Ein Jahr DSGVO zeigt, dass datenschutzkonformes Dokumentieren in der Cloud sehr wohl möglich ist 

Am 25. Mai 2019 feiert die europäische Datenschutz-Grundverordnung (kurz: DSGVO) ihren ersten Geburtstag. Große Unsicherheit in Bezug auf Anforderungen und Umsetzung sowie die Angst vor kolportiert hohen Strafen haben Unternehmen aller Größenordnungen sensibel werden lassen. 

Speech Processing Solutions, österreichischer Hidden Champion im Bereich professioneller Sprache-zu-Text-Lösungen mit Sitz und Produktionsstandort in Wien, zeigt, dass der Weg von der Spracheingabe bis zur DSGVO-sicheren Datenspeicherung kein weiter ist – er führt nämlich ins steirische Mürztal, bis zu 320 Meter in den Berg hinein.  

Bilanz nach einem Jahr DSGVO: Im primären Fokus der Anwender der Cloud-Diktier-Lösung von Speech Processing Solutions steht die Sicherheit der Daten. „Wo werden meine diktierten Daten gesichert und ist diese Lösung auch DSGVO-konform?“ „Hiezu herrschte bis zum Inkrafttreten der Datenschutzverordnung wenig Sensibilität“, weiß Dr. Thomas Brauner, CEO von Speech Processing Solutions. „Dadurch waren wir mit dem Vorurteil konfrontiert, dass die mittels Cloudlösungen gespeicherten Daten in den USA und demgemäß nicht DSGVO-konform gelagert werden.“ Grund genug, für den Hersteller hochprofessioneller Sprachtechnologie-Lösungen aus Wien-Favoriten mit gängigen Mythen aufzuräumen: 

Mythos 1: „Gespeichert wird heutzutage alles und jedes“

Die Workfow-Lösung SpeechLive bietet die Möglichkeit, mit dem Smartphone professionell zu diktieren und verwandelt auf Wunsch Sprache in Text. Dieser wird in der Cloud gespeichert und ist in jeder Hinsicht DSGVO-konform. Gespeichert werden einerseits die personenbezogenen Daten (z.B. Login-Details) und andererseits die Aufnahmen selbst; dabei erfolgt die Lagerung der Daten an unterschiedlichen Orten. Je nach individueller Präferenz oder Richtlinie können die Diktate automatisiert oder manuell gelöscht oder auf einen individuellen Speicherort heruntergeladen werden. Gespeichert wird also nur, was - vom Nutzer freigegeben - gespeichert werden soll.

Mythos 2: „Gespeichert wird in den USA“

Personenbezogene Daten werden im Hochsicherheits-Serverzentrum „earthDATAsafe“ der Kapsch BusinessCom in Österreich gespeichert. Dieses liegt 320 Meter tief inmitten eines Berges in den steirischen Alpen, hat acht Sicherheitszonen sowie 38 elektronische Zutrittskontrollpunkte und ist selbstverständlich vielfach videokameragesichert. 

Die Diktate selbst werden auf Microsoft Azure-Servern, die sich ausschließlich in der EU befinden, gespeichert. Es werden definitiv keine Daten oder Dokumente in den USA abgelegt. Darüber hinaus sind zahlreiche weitere Sicherheitsmechanismen im Einsatz, wie zum Beispiel die Spiegelung der Daten zwischen einem Server in Dublin, Irland, und einem weiteren in Amsterdam, Niederlande. Zahlreiche renommierte Sicherheits-Zertifikate untermauern die Seriosität der Microsoft-Serversicherheit zugunsten aller Philips SpeechLive-Nutzer.

Mythos 3: „Bei der Datenübertragung kann es Leaks geben“

Für die Übertragung der Daten kommt ein dreistufiger Verschlüsselungsmechanismus zur Anwendung und zwar nach der Aufnahme, bei der Übermittlung in die Cloud und schlussendlich beim Speichern auf dem Server. Während der Dateiübertragung nach und von SpeechLive wird das gesicherte HTTPS-Protokoll benutzt. Im Cloud-Speicher werden die Daten mit 256-Bit-Verschlüsselung verschlüsselt. Durch diesen einzigartigen Algorithmus bietet Philips SpeechLive einen weitaus höheren Sicherheitsgrad als weit verbreitete Cloud-Dienste wie WhatsApp, Gmail oder Yahoo.

Steigender Dokumentationsaufwand

Was definitiv kein Mythos ist, ist die Tatsache, dass der Dokumentationsaufwand quer durch alle Branchen gestiegen ist, vornehmlich bei jenen, die die primären Kunden des Weltmarkt-führers aus Wien 10 ausmachen: Rechtsanwälte und Ärzte. Dabei nimmt das Führen der Patientenakten gemäß §51 Ärztegesetz bis zur Hälfte der Arbeitszeit ein. „Mit dem zunehmenden Dokumentationsaufwand, unter anderem wegen der DSGVO, steigt natürlich die Notwendigkeit nach immer effizienteren Arbeitsmethoden“, so Brauner. „Wir wissen, dass der Mensch bis zu siebenmal schneller spricht als er schreibt. Als Kenner der Branche beobachten wir daher einen klaren Trend zur Spracheingabe und Spracherkennung. Daher unterstützen unsere Sprachtechnologie-Lösungen unsere Kunden auch darin, ihren Arbeitsalltag straffer zu organisieren.“