Een vooruitstrevende digitale dicteeroplossing

Wat is de reikwijdte van het project? 

We hebben alle artsen van de instelling met het systeem uitgerust en de dicteersoftware op de werkposten van de secretaresses geïnstalleerd.

Hoe is de integratie van deze digitale oplossing in uw IT-systeem verlopen?

Zowel de integratie als de configuratie zijn snel en makkelijk verlopen. Het gaat om een gecentraliseerde en lichte oplossing (men maakt gewoon gebruik van de virtuele Philipsserver en installeert het specifieke programma dat eenvoudig te beheren is). Ook het beheer van de dicteerapparaten gaat makkelijker.

En hoe gingen de gebruikers er voor het eerst mee om?

Ze hadden het systeem snel onder de knie, dankzij de ergonomie van het dicteerapparaat en van de dicteersoftware. Een halve dag volstond om de artsen en secretaresses op te leiden. Naarmate ze vertrouwd maakten met het systeem, grepen we gewoon geval per geval in, om een verkeerd gebruik te verhelpen, bijvoorbeeld een dictaat dat slecht was verzonden. In anderhalve maand tijd was de oplossing volledig operationeel, zonder ingrijpende veranderingen in de gewoontes van de artsen en secretaresses. Tot mijn grote verbazing is die radicale overgang naar de digitale wereld, voor ons die nog analoog werkten, zonder problemen verlopen.

Welke voordelen biedt de oplossing aan het ziekenhuis?

We krijgen zeer positieve feedback van zowel de artsen als de secretaresses. De artsen kunnen mobiel blijven en hun rapport uitwerken zonder hun zorgplek of hun bureau te moeten verlaten. De verslagen komen rechtstreeks via wifi bij de secretaresse aan, zonder via een computer te passeren. De oplossing is snel en veilig. Men moet zich niet meer verplaatsen om cassettes te vervangen en rapporten opnieuw opnemen omdat ze verloren zijn gegaan of van slechte kwaliteit zijn op versleten tapes, behoort ook tot het verleden. De secretaresses stellen de geluidskwaliteit van de dictaten en het feit dat ze achteraf kunnen worden bewerkt, zeer op prijs. Wanneer iemand anders moet invallen, wordt het werk ook fors vergemakkelijkt door het gemeenschappelijk stellen van de bestanden die per arts zijn geklasseerd. Dankzij deze innoverende oplossing wordt de organisatie van de secretariaten geoptimaliseerd en de invoer van de rapporten gebundeld. Ze biedt artsen tijdswinst en flexibiliteit in het gebruik en biedt tegelijk de voordelen van de smartphone en het dicteerapparaat.

Plant u het systeem ook voor andere doeleinden in te zetten?

We gaan het beheer van ‘patiëntenlijsten’ in de SpeechAir-dicteertoepassing integreren, zodat artsen de identiteit van de patiënt aan het dictaat kunnen koppelen. We overwegen ook de spraakherkenning te gebruiken, bijvoorbeeld voor externe consultaties. Als we beslissen om dit project te implementeren, zullen we de secretaresses moeten begeleiden om met deze nieuwe geautomatiseerde transcriptiemodus om te gaan.

Welke begeleiding hebt u voor dit project gekregen?

Het project wordt gezamenlijk geleid door Philips en zijn partner Dicma die de oplossing commercialiseert en integreert. Ze hebben ons bijgestaan om de behoeften te identificeren, de oplossing in het IT-systeem van het ziekenhuis te implementeren en de gebruikers te begeleiden. Ze hebben zich aan onze behoeften aangepast, met een follow-up na de installatie, om te verzekeren dat alles correct werkt.