Advocaten hebben hun kantoor op zak

De feiten

De klant
Advocatenherselt.be, Herselt, België
Bezoek de website

Philips-partner
Leysen Dictation Service Center
Bezoek de website

De oplossing
SpeechLive Cloud dicteeroplossing
Bezoek de productpagina

SpeechAir smart dicteerapparaat
Bezoek de productpagina

SpeechMike Premium Touch dicteermicrofoon
Bezoek de productpagina

Dankzij de digitale dicteerapparatuur van Philips is Advocatenherselt.be klaar voor de toekomst 

Advocatenherselt.be is een klein en jong kantoor met twee advocaten, één voltijds secretaresse en één deeltijdse medewerkster die de dossiervoorbereidingen voor haar rekening neemt. Meesters Frank Janssen en Monique Van Baelen zijn levenspartners en confraters die elk een goede 30 jaar ervaring aan de Balie tellen. Tot vorig jaar waren beiden actief in het advocatenkantoor Janssen & Arnauts-Smeets in Herselt. Begin 2018 was het echter tijd om het roer om te gooien.

Meesters Janssen en Van Baelen richtten hun eigen kantoor Advocatenherselt.be op en kozen heel bewust voor een persoonlijke aanpak van elk dossier. Ze behandelen elk dossier zélf. Ze adviseren hun cliënten en staan hen bij tijdens de volledige afwikkeling van hun zaak. Advocatenherselt.be is gespecialiseerd in familierecht en administratief recht. Meester Van Baelen behandelt de familierechtdossiers en de zaken die daarmee samenhangen, dus ook verkeersrecht, strafrecht, jeugdrecht, vereffeningen bij de notaris,  nalatenschappen, echtscheidingen en regeling rond de kinderen. Meester Janssen behandelt de dossiers verkeersrecht, bouwrecht en administratief recht,  en vennootschapsrecht. Het jonge kantoor wilde van bij de start dynamisch zijn en klaar voor de toekomst en koos er bewust voor om met de digitale dicteeroplossingen en spraakherkenning van Philips te werken.  

Jong en volledig digitaal

Advocatenwerk brengt namelijk veel dicteren met zich mee.  Brieven, mails beantwoorden, en conclusies moeten uiteraard uitgetypt worden. Voordien werkten beide confraters met cassettes, wat beiden oubollig vonden en voor nogal wat poespas zorgde. “Een dictaat aanpassen of er zaken aan toevoegen, was met cassettes bijvoorbeeld gewoon onmogelijk”, verduidelijkt Meester Van Baelen. Bovendien wilde het jonge advocatenkantoor zoveel mogelijk digitaal en in de cloud werken. Aangezien beide Meesters bovendien zelf alle dossiers wilden behandelen, ook als ze met vakantie zijn, zochten ze naar een geschikte oplossing.

Na een online zoektocht kwam het advocatenkantoor terecht bij Leysen Kantoormachines. Nils Leysen, de zaakvoerder, adviseerde te werken met de oplossingen van Philips, om dossiers ook in de cloud te kunnen raadplegen en bewerken. 

“Na een week waren we helemaal up and running. We kozen ook voor de spraakherkenningstechnologie. Dat vergt even wat intensief verhaaltjes vertellen opdat het systeem jouw stem herkent, maar is al bij al ook vlot uitgerold”, vertelt Meester Van Baelen.

Het kantoor dicteert intussen volledig digitaal: beide Meesters spreken hun dictaten in en deze worden vervolgens door het secretariaat uitgetypt. Daarenboven werken ze eveneens met spraakherkenning door gebruik te maken van een Philips SpeechMike Premium dicteermicrofoon en spraakherkenningssoftware. Hierdoor worden besluiten zonder secretariaatstussenkomst automatisch uitgeschreven. Tot slot gebruiken ze dan ook nog de cloudoplossing Philips SpeechLive, zodat dictaten vanaf hun Philips SpeechAir (een mobiele digitale voice recorder) of de Philips Voice Recorder app die geïnstalleerd is op hun smartphone onmiddellijk in de cloud terechtkomen en beschikbaar zijn voor het secretariaat. SpeechLive laat het toe om van om het even waar in het systeem in te loggen en aan dossiers te werken.  Bovendien kunnen hun gedicteerde teksten naar hoogdringendheid opgesplitst worden.

Dankzij dit systeem kunnen we van overal dicteren. De teksten komen direct in de cloud terecht en zijn meteen beschikbaar op kantoor. Ik kan zelf altijd en overal zien wat mijn secretaresse heeft afgewerkt.

Monique Van Baelen
Advocaat bij Advocatenherselt.be

Advocaten Frank Janssen en Monique Van Baelen met hun assistente

Een goede communicatie met de klant vinden wij ontzettend belangrijk. Wij kunnen door de oplossingen van Philips vlotter, sneller en dus beter communiceren dan een doorsnee advocatenkantoor.

Monique Van Baelen
Advocaat bij Advocatenherselt.be

In de wolken over het cloudsysteem van Philips 

De voordelen van SpeechAir en SpeechLive zijn enorm. De advocaten kunnen werkelijk van om het even waar werken.  Dit tot grote vreugde van Meester Van Baelen: “Wij verblijven al eens in het buitenland en toch willen we de controle houden op elk van onze dossiers en er de vaart ook in houden. Dankzij dit systeem kunnen we van overal dicteren. We kunnen onze teksten dicteren, die direct in de cloud terechtkomen en meteen beschikbaar zijn voor verdere uitwerking op kantoor door onze secretariaat medewerkers. We kunnen realtime inloggen in de programma’s op kantoor.  Zo kunnen we zien wat er binnenkomt en wat er buitengaat.  Ik kan zelf altijd en overal zien wat mijn secretaresse heeft afgewerkt. Als wij in het buitenland zijn zie je wat er hier gebeurt. Niet dat ik controleer, maar het geeft wel een gerust gevoel.”

