Moderne advocaten

dicteren met

SpeechLive van Philips

De feiten

De klant
LM&DS Advocatenassociatie, Mechelen, België
Bezoek de website

Philips-partner
Leysen Dictation Service Center
Bezoek de website

De oplossing
PocketMemo dicteerapparaat
Bezoek de productpagina

SpeechLive Cloud dicteeroplossing
Bezoek de productpagina

SpeechExec transcriptieset
Bezoek de productpagina

Tom De Smet is advocaat-vennoot bij advocatenassociatie LM&DS. Samen met zijn vennoten koos hij bij de start van hun associatie in 2008 voor digitale innovatie. Een duidelijke keuze om hun klanten sneller en beter van dienst te zijn en kosten te besparen. Ook de tijdswinst is doorslaggevend.

Wij maakten een afspraak met Tom. Hij geeft ons een inkijk in het gebruik van de Philips SpeechLive-dicteeroplossing en de integratie ervan in zijn workflow.  

Dicteren met SpeechLive is een strategische keuze

Advocatenassociatie LM&DS werkt als een échte associatie. Het is een moderne onderneming die de vennoten elke dag managen. Meester De Smet legt uit: “Elk dossier of project wordt toegewezen aan een advocaat-vennoot volgens zijn specialisatie: Kris Lens met twee medevennoten voor familierecht en familiaal vermogensrecht enerzijds en vastgoed – en omgevingsrecht anderzijds, Yves Mertens voor aansprakelijkheids- en verzekeringsrecht, Sven Mertens en Veerle Stroobants voor sociaal recht en Senne Meeus en mezelf voor ondernemingsrecht en contracten. Samen met een aantal medewerkers zoekt de vennoot in zijn rechtsgebied naar sluitende adviezen en eventuele aanbevelingen voor de rechtsgang, waarbij we altijd proberen te vermijden dat het conflict tot bij de rechter komt. Elk team krijgt hierbij ondersteuning van een gemeenschappelijk secretariaat, dat werkt voor iedereen. Ook digitale oplossingen ondersteunen en versnellen ons werk. Zo gebruiken we het Philips PocketMemo dicteerapparaat DPM8200 met bijbehorende software via Philips SpeechLive in de cloud en voor de secretaresses zijn er ook nog de Philips transcriptiesets. Verder zijn VoIP en tal van Microsoft-toepassingen perfect geïntegreerd in onze workflow. Digitaliseren is dan ook een must. Wij zien het als een strategische keuze.“ 

Van analoog naar digitaal

Advocatenwerk, dat betekent dat de papiermolen draait. Meester de Smet vertelt hoe dat vroeger verliep: “10 jaar geleden werkten advocaten met dicteerapparaten en cassetten. Karretjes met alle papierwerk voor het dossier reden rond in het advocatenkantoor, e-mails werden uitgeprint, de cassetten werden uitgetypt en verzameld, de post werd in bakjes verdeeld, het ging om heel, heel veel papier. Elke advocaat had uiteindelijk verschillende papieren dossiers op zijn bureau, een heel omslachtige manier van werken, waar heel veel tijd aan verloren ging. Dat is in deze digitale tijden toch anders.” De advocaat-vennoot windt geen doekjes om de keuze voor digitaal: “Al in 2014 kozen we resoluut voor digitale oplossingen voor onze papierwinkel. Ook dicteren pakten we digitaal aan met Philips SpeechLive. Ik vraag me af hoe ik ooit zonder kon. De dicteerapparaten met bijbehorende software gebruiken we via een lokale server, de secretaresses typen onze dictaten uit en delen ze digitaal met iedereen die het dossier mee opvolgt. Dat is vandaag zo voor alle documenten, de overbodige stappen zijn weggevallen.“

Een moderne advocatuur moet mee met de technologie en de digitalisering. Wij kozen voor de SpeechLive-dicteeroplossing van Philips. Ik vraag me af hoe ik ooit zonder kon.

