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Les faits

Le client
Grove & Partnere, Copenhague, Danemark
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Partenaire Philips
sommer-as
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La solution
Enregistreur vocal PocketMemo
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Solution de flux de dictée SpeechExec Enterprise
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Grove & Partnere innove en introduisant le nouvel enregistreur de dictée Philips Pocket Memo sur le marché juridique danois.


Grove & Partnere est présent sur le marché juridique danois depuis plus de 20 ans et jouit d’une excellente réputation dans ce domaine. Le cabinet d’avocats est spécialisé dans les cas de dommages corporels et aide ses clients à obtenir des indemnités équitables pour les préjudices subis.

Quelle que soit la raison de l’indemnité – blessure, perte de revenus, remboursement des frais de traitement, perte du soutien de famille ou autres – les processus de demande peuvent exiger de nombreuses formalités juridiques. Afin de gérer cette énorme quantité de papiers de manière efficace, Grove & Partnere s’appuie essentiellement sur la dictée numérique.

La transition

En avril 2013, le cabinet d’avocats cherchait à améliorer son système de dictée et a ainsi décidé de tester le nouvel enregistreur de dictée numérique Philips Pocket Memo DPM8200 avec la solution de flux de dictée SpeechExec Enterprise. Depuis, la solution a été mise en place avec succès et fait maintenant partie intégrante de leur méthode de travail.

« Le traitement des dossiers occupe une grande partie de notre journée de travail. Les cas de lésions corporelles nécessitent beaucoup de correspondance et de procédures. C’est pourquoi nous avons grandement besoin d’une solution de dictée unique », explique Thomas Stigaard Hansen, copropriétaire de Grove & Partnere.

Le nouveau Pocket Memo

Le matériel de dictée est très important pour les cabinets d’avocats à l’heure d’investir dans une nouvelle solution. Il s’agit d’un instrument de travail que l’on utilise tous les jours pendant des heures. C’est pourquoi la qualité du produit est une priorité essentielle pour les utilisateurs.

« L’appareil est très pratique et robuste, et la qualité audio est impressionnante. Je tiens également à souligner que le grand écran affiche tout ce dont on a besoin et l’on comprend tout immédiatement, d’un seul coup d’œil ; c’est très intuitif et facile à utiliser. Après 15 minutes d’utilisation du nouvel enregistreur Philips, on oublie que l’on a un nouvel appareil entre les mains. C’est comme si on l’avait depuis toujours et ça, c’est très important pour nous », affirme M. Hansen.

Une carte numérique du processus de travail

Le logiciel de flux de travail associé fait de l’appareil une véritable solution. Chez Grove & Partnere, le flux de travail est le suivant : L’avocat dicte le document pertinent avec l’enregistreur de dictée. Une fois la dictée terminée, le fichier audio est automatiquement chargé sur le logiciel SpeechExec Enterprise et il apparaît sur la liste de travail du transcripteur. Le transcripteur peut voir immédiatement la longueur de la dictée, le numéro de l’affaire, le nom de l’affaire, le nom du client, la priorité de la tâche ainsi que d’autres informations. Le document peut être créé quelques secondes seulement après avoir été dicté.

De plus, le logiciel SpeechExec Enterprise permet de travailler n’importe où en répondant aux normes de sécurité les plus rigoureuses, ce que Grove & Partnere apprécie tout particulièrement.

« Pour nous, il est important qu’une solution de dictée apporte souplesse et liberté dans nos vies quotidiennes. Par exemple, nous pouvons travailler depuis notre domicile ou un de nos transcripteurs peut se trouver à des kilomètres de notre bureau sans que cela ait une incidence sur notre façon de travailler », souligne Lasse Dalberg, copropriétaire de Grove & Partnere.

L’appareil est très pratique et robuste, et la qualité audio est impressionnante. Le grand écran affiche tout ce dont on a besoin et l’on comprend tout immédiatement, d’un seul coup d’œil ; c’est très intuitif et facile à utiliser.

Thomas Stigaard Hansen
Copropriétaire de Grove & Partnere

Lasse Dalberg etThomas Stigaard Hansen, copropriétaires de Grove & Partnere

Pour nous, il est important qu’une solution de dictée apporte souplesse et liberté dans nos vies quotidiennes.

Lasse Dalberg
Copropriétaire de Grove & Partnere

Être attentifs aux besoins

« Grove & Partnere a déjà de l’expérience avec les solutions numériques. Les utilisateurs voulaient un appareil fiable et avaient une idée exacte de l’amélioration nécessaire et des fonctionnalités dont ils avaient besoin pour optimiser leur flux de travail », explique Patrick Figge, chef de projet chez sommer-as, distributeur certifié des solutions de dictée Philips. « Nous sommes heureux de répondre aux grandes attentes de Grove & Partnere. Le tout nouveau Pocket Memo 8200 avec la nouvelle technologie 3D Mic offre les meilleurs résultats audio et pourrait même être utilisé pour enregistrer les réunions grâce à son captage sur un rayon de 360 degrés. Associé à notre logiciel populaire SpeechExec Enterprise qui peut être géré et lancé de manière centralisée, il dispose d’une solution pérenne et facile à développer », a déclaré Thomas Opolski, directeur commercial pour Speech Processing Solutions en Scandinavie.

Avantages client

« Nous avons pris l’initiative d’acquérir une nouvelle solution pour améliorer encore davantage notre façon de travailler et réduire le temps de traitement de toutes les procédures de notre côté. Finalement, nos clients auront l’avantage d’obtenir leurs indemnités plus rapidement », résume M. Dalberg.

La solution

Plus de clients satisfaits

“Le gros avantage du nouveau système est que le logiciel et les fichiers de dictée se trouvent tous sur un serveur central Citrix. Il peut être mis à jour quasi instantanément, où que les médecins et secrétaires se trouvent.“

Jesper Pedersen, Hôpitaux Aleris-Hamlet, Danemark

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“Les solutions vocales Philips nous permettent de transférer les enregistrements dans le cloud pour que notre équipe puisse y avoir accès partout et tout le temps.“

Tim Deschene, Département de Police de Waite Park, Minnesota, États-Unis

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“L'équipe a déjà fait la transition depuis les appareils antérieurs vers Philips SpeechLive. Cela s'est fait en douceur et sans tracas. Nous attribuons un 10/10.“

Richard Smith, Fifield Glyn, Royaume-Uni

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“Globalement, mon travail a été nettement simplifié grâce à l’utilisation des solutions de dictée Philips. Mes clients bénéficient avant tout de temps de réponses plus rapides !“

Ingo Bischof, IVAM GmbH, Autriche

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