SpeechLive vergemakkelijkt de dicteerworkflow van Dokter Guldmann, kno-arts en gelaat- en halschirurg

Tot een jaar terug verliep de transcriptie van de vele consultaties in de praktijk nog via analoge cassettes. De artsen dicteerden op hun dicteerapparaat en gaven aan het einde van de dag de cassettes aan de secretaressen die ze manueel uittypten.

Hoewel hij relatief tevreden was over deze technologie en ze als betrouwbaar beschouwde, wenste Dr. Guldmann niettemin in een algemene moderniseringslossing te investeren. Het probleem was evenwel dat de oplossing aan de criteria voor medische codering moest voldoen en voor iedereen compatibel diende te zijn in termen van functionaliteit en connectiviteit. “We zochten naar een zo kort mogelijke reactietijd tussen het tijdstip waarop we onze post dicteren en het moment dat het door onze secretaressen wordt uitgetypt. We wilden vooral een oplossing die geschikt was voor onze activiteiten, deels in onze praktijk, deels daarbuiten.”, aldus Dr. Guldmann.

Na een grondig marktonderzoek koos hij ervoor om met Elindo samen te werken. “We merkten al snel dat de bestaande oplossingen van de concurrentie niet aan onze behoeften voldeden, aangezien onze praktijk met Mac werkt.”, aldus nog Dr. Guldmann.

Vandaag werkt de praktijk, op aanraden van Elindo, met de Cloud-dicteeroplossingen SpeechLive van Philips. Elke arts heeft zijn eigen SpeechLive-account dat vooraf is geregistreerd op zijn digitaal dicteerapparaat dat in de praktijk wordt gebruikt, maar ook op zijn smartphone vanuit de app is geconfigureerd.

De vijf partners kunnen dus dicteren en SpeechLive gebruiken zowel in de praktijk als daarbuiten. “We hebben voor SpeechLive gekozen omdat het een multiplatform-oplossing is en omdat we iets wilden dat voor iedereen zo eenvoudig mogelijk was; een oplossing die we, eenmaal geconfigureerd, zowel in de praktijk als daarbuiten konden gebruiken om onze brieven makkelijk naar onze secretaressen te versturen.” Voortaan ontvangen de secretaressen de bestanden rechtstreeks op hun werkstation na elke consultatie. Ze kunnen binnen de 10 minuten de meest dringende brieven uittypen. Overuren en stapels cassettes op het bureau behoren tot het verleden. En omdat de bestanden gedigitaliseerd zijn, kunnen de artsen rechtstreeks aan de secretaressen de persoonsgegevens van de patiënt aangeven, die ze met het patiëntendossier vanuit SpeechLive synchroniseren. Dr. Guldmann stelt de voordelen van de digitale oplossing bijzonder op prijs; zo kan hij een brief zelf bewerken, door er bijvoorbeeld audiofragmenten aan toe te voegen, zonder wat reeds is opgenomen, te overschrijven. 

Een ander voordeel wanneer hij in het ziekenhuis opereert, is de mogelijkheid om dringende brieven en rapporten rechtstreeks naar de secretaressen te versturen vanuit de Philips-dicteerapp op zijn smartphone. Zo kan hij de vertragingen van het interne analoge dicteersysteem in het ziekenhuis compenseren.

Dankzij de keuze voor deze oplossing konden alle teams van de praktijk hun werkgewoontes behouden. Met de Philips-dicteerapparaten konden ze dezelfde ergonomie aanhouden én hun productiviteit verhogen, wat een van de doelstellingen was.