SpeechLive bestens geeeignet für Anwälte

Philips SpeechLive Workflow 

bestens geeignet für den Einsatz im Rechtsbereich

Am 28. September 2020 hat die Österreichische Rechtsanwaltskammer die Richtlinien für die Ausübung des Rechtsanwaltsberufes (RL-BA 2015) überarbeitet. Cloud-Technologie wird dabei als strategisch wichtiges Arbeitswerkzeug anerkannt und erstmalig Klarheit hergestellt. Dies gilt auch für Philips SpeechLive.

Rechtsanwälte brauchen Technologien, die ein Höchstmaß an Datensicherheit und Vertraulichkeit gewährleisten, schließlich werden höchst sensible Daten verarbeitet. Das wissen auch wir bei Philips Speech. Philips ist mit spezialisierten Hardware- und Softwarelösungen seit Jahrzehnten vertrauter Partner kleiner und großer Anwaltskanzleien - nicht nur in Österreich, sondern weltweit.

Gemäß 3. § 40 Abs 3. dürfen Rechtsanwälte “unter Wahrung der bestehenden beruflichen Verschwiegenheitspflichten und datenschutzrechtlichen Anforderungen zum Zwecke der elektronischen Datenverarbeitung die Dienste eines externen Dienstleisters in Anspruch…” nehmen wenn 5 Kriterien erfüllt sind.

Philips SpeechLive - die cloudbasierte Diktier- und Workflow-Lösung - erfüllt diese Kriterien gemäß §40 Abs 3.

1: Warum mit Philips SpeechLive die Interessen der Klienten gewahrt werden

Gemäß Z 1 hat ein Rechtsanwalt von der Verwendung einer Cloud-Technologie abzusehen, wenn damit die Interessen der Klienten verletzt werden, allen voran natürlich die Verschwiegenheit. Werden “geschäftsübliche” Dienstleistungen verwendet, ist entsprechend den Erläuterungen zu § 40 Z. 3 RL-BA die Verletzung der Interessen des Klienten typischerweise nicht zu erwarten.

Philips SpeechLive …

• Ist eine cloudbasierte Diktier- und Transkriptionslösung. Rechtsanwälte verwenden Diktier-und Transkriptionslösungen seit Jahrzehnten, beispielsweise auch die bislang bekannten Philips SpeechExec Lösungen.
• verlagert den Workflow in die Cloud, bietet für den Rechtsanwalt jedoch zahlreiche weitere Vorteile, zum Beispiel mobiles Arbeiten, immer unter Einhaltung der höchsten Sicherheitsstandards. Die Installation von Softwareanwendungen ist ebenfalls hinfällig, da bequem von überall aus mit dem Webbrowser gearbeitet werden kann.
• beschleunigt die Erledigung von Schriftsätzen, Korrespondenzen und weiteren Dokumenten. Dies ist im Interesse des Rechtsanwalts und der Klienten.

2: Warum SpeechLive fachlich geeignet und zuverlässig ist

Gemäß Z 2 müssen die externen Dienstleister durch Rechtsanwälte mit besonderer Sorgfalt ausgewählt werden. Was entscheidet dabei? Die fachliche Eignung sowie einschlägige Zertifizierungen und Qualitätsnachweise.

Philips SpeechLive...

• zeichnet sich durch eine einzigartige und nach höchsten Maßstäben zertifizierte Server-Infrastruktur aus. Diktatdaten werden auf redundanten (d.h. “gespiegelten”) Servern von Microsoft Azure innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Daten verlassen die EU dabei nicht. Die von uns verwendete Server-Infrastruktur ist vielfach zertifiziert, darunter zahlreiche ISO-Zertifizierungen (auch ISO27001), CIS Benchmark, CSA Star und viele weitere nationale, regionale oder branchenspezifische Standards. Eine umfassende Übersicht finden Sie hier. Zusätzlich zu diesen Zertifizierungen werden auch regelmäßig Audits durchgeführt.

