Advocaten werken van om het even waar

De feiten

De klant
Dhaenens-Vermeulen Advocaten, Antwerpen, België
Bezoek de website

Philips-partner
Leysen Dictation Service Center
Bezoek de website

De oplossing
SpeechLive Cloud dicteeroplossing
Bezoek de productpagina

SpeechAir smart dicteerapparaat
Bezoek de productpagina

Antwerpse advocaten Dhaenens-Vermeulen ergeren zich niet meer aan de files dankzij de digitale dicteerapparatuur van Philips

Advocatenkantoor Dhaenens-Vermeulen werd in 1993 opgericht door Meester Didier Dhaenens en zijn toenmalige stagemeester. In 2007 werd Meester Raoul Vermeulen vennoot. Sindsdien gaan ze verder onder de naam D&V Advocaten. Hun hoofdactiviteit betreft geschillenbehandeling binnen alle mogelijke vormen van de juridische wereld, gaande van vastgoed- en verzekeringsrecht, over familierecht tot strafrecht en handelsrecht. Het kantoor telt vijf advocaten en twee administratieve krachten. Beide confraters maken sinds eind 2016 veelvuldig gebruik van de SpeechAir, de smart voice recorder van Philips.  

Advocatenwerk brengt veel dicteren met zich mee. Brieven en conclusies die nadien moeten uitgetypt worden. Tot een half jaar geleden werd er bij D&V Advocaten nog met cassettes gewerkt. Een systeem dat functioneerde… tot er iets fout liep. Meester Dhaenens: "Dat waren kleine drama’s. Een cassette kon per ongeluk gewist of verloren gelegd worden. Misschien zat de tape niet correct en werd er maar op halve kwaliteit opgenomen. Dit vooral tot ergernis van de administratieve krachten die alles moesten ontcijferen en uittypen."

Meester Vermeulen staat zijn confrater bij : "Het oude systeem bracht dubbel werk met zich mee en had zijn tijd gehad. Er waren problemen met het besturingssysteem en de hoofdtelefoons lieten het meermaals afweten. Bovendien moest de cassette letterlijk op kantoor geraken, zo niet kon er niets uitgetypt worden."

Op zoek naar een degelijk en betrouwbaar systeem

Er werd naar een nieuw systeem gezocht. De voorwaarden waar dit aan moest voldoen waren: degelijk en betrouwbaar zijn en makkelijk te hanteren. Al snel kwamen beide heren bij Philips uit. Meester Vermeulen : "We hebben niet naar referenties gezocht of er confraters over aan gesproken. We zochten een nieuw systeem en er werd ons door Leysen Dictation Service Center aangeraden om naar Philips te kijken dat nog altijd één van de marktleiders is."

Het kantoor telt intussen twee SpeechAir dictafoons – één voor Meester Dhaenens en één voor Meester Vermeulen –  in combinatie met SpeechLive, zodat dictaten ook via de smartphone ingesproken kunnen. Meester Dhaenens : "Het gebeurt wel eens dat ik mijn SpeechAir vergeet op kantoor en toch dringend iets moet dicteren. In noodgevallen kan ik dan nog altijd mijn GSM gebruiken. Ook dat is nog een extra voordeel. Er is werkelijk aan alles gedacht."

Meester Dhaenens vat het als volgt samen: "In de advocatuur wordt er enorm veel gedicteerd. Je zoekt een betrouwbaar systeem dat bovendien ook nog eens tegen een stootje kan. En net hieraan beantwoordt de SpeechAir. Ik ben daarenboven van een generatie die niet echt met software en digitale toestellen is grootgebracht, maar na een schitterende uitleg was ik een uur later al aan het dicteren. De overgang van het oude naar het nieuwe systeem verliep naadloos, dankzij de professionele training, ondersteuning en dienstverlening door Leysen Dictation Service Center. De trein was vertrokken en is sindsdien niet meer gestopt."

Niets dan voordelen

De voordelen van de SpeechAir zijn enorm. De advocaten kunnen werkelijk van om het even waar werken. Dit tot grote vreugde van Meester Vermeulen: "Mijn bekommernissen waren van thuis uit te kunnen werken en niets meer per ongeluk te wissen. Dat gebeurde in het verleden al eens met het oude systeem en dat was dan werkelijk een kleine ramp. Soms uren werk verloren. Met het nieuwe systeem vinden we alle dictaten gelijk terug en wordt het digitaal bijgehouden, een absoluut pluspunt." 

Het gebeurt wel eens dat ik mijn SpeechAir vergeet op kantoor en toch dringend iets moet dicteren. In noodgevallen kan ik dan nog altijd mijn GSM gebruiken.