Tom De Smet
Advocaat-vennoot

De impact van de coronacrisis 

En toen was er de coronacrisis, iedereen werd verplicht om thuis te blijven en van thuis uit te werken. Meester De Smet verduidelijkt: “Toen de crisis uitbrak, waren we digitaal helemaal klaar om van thuis uit te werken. Zo ook voor dicteren. Alleen het gebruik van de software op een lokale server was een probleem. Nils Leysen, zaakvoerder van Leysen Kantoormachines, reikte ons de oplossing aan: Philips SpeechLive in de cloud. Alle advocaten in ons kantoor werken sindsdien met hun digitale dicteerapparaten via de cloud: het dicteerapparaat en het dockingstation gebruiken ze van thuis uit, via de cloud delen ze alle dictaten. De secretaresses typen het uit en voegen het toe aan het digitaal dossier dat alle medewerkers thuis ontvangen. Zo eenvoudig is het.“

De voordelen van SpeechLive in de cloud 

Als we de advocaat-vennoot vragen naar de voordelen voor de advocaten, voor zichzelf en de klanten, dan komt er een duidelijk antwoord. “De voordelen liggen voor de hand,“ vertelt Meester De Smet, “elke medewerker van het dossier is altijd volledig op de hoogte, we delen alle informatie digitaal, ook de dictaten. SpeechLive is zeer stabiel, het dicteerapparaat is makkelijk in gebruik en – als het nodig is – gebruiken we de app via de smartphone, die dezelfde mogelijkheden heeft als het dicteerapparaat. Voor mezelf is het grootste voordeel dat ik de zaken snel kan opvolgen. Ondernemingsrecht wijzigt snel, dicteren via een performant systeem en dito software maakt het mogelijk om bij te blijven. Dat kan overal en op elk moment met SpeechLive via de cloud.“ En voor de klanten? Meester De Smet voegt nog toe en besluit: “Voor klanten betekent het tijdswinst, een sneller verloop van hun dossier en minder kosten. Dat is duidelijke winst voor hen. Dicteren en digitaal verzenden gaat sneller dan het zelf doen, daarvoor heb je wel een performant systeem nodig, maar SpeechLive maakt zijn beloftes 100% waar. En dan nog een boodschap voor elke confrater: analoog werken, dat is de oudheid. Het is tijd om de koudwatervrees naast zich te leggen en te kiezen voor de toekomst, digitale oplossingen voor dicteren. Het maakt de flexibiliteit mogelijk die elke klant verwacht."

De oplossing

Meer tevreden klanten

“Na vijftien minuten met de nieuwe Philips-recorder ben je al vergeten dat je met een nieuw apparaat werkt. Het voelt alsof we hem altijd al hebben gehad, en dat is echt een enorm voordeel.“

Thomas Stigaard Hansen, Grove & Partnere, Kopenhagen, Denemarken

Lees het verhaal Bekijk alle verhalen

“Al met al is mijn werk door het gebruik van de Philips-dicteeroplossingen aanzienlijk eenvoudiger geworden. Mijn klanten profiteren vooral van de snellere reactietijd!“

Ingo Bischof, IVAM GmbH, Oostenrijk

Lees het verhaal Bekijk alle verhalen

“Als ik na een klantbespreking in de auto zit, heb ik het hele gesprek in mijn hoofd zitten, of de brieven die ik daarna wil maken, of het processtuk dat ik wil voorbereiden. Dat kan meteen worden vastgelegd.“

Simone Kaper, Kaper Nooijen Advocaten, Eindhoven, Nederland

Lees het verhaal Bekijk alle verhalen

“Ons systeem voor beheer van de dictaten wordt bijzonder op prijs gesteld door de artsen.“

Sylvie Desaunois, Ziekenhuiscentrum CH Saint-Quentin, Frankrijk

Lees het verhaal Bekijk alle verhalen
Contact Waar kopen
Nieuwsbrief

Schrijf u in en blijf op de hoogte van het laatste nieuws