Tijdsbesparing en lagere kosten

De feiten

De klant
Waite Park politieafdeling, Minnesota, VS
Bezoek de website

Philips-partner
Chader Voice Technology
Bezoek de website

De oplossing
PocketMemo dicteerapparaat
Bezoek de productpagina

SpeechMike Premium-dicteermicrofoon
Bezoek de productpagina

De locale politieafdeling bespaart tijd en verlaagt kosten met Philips spraaktechnologie en Dragon NaturallySpeaking


De Waite Park politieafdeling in Waite Park, Minnesota, verzorgt een bevolking van 8.000 inwoners en bovendien 100.000 mensen die dagelijks uit omliggende gemeenten als gevolg van de hoge concentratie van winkelcentra in de omgeving op bezoek komen. 

Elk van de 13 fulltime agenten van de afdeling maken gemiddeld tien incidentrapporten per ploeg, met inbegrip van twee of drie lange rapporten met meerdere interviews van betrokken partijen zoals slachtoffers, verdachten en getuigen.

Om zulke rapporten te maken dicteerden de agenten op mobiele digitale recorders in hun politiewagens. Vervolgens brachten ze de opnames terug naar het bureau om deze op een PC te laden voor transcriptie door kantoormedewerkers. 

Op avonden of in het weekend werden rapporten vaak uitgesteld, totdat de opnames dagen later konden worden getranscribeerd of indien nodig werd de transcriptionist opgeroepen om naar het bureau te komen.

Met rechtbanken die afhankelijk waren van een snelle voltooiing van de verslagen, wilden de Waite Park agenten en administrateurs de vertraging tussen het dicteren en de transcriptie elimineren, maar het uitbesteden van de transcriptie was onbetaalbaar. Om de transcriptionisten tijdens niet-kantooruren terug te laten keren naar het bureau leidde ook tot hogere kosten. In plaats daarvan heeft de Waite Park politieafdeling spraaktechnologie van Philips ingevoerd en heeft Dragon NaturallySpeaking spraakherkenningsoftware en cloud-gebaseerde opslag aangeschaft. Dit verminderde de transcriptietijd van de afdeling en bespaarde een aantal uren per week voor elke agent.

In plaats van te wachten tot het einde van hun ploeg hebben onze medewerkers nu toegang tot de opnames zodra ze zijn geüpload. Toen we deze switch deden hebben we niets dan positieve reacties van de andere agenten gekregen.

Tim Deschene
Agent en rechercheur

Strategische implementatie

In het najaar van 2011 zijn de spraaktechnologie partner Chader Voice Technology van de politieafdeling van Waite Park en de kantoormanager van de afdeling overeengekomen om van de huidige recorders naar de Philips digitale spraakapparatuur over te gaan. De eerste stap was de agenten uit te rusten met Philips Pocket Memo digitale draagbare recorders, waarmee ze altijd en overal dictaten op kunnen nemen en overdragen naar een veilige cloud-gebaseerde opslaglocatie, wat de workflow efficiëntie enorm verbeterd.

“In plaats van te wachten tot het einde van hun ploeg, hebben onze medewerkers nu toegang tot deze opnames zodra ze geüpload zijn”, zegt Tim Deschene, agent en rechercheur bij Waite Park politieafdeling, die de uitvoering leidt. “Toen we deze switch deden hebben we niets dan positieve reacties van de andere agenten gekregen.”

Een paar maanden later voorzag Chader Voice Technology het bureau met Philips SpeechMike dicteermicrofoons, geïntegreerd met Dragon NaturallySpeaking spraakherkenningssoftware, die de woorden van de agenten automatisch transcriberen terwijl zij spraken. Voor een accurate transcriptie moet de Dragon software de stem van de spreker leren. Hierdoor zijn er misschien een aantal trainingsessies nodig omdat de technologie zich aan de unieke spraakvariaties van elke gebruiker aanpast. Vóór de volledige implementatie heeft Waite Park Dragon strategisch getest met slechts drie agenten: één die van nature snel sprak, één die rustig sprak, en de derde die luid sprak. Met een beetje geduld van de agenten begon de software hun spraak te transcriberen met 95 tot 98 procent nauwkeurigheid. Alle Waite Park agenten die de Philips SpeechMike gebruiken, transcriberen nu door gebruik te maken van de software.

“Er is een leercurve”, zegt Deschene. “Maar zodra je hierover heen bent, geeft Dragon je direct resultaat en is definitief de eersteklas methode om uw spraak in tekst te veranderen.”