“Maar het vaakst gebruik ik het systeem natuurlijk als ik van de rechtbank kom. Als we net uit een zitting komen, zit alles wat er gezegd is nog fris in ons geheugen. Aangezien we onze SpeechAir dan bij ons hebben, kunnen we gelijk aan het dossier verder werken. We dicteren nog op de rechtbank of in de wagen en tegen de tijd dat we op kantoor zijn, is het volledige dossier al bijgewerkt. Dat bespaart ons een hoop tijd”, aldus Meester Van Baelen. 

De spraakherkenningssoftware gebruikt Meester Van Baelen voorlopig alleen. “Ik gebruik het voor mijn besluiten en de brieven naar mijn cliënten. Mijn dictaten worden dan automatisch uitgetypt en doorgestuurd, zonder tussenkomst van mijn secretariaat.”

Ook als ik tijdens een bemiddeling met cliënten of een bespreking met een hele familie een gezamenlijke tekst of overeenkomst dien op te maken gebruik ik dit systeem, hetgeen de cliënten dan rechtstreeks op een groot scherm kunnen meevolgen en bijsturen indien nodig.

Niets dan voordelen

Bij Advocatenherselt.be zie je geen grote dossierkasten en bestoft papierwerk. Alle dossiers worden in de cloud gearchiveerd en zijn altijd en overal raadpleegbaar. Meester Van Baelen: “Dat vind ik belangrijk: als onze cliënten bellen en vragen naar hun vonnis of naar de status van hun dossier, doe ik gewoon mijn computer open en lees ik dat daar, ik hoef nergens een dossier te gaan zoeken. Het gevoel dat je alle dossiers steeds bij je hebt, is zeer geruststellend.”

Tijd verliezen als de Meesters moeten gaan pleiten, zit er niet meer in. “Mij hoor je nooit meer klagen dat ik tijd verlies. Stel dat ik in de voormiddag moet pleiten in Brussel, in de namiddag in Leuven en in de vooravond bij een notaris moet zijn in Hasselt. Ik kan me tussendoor overal zetten en zelfs vanuit de wagen dicteren.”

Een goede communicatie met de klant vinden wij ontzettend belangrijk. Wij kunnen door de oplossingen van Philips vlotter, sneller en dus beter communiceren dan een doorsnee  advocatenkantoor”, zegt Meester Van Baelen. 

Het is met al deze systemen ook plezierig werken volgens Meester Van Baelen: “We komen ’s avonds voldaan thuis want we hebben meer werk verzet dan dat we ooit konden. En als je ‘s avonds of in het weekend nog op iets komt, dicteer je het gewoon in je smartphone die je toch altijd bij de hand hebt en je weet dat het ‘s anderendaags of na het weekend alweer naar de klant vertrekt. 

Als je enthousiast kan werken, zien je cliënten dat ook en zijn ook zij enthousiast en tevreden.”

Meester Van Baelen heeft echter ook nog toekomstplannen met de spraakherkenningstechnologie. Ze overweegt ook om op de pc’s van haar secretaresses een uitwerkset met spraakherkenning te zetten: “Hierdoor zouden de dictaten die ik op mijn smartphone maak automatisch uitgetypt worden en hoeven de secretaresses enkel nog te redigeren en te verwerken. De advocatenwereld is een hele archaïsche wereld. Maar je hoort het: we zijn er snel bij en we blijven zoeken naar en investeren in een volledig up to date en optimaal systeem.”

De oplossing

Meer tevreden klanten

“Als ik na een klantbespreking in de auto zit, heb ik het hele gesprek in mijn hoofd zitten, of de brieven die ik daarna wil maken, of het processtuk dat ik wil voorbereiden. Dat kan meteen worden vastgelegd.“

Simone Kaper, Kaper Nooijen Advocaten, Eindhoven, Nederland

Lees het verhaal Bekijk alle verhalen

“Als ik om vijf uur naar huis ga, gaat het werk gewoon door. Nu kan ik eenvoudig alles in mijn telefoon dicteren, op ‘verzenden’ drukken en klaar is kees!“

Mads Poulsen, JENSEN | NEUGEBAUER Advokater, Denemarken

Lees het verhaal Bekijk alle verhalen

“Volgens mij is een dicteerapparaat een instrument dat perfect thuishoort in een school!“

Aurélia Onyszko, Leerkracht, Florange, France

Lees het verhaal Bekijk alle verhalen

“Dankzij deze innoverende oplossing wordt de organisatie van de secretariaten geoptimaliseerd. Ze biedt tijdswinst en flexibiliteit in het gebruik met de voordelen van een smartphone en dicteerapparaat gecombineerd.“

Pierre Pacini, Verantwoordelijke van het IT-systeem, ziekenhuis Goüin, Clichy

Lees het verhaal Bekijk alle verhalen
Contact Waar kopen
Nieuwsbrief

Schrijf u in en blijf op de hoogte van het laatste nieuws