• ermöglicht, dass Dateien jederzeit, sogar automatisiert, heruntergeladen oder gelöscht werden. Wenn der Rechtsanwalt dies möchte, verbleiben somit keine Dikat-Daten in der Cloud.

• wird bereits von zahlreichen renommierten Rechtsanwaltskanzleien eingesetzt. “Bei der Cloud-Lösung SpeechLive habe ich kein Sicherheitsbedenken”, findet zum Beispiel Mag. Stefan Benesch LL.M., LL.M. Zu unseren Kunden zählen sowohl kleinere Kanzleien aber auch namhafte österreichische Top 10-Kanzleien. Einen Überblick über aktuelle Kunden-Referenzen finden Sie hier.

3: Darum werden Sie im Falle einer Hausdurchsuchung von uns informiert

Z3 verlangt, dass externe Dienstleister den Rechtsanwalt unverzüglich im Falle einer Hausdurchsuchung informieren, sofern dies rechtlich zulässig ist.

Microsoft ist Philips Speech gegenüber vertraglich verpflichtet, uns unverzüglich zu informieren, wenn aus gesetzlichen Gründen Daten weitergegeben werden müssen, zum Beispiel bei einer Hausdurchsuchung. Wir garantieren unseren Kunden wiederum, diese Informationen in derartigen Fällen unverzüglich an Sie weiterzugeben.

4: Warum SpeechLive in Sachen Vertraulichkeit und Datenschutz state-of-the-art ist

Gemäß Z 4 müssen dem Stand der Technik entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen werden, um Datensicherheit und Vertraulichkeit zu gewährleisten.

Philips SpeechLive…

• ist DSGVO-konform und sorgt darüber hinaus mit zahlreichen einzigartigen Sicherheitsmaßnahmen für Datenschutz und Vertraulichkeit.
• benutzt End-to-End-Verschlüsselung, und zwar während der Aufnahme, bei der Übermittlung in die Cloud und schlussendlich beim Speichern auf dem Server. 
• verwendet während der Dateiübertragung nach und von SpeechLive das gesicherte HTTPS-Protokoll. Im Cloud-Speicher werden die Daten zusätzlich mit 256-Bit-Verschlüsselung geschützt.  
• trennt Diktatdaten von Benutzerdaten: Während Diktate wie beschrieben auf Microsoft Azure Servern gespeichert werden, werden Benutzerdaten (z.B. Adressen) im „earthDATAsafe“ der Kapsch BusinessCom in Österreich gespeichert. 
• ist gerade in Zeiten von COVID-19 und der realen Bedrohung durch Cyberkriminalität eine sichere Lösung für sensible Daten.  

5: Darum sind Klienten über die externen Dienstleister zu informieren

Z5 verlangt, dass Rechtsanwälte ihre Klienten über die Kategorien der in Anspruch genommenen externen Dienstleister und der erbrachten Dienstleistung informieren. Schon jetzt sind zahlreiche Anwaltskanzleien in Österreich langjährige Kunden der Workflow-Lösung Philips SpeechExec. Da nun auch die Cloud-Lösung Philips SpeechLive den oben genannten Kriterien entspricht, sehen wir von Philips Speech in diesem Punkt keinerlei Bedenken, sondern - ganz im Gegenteil - nur zusätzliche Vorteile gegenüber lokal-installierter SpeechExec Software.

Haben Sie Fragen

Oder wollen über diese Punkte mit uns direkt kommunizieren? Wir freuen uns über Ihre Anfrage per E-Mail an: info.isr@speech.com

Weitere Informationen

• https://www.rechtsanwaelte.at/fileadmin/user_upload/Kundmachungen/OERAK/RL-BA/Kundmachung_1._Beschluss_AEnderung_RL-BA_28092020.pdf
• https://www.rechtsanwaelte.at/fileadmin/user_upload/Kundmachungen/OERAK_Erlaeuterungen/RL-BA_2015/Erlaeuterungen_rl-ba_2015-VVS_25092020.pdf 
• www.speechlive.com