige Beispiele dafür, wie wir durch die mobile Sprachtechnologie und Teamarbeit unsere Leistung immer weiter verbessern“, so Lane. „Wir können viel besseren Service in kürzerer Zeit von praktisch jedem Ort aus bieten.“

Klienteninformationen sind vertraulich. Daher müssen sich Lane und seine Anwaltskollegen sicher sein können, dass online ausgetauschte Informationen, also auch Diktatdateien, vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Die sichere Philips Recorder-App für iPhone, Android und Blackberry verschlüsselt Daten mit 256 Bit und ist nahtlos in das SpeechExec-Workflowverwaltungssystem integriert. Außerdem kann die App selbst durch einen PIN-Code gesperrt werden, was für noch mehr Sicherheit sorgt.

Höhere Produktivität in kürzerer Zeit

Auch wenn LANE weiter wächst und weiter neue Mitarbeiter hinzukommen, wird sich eine wichtige Sache nicht ändern: LANE nutzt Sprachtechnologie. Nachdem diese Tools der Kanzlei nun schon seit Jahren helfen, in kürzerer Zeit mehr Dokumente fertigzustellen und mehr Informationen zu erfassen, kommt die Rückkehr zum Selbertippen für Lane nicht mehr infrage.
„Jedem Anwalt, den ich kenne, empfehle ich den Umstieg auf Sprachtechnologie“, so Lane. „Durch das Diktieren habe ich mehr Zeit für wertschöpfende und wichtige Aufgaben und rechtliche Analysen. Ich bin dadurch effizienter geworden und denke, dass das anderen auch so gehen würde.“

Die Lösung

Mehr zufriedene Kunden

“Mein Hirn schaltet nicht einfach ab, wenn ich das Büro um 17 Uhr verlasse. Jetzt diktiere ich einfach alles in mein Telefon und drücke auf 'Senden' und schon bin ich fertig!“

Mads Poulsen, JENSEN | NEUGEBAUER Advokater, Dänemark

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“Das Team hat den Übergang von unseren alten Geräten zu Philips SpeechLive bereits durchgeführt. Es war ein einfacher und problemloser Prozess. Wir vergeben 10 von 10 Punkten.“

Richard Smith, Fifield Glyn, Großbritannien

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“Ich bin mit meinem PocketMemo äußerst zufrieden. Meine Patienten profitieren von der Verwendung des Diktiergeräts erheblich. Ich kann es Kollegen nur weiterempfehlen.“

Mag. Doris Windhager, Psychologin, Laarkirchen/Österreich

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“Das neue System hat den großen Vorteil, dass sich die Software und die Diktatdateien auf einem zentralen Citrix-Server befinden. Es spielt keine Rolle, wo sich unsere Ärzte oder Schreibkräfte gerade befinden.“

Jesper Pedersen, Aleris-Hamlet-Krankenhaus, Dänemark

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