Didier Dhaenens
Vennoot bij Dhaenens-Vermeulen Advocaten

Het computernetwerk van het advocatenkantoor laat het toe om van om het even waar in het systeem in te loggen en aan dossiers te werken. Dankzij de SpeechAir kunnen de advocaten nu ook vanop afstand hun ingesproken tekst naar hun administratieve krachten verzenden. Daar komt nog eens bij dat hun gedicteerde teksten naar hoogdringendheid kunnen opgesplitst worden. 

In tegenstelling tot het oude systeem met cassettes is de opnamekwaliteit excellent. Dit tot grote tevredenheid van de typiste die geen moeilijk verstaanbare woorden meer moet ontcijferen.

 

Meester Dhaenens is vol lof over zijn dicteerapparatuur : "De SpeechAir is zo gebruiksvriendelijk dat het kinderspel is. Bovendien is er zelfs na een half jaar dagelijks gebruik nog geen enkele klacht opgetreden." Meester Vermeulen vult aan: "We hebben het systeem intussen al aan andere kantoren aangeprezen. Wij zijn nu een referentie geworden."

Geen verloren tijd meer 

Dankzij de SpeechAir kan van thuis uit gewerkt worden. Het overkomt beide confraters regelmatig. ’s Morgens zit het verkeer richting kantoor vast. In plaats van in de file aan te schuiven, verkiezen beide advocaten ervoor om dan van thuis te werken. Ze kunnen realtime inloggen in de programma’s op kantoor. Ze kunnen zien wat er binnenkomt en wat er buitengaat. Ze kunnen hun teksten dicteren en doorsturen en eens de file afgelopen is, vertrekken ze naar kantoor. De file is dus geen tijdverlies meer. Bovendien is de gedicteerde tekst dankzij SpeechLive en uiteraard de administratie uitgetypt tegen dat ze op kantoor zijn.

"Idem voor als we op de rechtbank zijn. We komen net uit een zitting, alles wat er gezegd is zit nog fris in ons geheugen. Aangezien we onze SpeechAir dan bij ons hebben, kunnen we gelijk aan het dossier verder werken. We dicteren, sturen het dictaat door en tegen dat we op kantoor zijn is het volledige dossier al bijgewerkt. Wat ons weer een hoop tijd bespaart", aldus Meester Vermeulen.

Meester Dhaenens ziet nog voordelen : "Niet dat het de bedoeling is, maar het gebeurt. Je bent op vakantie en er moet toch dringend nog aan een dossier gewerkt worden. Dankzij de applicatie op de smartphone kan er zelfs vanop het strand of naast het zwembad een tekst ingesproken worden en verzonden worden naar het kantoor."

Wanneer we net uit een zitting komen, zit alles wat er gezegd is nog fris in ons geheugen. Aangezien we onze SpeechAir dan bij ons hebben, kunnen we gelijk aan het dossier verder werken. We dicteren, sturen het dictaat door en tegen dat we op kantoor zijn is het volledige dossier al bijgewerkt.

Raoul Vermeulen
Vennoot bij Dhaenens-Vermeulen Advocaten, Antwerpen

De oplossing

Meer tevreden klanten

“Het grote voordeel van het nieuwe systeem is dat zowel de software als de dicteerbestanden zich op een centrale Citrix-server bevinden. Updaten kan altijd direct en het maakt niet uit waar onze artsen of secretaresses zijn.“

Jesper Pedersen, Aleris-Hamlet Hospitals, Denemarken

Lees het verhaal Bekijk alle verhalen

“Na vijftien minuten met de nieuwe Philips-recorder ben je al vergeten dat je met een nieuw apparaat werkt. Het voelt alsof we hem altijd al hebben gehad, en dat is echt een enorm voordeel.“

Thomas Stigaard Hansen, Grove & Partnere, Kopenhagen, Denemarken

Lees het verhaal Bekijk alle verhalen

“Ik raad elke advocaat die ik ken aan om spraaktechnologie te gebruiken. Door dicteren kan ik mij richten op waardevolle en belangrijke taken en juridische analyses. Ik ben er efficiënter door geworden, en ik denk dat het hen ook zou helpen efficiënter te werken.“

Bryan-Eric Lane, Oprichter van LANE, Lawyers and Business Advisors Inc., Montreal

Lees het verhaal Bekijk alle verhalen

“De invoering van het Philips SpeechExec Enterprise-systeem is een succes. De artsen en secretaressen konden er meteen mee aan de slag gaan en het systeem lost de verwachtingen van de IT-dienst op het vlak van integratie en identitovigilantie helemaal in.“

Laurent Gaubert, IT-dienst, Institut du Cancer de Montpellier

Lees het verhaal Bekijk alle verhalen
Contact Waar kopen
Nieuwsbrief

Schrijf u in en blijf op de hoogte van het laatste nieuws