SpeechMike hoogste rating voor Dragon

De aanpassing van Waite Park aan Dragon NaturallySpeaking werd waarschijnlijk versterkt door de superieure compatibiliteit van Philips SpeechMike met de software. De SpeechMike werd bekroond met de hoogste rangindeling voor spraakherkenning door Nuance, de ontwikkelaar van Dragon NaturallySpeaking, die de Philips technologie heeft vergeleken met vier andere leveranciers m.b.t. tests voor microfoonkwaliteit en opnameduidelijkheid.

Philips spraakoplossingen stellen ons in staat om opnamen naar de cloud te brengen, zodat onze medewerkers er overal toegang op hebben en dat op elk gewenst moment. Dat, gecombineerd met de SpeechMike of Pocket Memo … maakt de Philips technologie een grote tijds­besparing voor onze afdeling.

Tim Deschene
Agent en rechercheur

De SpeechMike is ook ideaal voor drukke, lawaaierige omgevingen zoals politiebureaus. De vrij zwevende microfoon elimineert aanraak- en klikgeluiden alsmede achtergrondgeluiden. Uitstekende opnamekwaliteit wordt bereikt door een zeshoekige roosteromgeving rondom de microfoon en een speciaal geïntegreerd filter. Dit zorgt voor perfecte resultaten, zelfs tijdens het dicteren dicht bij de microfoon. 

Uitgerust met bewegingdetectie activering, wordt de Philips SpeechMike automatisch op stom geschakeld wanneer het op een tafel wordt geplaatst en de microfoon wordt weer aangezet wanneer het wordt gepakt. Deze functie kan nuttig zijn bijvoorbeeld bij binnenkomende gesprekken of in noodsituaties. Bovendien zijn de behuizing en de knoppen van de SpeechMike gemaakt van antimicrobiële kunststof, wat het beschermt tegen ziektekiemen.

Tijdsbesparing en lagere kosten 

“Door het elimineren van de transcriptiestap op het bureau door SpeechMike en Dragon, bespaart elke Waite Park agent ongeveer tien uur per week”, schat Deschene. Verder verlaagt de afdeling haar arbeidskosten doordat transcriptionisten van thuis uit kunnen werken wanneer dat nodig is en sturen voltooide transcripties via e-mail naar agenten ter beoordeling. Dit betekent dat rapporten veel sneller kunnen worden voltooid. Rechercheurs en leidinggevenden kunnen ook toegang hebben tot dictaten en interviews die door andere agenten uitgevoerd zijn binnen de dicteer- en transcriptiesoftware SpeechExec. Ze kunnen dus ook elders werken en hun documenten met een snellere doorlooptijd voltooien.

“Als u, net zoals wij, geen kantoorpersoneel hebt dat 7 dagen per week/24 uur per dag werkt, is het meer efficiënt, zelfstandig werken een belangrijke bonus”, zegt Deschene. “ Philips spraakoplossingen stellen ons in staat om opnamen naar de cloud te brengen, zodat onze medewerkers er overal toegang op hebben en dat op elk gewenst moment. Dat, gecombineerd met de SpeechMike of Pocket Memo en Dragon spraakherkenning, maakt de Philips technologie een grote tijdsbesparing voor onze afdeling.”

De oplossing

Meer tevreden klanten

“Een moderne advocatuur moet mee met de technologie en de digitalisering. Wij kozen voor de SpeechLive-dicteeroplossing van Philips. Ik vraag me af hoe ik ooit zonder kon.“

Tom De Smet, Advocaat-vennoot, LM&DS Advocatenassociatie

Lees het verhaal Bekijk alle verhalen

“Binnen 24 uur zou ik een Word-document van mijn meeting notulen ontvangen... Zoals u zich kunt voorstellen was dit fantastisch voor mij, uren van kostbare tijd in een week besparen.“

Gordon McAlpine, The Sales Club, Berkshire, Verenigd Koninkrijk

Lees het verhaal Bekijk alle verhalen

“We waren zeer onder de indruk van de geluidskwaliteit van de draadloze digitale SpeechMike-microfoon van Philips, die geen enkel achtergrondgeluid opneemt. Deze nieuwe draadloze microfoon is gewoon voortreffelijk.“

Dokter Huberman, Cardioloog, Cardiovasculair centrum, Houilles

Lees het verhaal Bekijk alle verhalen

“Dankzij deze innoverende oplossing wordt de organisatie van de secretariaten geoptimaliseerd. Ze biedt tijdswinst en flexibiliteit in het gebruik met de voordelen van een smartphone en dicteerapparaat gecombineerd.“

Pierre Pacini, Verantwoordelijke van het IT-systeem, ziekenhuis Goüin, Clichy

Lees het verhaal Bekijk alle verhalen
Contact Waar kopen
Nieuwsbrief

Schrijf u in en blijf op de hoogte van het laatste nieuws